搜集了客戶的各種信息，將其集中在壹個大的數據庫中，並且進行分類。而在銷售人員的前期挖掘客戶的過程當中，有壹個線索轉潛在客戶的過程，這個轉換的過程依據的標準取決於每個公司 自己的標準，比如有的公司設置標準為客戶資料完善度，有的公司設立標準為溝通內容程度，無論是哪壹種，企業都可以根據自己的習慣標準來制定對應的模塊。並且將這個過程詳細地在CRM系統中記錄下來，使流程更加可視化，也使客戶資料壹目了然。壹方面，將客戶資源檔案進行管理的好處在於使得信息更加實在和直觀。另壹方面，規範化了企業的流程。
其次，通過CRM系統的數據庫檔案管理，銷售人員的的客戶資源可以集中匯總至公司，公司據此不但可以通過分析客戶資源調整企業戰略和營銷策略，同時也牢牢掌握了客戶資源。即便在員工離職帶走客戶後，公司也可以盡可能快了解到到底是帶走了哪些客戶，對這些客戶的相關資料也將壹目了然。
公司可依據客戶資料分析，采取相應策略，重新請回客戶。相反，客戶資料如果沒有進行數據庫的管理，公司不僅難以系統地管理客戶資源，在員工離職帶走客戶後，甚至不知道帶走了哪些客戶，也不了解這些客戶相關資料如何，因此也必將影響到公司下壹步采取的應對之策。