1. 紙質文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平臺看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平臺，品類很多，需要可以私聊)和打孔機。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平臺搜放郵票用的硬卡內芯，裝入活頁文件袋後放入文件夾。建議用標簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱要統壹。所有的文檔都要以關鍵詞+時間地點的形式進行命名。其次，每壹層次的文件夾壹般不超過3個。並且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬盤，也建立對應的文件夾，每月初將上月的電腦裏的東東往裏更新備份壹份，極好。註意：名稱統壹很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復。