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如何對員工進行背景調查(2)

3.工作經驗

通過社保等勞動部門的數據,可以查詢確定入職時間、公司、離職原因。也可以打電話到原公司的人力資源部門或者用人部門詳細了解壹下,但是壹般電話的效果不會很好。畢竟人家離職了,除非有大問題才會說好的地方多。

4.個人司法記錄

有兩個渠道,壹個是考生戶籍所在地的派出所。由於我國不公開犯罪記錄,所以大部分派出所不會進行口頭核實。比較常見的是由考生本人或其親屬到當地派出所開具無犯罪記錄證明,並提供開具證明的警官姓名和辦公室電話,然後打電話到派出所了解情況是否屬實。

第二是員工檔案的存放位置。因為我國檔案管理不完善,不是所有的犯罪信息都會在檔案裏,所以這個渠道只能是壹個備份渠道。

5.數據庫調查

企業可以根據自身需求選擇不同的信息數據庫網站進行調查。

6.如何保證調查結果的可靠性?

背景調查的可靠性直接關系到招聘結果的可靠性,結果的可靠性來源於過程的可靠性。根據我以往的調查經驗,我給出壹些建議:

首先,調查前選擇壹個可靠的調查渠道,這裏說的?靠譜嗎?指的是那些權威的信息來源。比如人力資源部門,有權保留員工信息,是工作起止時間、崗位等客觀信息的可信渠道之壹。對於工作的具體表現,直接主管更可靠,因為主管是對員工進行績效考核的主體。

其次,確保被調查人的身份可靠。選擇了可靠的調查渠道後,如何確定我們接觸的人真的是應聘者的前主管或人力資源部門?總機和辦公室郵箱是關鍵。因為壹個公司的總機是開放的,可靠的,相對不可改變的;辦公室郵箱也是壹樣,所以如果壹個人是我們通過總機或者公司郵箱聯系的,那麽這個人的身份是可以信任的。

第三,確保接受調查的人提供可靠的信息。即使我們選擇了可靠的渠道,確定了渠道中某個人的身份,又如何保證他/她說的話相對客觀公正呢?用在這裏?相對?這個詞是因為人是情感動物,評價壹個人難免有主觀色彩。我們只能盡力控制這種主觀程度,但不能完全消除。要做到這壹點,我們需要盡可能地找出並記錄下被調查人的姓名(至少是姓氏)、辦公室電話和職位。如果壹個人被別人認識,他/她自然不太可能撒謊,因為他/她是可以被定位的,這些信息也方便我們再次打電話進行二次調查。另外,如果通過郵件、信函、傳真等方式與此人聯系,要妥善保存這些書面證據。如果有電話核實的負面信息,壹定要找推薦人要書面證明。

最後,壹旦出現虛假情況,人力資源部門要高度重視,除了要求出具書面證明,還要排除各種特殊情況。比如,考生可能將實習時間與工作時間合並,造成工作起止時間的差異;職稱方面,應聘者可以寫國外職稱,前雇主提供國內職稱;薪資方面,候選人可能寫稅後薪資,前雇主可能提供稅前薪資。排除這些可能的特殊情況後,我們會從其他渠道進行二次調查。比如,如果前雇主的人力資源部門提供的工作時間相差很大,妳可以找前主管核實,如果壹個主管對候選人的評價很差,妳可以找另壹個主管核實。

還需要註意的是,我們在判斷員工是否作弊時,需要將他在背景調查問卷中填寫的信息與實際核實的情況進行對比,所以壹定要防止應聘者在招聘的前幾個環節使用壹個版本的簡歷,然後在背景核實時因為心虛而使用另壹個版本的簡歷信息。這種情況並不少見,尤其是當招聘人員不同於調查人員或者業務外包給第三方時。因此,為了避免這種情況,人力資源部門可以自行或委托第三方將背景問卷上的信息與應聘者的簡歷進行比對,如有不符,請應聘者說明。

七、如何避免背景調查中的各種糾紛?

背景調查的爭議主要是由於考生對背景調查的過程和結果不滿意而引起的。由於我國現行法律沒有明確規定企業背景調查的權利和義務,不滿意的應聘者很可能訴諸法律。這種情況違背了背景調查的初衷,對公司的聲譽和正常經營都是極其有害的。

首先,企業在背景調查之前要做好兩方面的準備。壹方面,他們要取得候選人/員工的理解和支持,向被調查者說明調查的目的、內容和範圍。最好在面試時告知考生,讓他們做好心理準備,這樣後續的調查也能得到他們的配合和支持。另壹方面,要求考生填寫背景調查信息表。在這份表格中,除了要求考生提供需要調查的各種資料外,還應包括考生本人簽署的委托書和聲明。委托書的大致內容是授權雇主及其第三方代表對表格中的所有信息進行調查,並免除由此產生的壹切責任。

其次,在背景調查過程中要保持嚴謹客觀的態度,妥善處理背景調查的負面結果。對於疑似負面信息,要排除各種特殊情況,多渠道核實。不好下結論。要相信大部分員工都是誠實的,更何況是過了五關,裁了六將的候選人。但是壹旦這些負面信息被證實是真的,就要采取相應的措施。情節較輕的,從輕處理,如培訓、調整工作崗位等。情節嚴重的,應堅決拒絕錄用或解除勞動關系。

因為很多應聘者都是騎驢找馬,可能還沒有和現在的公司解除勞動關系。背景調查問卷中,候選人需要在每個工作經歷後註明什麽?我可以聯系雇主嗎?如果現在不行,什麽時候可以?。否則人力資源部貿然打電話,會造成壹些不必要的麻煩。

最後,要完善背景調查的各種制度和流程,保留各種文字材料。這些材料包括:(1)背景調查信息表的備案,尤其是委托書和聲明;(2)以書面形式記錄的調查內容,包括證人拒絕核實的,應當壹並記錄並歸檔;(3)建立和完善員工背景調查檔案,並確保這些檔案的安全,確保只有相應的工作人員才能查看或處理這些信息。

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