當前主要的檔案資料都是采用紙質材料為載體進行保存，特別是壹些機密性較高的機關文件，大多采用紙質文件存檔。隨著大數據時代的來臨，檔案數量逐年遞增，各企事業單位檔案存儲空間告急，由於存儲環境不達標，年久的檔案發黴字跡不清，受到破損，存在引起糾紛的風險，而且在數以萬計的傳統檔案室中想要準確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針，甚至無法盤點。在科學與新技術更替日新月異的時期，檔案數字化成了不少企事業單位的選擇。電子檔案容量大，體積小，不會黴變、蟲蛀，查閱起來極為方便迅速，而且可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，異地利用，能為所需要它的人***享，電子檔案在現代信息傳播技術條件下，利用極為方便。