1、沒有信息號協同辦公系統就不能通過企業內部門戶，統壹信息發布平臺，消除了信息混亂。例如通過公文管理、規章制度、電子公告、電子論壇等，使企業的公文、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時了解企業的發展動態。建立企業內部的郵件系統、檔案管理系統等，使企業內部的通信和信息交流快捷通暢。
2、沒有信息號協同辦公系統就不能提升了企業信息的安全性。企業過去紙質化信息的填制、報送、轉寄、轉存，流轉程序較多，極易發生企業信息的泄露，給企業帶來不必要的損失。有時流程審批復雜，層層遞交，極大影響了企業的辦公效率。協同辦公系統通過采取加密措施、權限控制等方式來確保了用戶、企業的數據安全，提高安全性。而無紙化流程審批實現制度落地，則有效的減少了工作中的復雜環節，在提高企業審批速度的同時，亦是提高了企業的工作效率。
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