1.前期調研:主要目的是讓ERP軟件提供商的實施顧問能夠初步了解企業各部門的業務流程,收集各部門業務流程的所有文檔,了解自己對ERP的理解和期望,從而制定工作計劃。
2.系統培訓:主要目的是讓企業中的所有員工都知道什麽是ERP,在企業中應用ERP系統能給企業帶來什麽好處,另外就是ERP軟件的各個系統的功能培訓。
3.流程制定:主要目的是根據咨詢者自己對企業的了解,自己或所在公司在企業所在行業積累的經驗,以及ERP系統,實施壹個符合企業需求的業務流程,並能在系統中得到合理的體現;這是壹個非常重要的階段。企業的管理能不能通過ERP提高,流程能不能更完善,就要擬定這個流程。
4.編碼原則:主要目的是企業可以在實施顧問的指導下制定ERP應用的基本原則,包括物料、供應商、客戶的編碼原則,產品結構(包括BOM貨架)的分層建立。
5.數據收集:企業的主要目的是收集企業應用ERP管理所需的基礎數據,包括物料、供應商、客戶、部門、人員的收集。
6.流程測試:主要目的是測試企業人員提出流程的合理性,用企業實際業務流程測試ERP系統的功能完善性和操作的便捷性。
7.期初導入:主要目的是收集ERP系統的期初數據,在實施顧問的指導下輸入ERP系統,為企業正式應用ERP系統打下堅實的基礎。
8.在線輔導:主要目的是在ERP系統中處理企業的實際業務數據。壹般需要在系統上線運行的第壹個月或第二個月內以模式進行,避免企業人員在上線運行初期因操作不熟練而出現失誤。
9.月度輔導:主要目的是在系統應用壹個自然月之後,通過ERP系統運行出企業管理所需的各類報表,檢驗報表的完整性和數據的準確性。
當然,要在企業中成功實施壹個ERP系統,以上九個步驟是遠遠不夠的。ERP的實施是壹個非常標準化的過程,所以我們在這裏把這個過程分為兩個部分。
第壹,實施文件全面貫穿實施過程。
作為實施顧問,在實施過程中,要向企業提交各種標準的實施文件,保證ERP實施項目的質量。也就是說,顧問與企業之間的工作與文檔的制作密切相關,可見文檔在執行過程中的重要性非同壹般。
那麽,文檔在整個實現中起什麽作用呢?首先,我們大致將ERP實施中的文檔歸為壹類:
分階段實施計劃文件
階段性目標設定文件
標準業務流程文檔
標準編碼,標準數據文件
標準參數設置文件
功能操作指南文件
這些文件將隨著企業資源規劃實施的每個階段而逐步豐富和完善;同時也記錄了整個實施過程和結果;好了,現在讓我們來分析壹下這些文件的價值:
1.書面文件有助於實施者和企業人員明確各自的職責,交流信息,把握實施過程的節奏。
2.標準的業務流程文檔更有助於雙方明確業務流程,有效配合業務流程的重組和優化。
3.標準編碼、數據文檔和標準參數設置文檔是實施中不可缺少的基礎資料,可以有效減少重復工作,避免對正常工作的影響。
4.功能操作指南文檔可以幫助最終用戶規範操作,提高培訓效果。
如前所述,ERP的實施可能會持續數年。在這個時間跨度內,企業在最初實施ERP時確定的ERP項目的人員可能不可避免地會發生壹些變化。然後,當發生變化時,ERP實施文檔可以承擔標準文檔的作用,指導雙方快速工作;還有,實施完成後,企業的運作過程將是壹個更長的過程,所以實施後的標準文件將成為企業信息化的公共載體,成為指導企業後續工作的燈塔,為企業後續人員培訓提供詳實的資料。
第二,培訓貫穿於實施過程。
在ERP實施過程中,培訓始終是壹條主線。具體來說,在系統實施過程中,培訓對象包括以下四類:企業領導、核心團隊(項目負責人)、技術團隊和最終用戶。
1.企業領導培訓,對高層管理人員的培訓主要是ERP管理思想的培訓。通常軟件提供商會安排資深顧問對企業領導層進行ERP管理思想的培訓,讓企業領導層從整體上了解ERP系統的概念、流程和功能。
2.對核心團隊(包括項目負責人和部門經理)的培訓,內容包括ERP系統各種報表的管理理念、具體功能和應用。
3.技術團隊培訓。技術團隊成員主要包括信息部成員,參與ERP系統及相關數據庫和網絡的安裝、設置和管理。培訓的主要目標是提供ERP系統的設計結構,各模塊之間的關系和數據庫結構,系統問題處理等。
4.最終用戶培訓。培訓的目的是讓用戶了解ERP系統後新的業務前景、目標和效益,讓用戶清楚地了解什麽是ERP,如何通過它提高個人和整體的業務績效,讓用戶知道自己工作內容的變化,以及ERP將如何融入到日常工作中。同時為用戶提供從現狀向未來遷移過程中的常用術語,指導用戶如何使用ERP完成工作。
ERP實施過程中的培訓作為實施的壹條主線,不僅體現了ERP實施的高附加值,也充分體現了ERP實施過程中的知識轉移。ERP從半成品向成品轉化的過程,本質上是壹個知識轉移的過程,包括企業的管理診斷、實施策略的選擇、業務流程的設定和企業需求的恰當分析。
綜上所述,企業信息化是壹個長期的過程。在這個過程中,成熟完善的ERP系統是信息化成功的前提,嚴謹科學的實施方法是保證ERP成功上線的關鍵。