壹、公司各職能部門設有專人負責文件的發放、存檔工作；
二、文件起草打印完畢，需經本部門主管審核簽字，報公司總經理審批簽字後，方可下發。
三、建立文件發放登記表，登記表將記錄文件名稱、發放時間及各部門、收件人等內容。
四、發文部門持所發文件及文件發放登記表，由各部門收件人簽字後領取文件。
五、文件登記表與所發文件壹並存檔。
六、各部門建立本年度各類文件文件夾，文件根據文號編排順序放入文件夾。
七、每月對文件夾內的文件進行整理，如有遺漏，盡快與發文部門聯系補齊。
八、年底將所有文件夾內的文件整理、分類、裝訂成冊，存入文件櫃備查。
九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊，存入文件櫃中，在文件櫃門上附有櫃內文件目錄。
十、凡借閱重要文件者，經部門負責人同意簽字後，到辦公室打借條，辦理借閱手續。
十壹、借閱文件要按時歸還，撤消借條。
十二、對於重復、過時和無保存價值的文件，經部門主管審核同意，報辦公室粉碎銷毀。