建立企業合同檔案的必要性
企業合同是指企業的承包部門為實現某種經濟目的，根據合同法及其有關法律規定，代表企業與平等民事主體之間建立、變更、終止民事權利義務關系而簽訂的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為簽訂、履行和終止合同而形成的文件材料，作為原始記錄保存備查。提高企業合同檔案管理水平，確保合同檔案的完整性和保密性，有利於維護企業合法權益，防範法律風險。
企業為了維護自身利益，在生產經營和提供技術服務時會簽訂很多合同和協議。很多合同文本需要保存，必然會產生合同文件。因此，企業需要建立和完善科學的合同檔案管理機制。
企業的每壹項經濟活動都離不開合同的簽訂。合同是締約雙方或多方根據國家法律、行政法規，遵循平等互利、協商壹致的原則，為實現壹定的經濟目標，明確雙方權利義務而訂立的合同。僅適用於合同當事人，對合同當事人以外的任何單位和個人不具有約束力，也不受任何限制。
企業合同檔案管理中存在的問題
合同收集和歸檔不及時。
目前，企業合同中的技術服務合同由負責業務活動的部門管理，而采購合同由業務需求部門負責。合同審批流程基本上是由承包商負責的，在合同的起草、審核、批準、履行過程中需要經過壹系列復雜的環節。這樣合同文件的管理相對分散，過程中花費的時間不確定，周期長短不壹，容易出現文件丟失或保管不全的現象，給後期合同文件的收集和歸檔帶來困難。企業合同備案是按年從合同管理部門移交給檔案部門的，但往往不及時移交備案，甚至兩年後才移交。
合同檔案管理不規範。
目前，國家還沒有制定專門的合同檔案管理規範和辦法，也就是說，企業合同檔案管理缺乏相應的宏觀性文件和指導性工作指南。合同檔案的管理範圍、內容、要求、開發利用等沒有形成明確的規章制度。目前企業只管理合同文本，存檔的合同文本五花八門，有原件、復印件、加蓋印花稅等。沒有關於哪些文本應該歸檔的明確聲明。合同前期談判文件、合同批準文件、要約函、意向書、承諾函、擔保函、抵押(質押)函、資質證明、法人授權委托書、合同函件、認證證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件、合同調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等相關文件。，它們沒有被收集和歸檔。
合同檔案的質量需要加強。
目前，企業中沒有專門的組織來控制文件的管理。企業雖然設立了質量管理組織，但其職責並不是對企業內文件的模板、格式和內容負責。部門設置的質量工程師崗位為兼職，其職責範圍和工作要求企業沒有明確說明。所以部門內形成的壹些文件，書寫不規範，格式不全，合同號重復，也大大降低了合同文本生成的質量。