勞務外包主要解決勞動力不足的問題，而專業外包是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業檔案整理方案、上級檢查或檔案執法檢查的檢查迎檢方案、專業檔案管理軟件、檔案知識管理、數據挖掘的專業服務。
在檔案外包合作的實際過程中，可能會出現同時包含上述兩個要求的情況。從外包主體來看，可以分為檔案館(室)外包和企事業單位外包兩大類。由於檔案館(室)的主要業務是檔案管理和配備專業人員，外包的需求多為勞動力需求。
企事業單位往往需要管理咨詢、分揀掃描、軟件規劃等專業外包服務。由於檔案是支撐其主業的模塊，往往缺乏知識儲備和人力配置，對專業要求較高。