隨著組織的發展和進步，組織越來越需要高效及時地交流信息，傳達命令，請求決策，共享和重用知識等等。這些基於報告、賬單和文檔的協作產生了與互聯網的新協作方法和工具。
協同管理軟件以“以人為中心、事件驅動、流程導航、表單呈現、內外溝通、應用集成、集中享受”的協同工作模式，解決了企事業單位日常工作中80%的事務和事件。通過剛性與柔性、個性與個性的結合，可以滿足不同的工作管理需求，顯著提高工作效率和執行力。
協同辦公系統能給組織帶來什麽價值？
1.提高辦公效率
典型收入
潛在收入業務領域
協同辦公系統的功能及對策
加快審批速度
核準
將人工審批改為電子審批
將串行簽名流程改為會簽流程。
簡化人工操作，提高作業效率。
手動文件發送
信息查詢和檢索
將人工方式改為電子方式(如人工傳遞改為電子傳遞)
采用辦公自動循環功能
使用電子信息搜索手段
計劃事件管理
信息* * *享受管理
電子協同管理
方便信息溝通，提高溝通效率。
在線即時消息通信
2.降低管理成本
典型收入
潛在收入業務領域
采取的措施
節省紙張、旅行、通信、電話、傳真和郵件的費用。
工作報告
正式文件批準
公文流轉
正式文件發布
審查規則和條例
電子審批
在線文件流通
在線文檔管理
電子公告、電子雜誌
* *上傳並享受的規章制度電子版
組會
工作調查
分單位工作報告
費用審批
1，移動辦公
2.網絡會議
3.電子報告
4.在線審批
節省汽車成本
車輛管理和調度
通過單元操作
降低辦公設備的成本
辦公室設備的規劃、使用和維護
辦公設備管理
節省文檔管理成本。
文化手冊、系統匯編、月刊、官方文件、出版物等。
使用知識庫管理和* * *共享文檔，使用電子出版。
提高信息獲取的速度
商業信息的獲取
獲取辦公信息
網絡資源的鏈接和查詢
和業務系統集成。
辦公信息綜合查詢
知識庫的利用
3.提高管理執行力
典型收入
潛在收入業務領域
采取的措施
規範辦公流程，實現標準化管理。
1，計劃審批，費用審批
2.文件流通
3.工作報告
1，辦公流程分析優化，建立各種辦公流程模型。
2.建立操作規範和信息流約束。
3.建立電子分發模板。
信息標準化
組織應用集成將以最小的成本獲得最大的收益。
有效的信息協調和信息交互的壹致性
制定標準的信息格式和標準的交互模式。
提高管理透明度
標準化管理
執行的追溯力
執行跟蹤
所有數據都記錄在系統中，保留各種操作痕跡。
使用監控工具查詢執行狀態
對業務數據的透明訪問
加快審批速度
核準
人工批準是電子批準。
串行審批流程是並行審批流程。
提高決策能力
計劃批準
費用審批
系統的引入
並直接從業務系統中提取有用的信息。
從知識庫中查詢有用的信息
提高反應速度
各種異常情況的處理
快速處理各種意見和報告
快速審批各種申請或官方文件
改變手工管理，采用電子化手段，如移動辦公、電子郵件等。
從業務到協同辦公的集成
通過代理工作找到需要直接辦理的事項。
4.滿足組織各層級的應用需求。
決策層:組織總部和職能部門的領導通過協同工作可以做到以下幾點:
1，向各級人員發布當日各類指令信息。
2、批閱申請、計劃、方案等事務和事件(包括貸款、采購、報銷等。)
3、及時跟蹤重要事件的執行情況。
4.監督相關項目和相關人員的信息和狀態。
5.離開辦公室，可以四處走動，隨時處理各種信息。
6.與部門經理實時在線溝通。
7.安排組織會議，並隨時檢查會議記錄。
8.隨時查看組織公告、調查、討論和知識庫。
9.實時查詢組織內的主要業務和財務報表信息。
分行層面:海外辦事處領導可以通過協同工作完成以下工作:
