企業信息化不僅是龐大、復雜,而且也有其自身的戰略目標,企業必須分析影響企業信息化目標的成功要素。所謂成功要素,是指實現此目標必須進行的事項或活動。
3.1要有壹個良好的企業信息化戰略計劃
“凡事預則立”,任何事情都有自己的發展規律,信息化工作也是如此,只不過它將要更復雜。企業信息化工作的中心是用技術手段實現管理,那麽它就不僅僅是技術範疇內的事情,更多還是管理範疇的事情,實施的過程中涉及的職能部門多,業務範圍廣,而且企業信息化將要貫穿企業的整個生命周期,企業的發展階段的不同和所處的社會、經濟環境的發生變化,企業的發展目標將是不同的,企業信息化必須圍繞企業在不同階段的不同目標,制定相應的信息化工作的戰略計劃。
3.2增強信息意識、堅持領導參與
企業信息意識是企業對各種社會信息現象的能動反映。它影響著企業對信息采集和處理的需求(這種信息需求具有主觀能動性和目的動機性)以及需求的準確表達和具體的處理方式;在現實社會中,存在大量的信息都具有滿足人們信息要求的價值,但是,這種滿足的實現不是自動的,而是取決於信息的接受者的信息意識水平。企業信息意識水平的差異會導致信息開發利用效果的差異。因此,企業信息意識水平不僅是企業信息化的前提,而且也在壹定程度上反映了企業信息化程度。
信息化工程的實施會涉及到企業組織結構、管理方式和業務流程的變化,使企業業務活動透明化,因此,信息化建設就有可能沖擊現行管理中的壹些不符合管理規律但又沿襲已久的傳統觀念和思想、作風和習慣、程序和方法,甚至責權關系和體制結構。當相關人員的職責和崗位發生調整時,有可能需要壹個適應階段;當某項業務(尤其是跨部門的業務)需要指定數據提供、維護等方面的職責和義務的時候,不同部門的業務人員可能會從自己部門的本位出發,或者從自己的業務處理習慣角度出發考慮問題,使信息化的工作停滯在對某個環節重復式的協商、討論上,延長實施過程。這些時候就需要企業的高層領導高度重視,積極支持並參與信息化工作。實踐表明,高層領導的參與是企業成功實施信息化的關鍵,主宰著系統的成功與失敗。所以有人說信息化工程就是“壹把手”工程。但是這裏說的“壹把手”工程並不要求壹把手時時刻刻地做這方面的事情,而是在決策、規劃、論證方面註入其智慧,在全局上掌控項目的實施。
3.3堅持全員參與的原則
企業信息化實施的過程,也是企業更新管理理念、優化業務流程的過程,雖然IT部門在這個過程中起到了核心的推動作用,但是信息化產品的最終使用者企業的全體員工,只有每壹名員工都積極參與,從系統全局出發,主動調整自己在新業務環境中的位置,認真研究新業務流程的管理理念,才能成為信息化的受益者,也正是因為全體人員都積極參與了,信息化的成果才是整個企業的成果,而不會成為壹個整體失敗局部成功的畸形兒。
3.4堅持提高企業價值和競爭力的恰當投入
追求最大的利潤是企業始終如壹的目標,目標的實現是需要付出代價的(投入),企業信息化也不例外。企業信息化的投入是持續性的,而非壹次性投入;同時也是多方位的,對信息化各要素的進行投入,包括軟硬件平臺、日常管理等。
企業信息化的這種投入會隨著信息化的不斷深化而變化的,例如:信息管理的成本隨著信息化範圍的擴大而增加;軟硬件平臺的投入會隨著技術的不斷進步而相對減少;信息開發成本也會隨著應用系統的復雜性和深層次性而增加。據國外資料分析,壹般企業信息化的成本構成大致為資源成本(軟硬件構架、數據庫軟件等)占總成本的20%、日常管理成本占42%、用戶運行維護成本占26%、評估咨詢成本占12%。
3.5堅持軟件實施與管理模式變更並舉
在信息化發展相當長的壹個歷史階段,由於受“技術領先”觀念的影響,過分強調技術因素,忽視非技術因素,認為只要技術領先,就“無所不能”,管理模式、制度上不必發生任何更改,結果導致相當數量的企業信息系統和信息技術應用的失敗或效益低下。由於在企業信息化實施過程中,不斷會有各種業務由手工處理轉移到信息化平臺上來,形成了越來越多的新業務,這時就要求企業管理者制定相應的規章制度或者變更業務機構,使新業務得到規範化,條理化,以期避免由於職責不清造成的扯皮現象。企業應該充分認識到,某特定時期實施的軟件只能實現壹定業務範圍內的功能,並非“萬能”,只有相關業務的管理理念和相關制度與軟件功能完好配合了,信息化協助管理的目的才能達到。
3.6堅持選擇適合本企業的信息化軟件
即使企業擁有了IT部門,具備壹定的開發能力,但是綜合起來看,開發能力同軟件公司相比還存在差距,因此有相當壹部分的軟硬件產品還要從IT市場上購買。軟硬件環境的搭建、實施、維護需要企業做出大量的資金投入,因此在選型方面大意不得。企業要成立專門的項目小組,充分分析自己的需求,明確判別自己的生產過程是哪種類型,然後再同可以提供相應產品的供應商接觸,通過供應商的演示、企業個性要求答疑、針對本企業的解決方案等各個方面進行比較分析,選擇適合自身情況的信息處理系統,而且也要考慮企業自身的發展趨勢,用具備前瞻性的思想考慮和指導信息化工作。
3.7堅持持續的培訓
信息化產品是新生事物,信息化技術屬於高端技術,但由我國國情決定,計算機在我國企業內大規模發展時間不長,企業員工對計算機認識不足,在心理上對計算機及網絡技術有壹種神秘感,以為這種技術很“高深莫測”,突然要員工利用信息化技術及工具進行業務處理,很容易造成員工心理上的恐懼和排斥,不利於信息化工作的進行和普及,這個時候就需要對員工進行培訓。培訓的內容可以從簡單的計算機應用開始,逐漸把正在實施的信息化產品的處理流程和員工的具體業務結合起來,向員工說明“為什麽要這麽做,有什麽必要,有什麽效益”,同時更要詳細向員工說明應用軟件系統的具體使用方法。
實施人員應當認識到這種培訓是持續性的、重復性的,而不是壹次性的;是隨時隨地的,而不是非得有壹個固定的時間、固定的地點才進行培訓,同時應當以不同的形式從不同的角度反復講解和討論,從企業外部請專家或軟件公司的實施顧問指導在項目開始實施時是必要的,但是,不能總是依靠“外來的和尚會念經”,企業外的專家顧問只能起到壹種催化劑的作用,而本企業的實施隊伍成員、接受培訓後業務表現優秀的員工,由於熟悉企業情況,可以對比現行管理,說明信息化系統如何解決手工管理解決不了的問題,讓他們現身說法,更容易被本企業的人員所接受。