在組織中的溝通渠道主要分為正式和非正式溝通渠道。如果雙方的溝通是相對正式的，最好選擇書面溝通的形式(電子郵件除外)。對文字格式等要求比較嚴格時，書面溝通通常也是最合適的方式。另外，如果妳要表達的意思比較復雜，需要信息接受者花壹點時間思考的話，書面溝通也比口頭表達更加合適。此外，如果妳不想聽到對方的疑義，也可以采用書面形式。最後，在需要保存記錄的情況下，也應該使用書面形式。
要註意的壹點是，在職場上我們可以使用確認信函或者備忘錄，以備在日後產生誤解或者爭議的時候作為參考。而手寫的表達感謝或者同情的便條可以讓對方感受到我們的細心，也增加了打印信息缺失的人情味。