1，分解協調上級發來的各類指令
2.根據說明制定相關計劃。
3.發布當天的業務和交易需求
4.處理和匯總組織內外的各種申請、計劃和事件，並向上級主管匯報。
5.監督相關項目
6.進行視頻會議(VOIP等。)與總部，對項目進展(項目管理模塊)和內部管理(相關人員模塊)進行匯報和溝通。
執行層:通過協同工作，組織各級部門領導做好以下工作:
1，執行上級發來的指令，反饋執行狀態和結果。
2、按照業務流程規則完成此項工作。
3.隨時查看組織公告、調查、討論和知識庫。
4.與組織部門和外部人員實時溝通協調。
5、及時歸檔組織、項目、人事文件和重要記錄。
6、填寫工作相關數據報告，提交審批。
員工層面:各部門普通員工通過協同工作就可以做到:
每天打開電腦，總要做幾件事:
1，執行上級發來的指令，反饋執行狀態和結果。
2、按照業務流程規則完成此項工作。
3.隨時查看組織公告、調查、討論和知識庫。
4.與組織部門和外部人員實時溝通協調。
5、及時歸檔組織、項目、人事文件和重要記錄。
6、填寫工作相關數據報告，提交審批。
外聯層:例如，各級代理、客戶和合作夥伴可以共同努力:
1.查詢他們機構發布的產品和市場信息。
2.及時反饋產品、市場和客戶的需求信息。
3.填寫采購訂單、售後服務卡和維修清單，並將其發送給他們的組織。
4.享受機構提供的網絡服務。
5.與組織的相關人員進行直接的在線交流和咨詢。
5.協作通信的解決方案:
享受知識，提高學習能力。
每個部門設立壹個文檔文件夾存放部門文檔；
知識、經驗和過程信息的集中存儲、共享和統壹管理；
對信息進行分類管控，根據內容授權學習，方便靈活。
過程控制，標準化管理
系統流程驅動，表格展示，提高管理可視性；
隨機協作過程，結果可視化，提高授權協作的有效性；
組織級系統化管理手段實施平臺。
敏捷組織和快速反應
通過協作和郵件打開的方式，將外部信息的響應轉化為內部協作，減少信息衰減；
自下而上的信息報告縮短了信息對稱的時間和過程；
按需組建“跨部門”動態項目團隊；
內部過程處理的結果轉化為向下的反饋，及時向外部反應；
移動協作、實時審批和處理。
增進溝通，促進文化建設
通過公告、新聞、論壇等方式，建立立體化的交流平臺；
提高組織成員參與和協助完成文化建設的興趣。
整合IT系統信息資源
集中式存儲系統管理；
無需記住密碼，單點登錄與其他應用關聯；
再加上ERP等系統數據。
有效降低運營成本。
無紙化辦公，節約會議成本；
大大降低溝通成本；
提高單兵效率，有效遏制人力增長。
6.對企事業單位的價值貢獻:
協作軟件不僅是組織中個人的門戶和工具，也是組織中所有角色的協同工作平臺。它的價值可以從定性和定量兩個方面體現出來:
個人門戶和工具:有效管理您的活動、業務、時間、計劃、日程和附屬資源，並高度關聯所有元素。
團隊合作平臺:
1，提供組織層面的流程和規則，規範行為管理模式，提高組織復制性；
2.實現跨組織、跨區域管理，降低運營成本，提高組織敏捷性；
3.有效改善組織內外的溝通，改善工作氛圍，提升企業文化建設；
4.提高組織的學習能力，享受知識資源，降低人力資源成本；
5.全程記錄監控交易的過程、狀態和結果，提高團隊的執行力；
6.集成信息孤島和業務系統。
……
7.協作為企業和機構帶來巨大的好處:
1，人均交易處理效率提升>；15%
2.提高團隊組織和溝通的效率>百分之三十
3.提高組織學習能力> 20%
4.減少人力資源的膨脹> 8%
5.提高團隊的計劃和控制能力> 20%
6、辦公和通信、差旅儲蓄> 15%