1.合同要由企業檔案管理部門備案，壹般是法律部或行政部。為了安全起見，建議企業每份合同至少保留兩份原件，分兩個地方保存。2.合同登記事項由企業業務部門和備案部門匯總，壹起完成登記。有的企業只在合同中登記收付信息，遠遠不夠。登記至少要包括對方主體信息、主要項目內容、本企業合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務履行期限、付款節點、收款節點，資產購買涉及的資產也要登記。
3.備案前掃描合同，保留電子版合同，做到紙質文件和電子文件的統壹。如果以後非要用原版，可以查詢電子版。
4.建立客戶檔案信息。匯總簽約獲得的客戶信息，方便日後查詢。
法律依據:
合同保存和歸檔規定
第六條企業歸檔範圍內的所有文件材料必須按照有關規定向企業檔案部門移交，實行集中統壹管理。任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
第七條企業檔案保管期限界定為永久和固定，固定期限壹般分為30年和10年。