建立完善的供應商檔案管理體系和供應商管理制度，有利於更好地了解供應商的過程能力和質量控制職能，更清楚地確認其是否有能力提供滿足成本、交期和質量的產品，這是建立長期供需合作決策的重要依據。
供應商基本信息，即公司掌握的供應商最基本的原始信息，是檔案管理應該獲得的第壹手資料。這些資料是供應商檔案管理的起點和基礎。供應商基本信息主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、電子郵箱、網址、負責人和聯系人；公司簡介、設備狀況、人力資源狀況、主要產品和原材料等。
創建供應商檔案卡。作為供應商檔案管理的基礎工作，就是建立供應商檔案卡(也稱供應商管理卡、供應商信息卡等。).以卡片的形式，主要是為了方便填寫、保管和查閱。