公文和信件要包含妳要闡述的內容，清晰明了，讓收信的人壹看就明白。
在行文方向上，既可以是平行機關之間的行文，也可以是無隸屬關系的機關之間的行文，包括上級機關或下級機關。在適用內容上，既可用於非隸屬機關之間的相互協商、詢問和回答問題，也可用於向有關主管部門請示批準和向上級機關請示具體事項。也可用於上級機關答復下級機關的詢問或請示，上級機關督促下級機關做好相關事宜，如要求下級機關以信函形式報送報告、資料、統計等。