1、寫稱呼，如尊敬的客戶。
2、寫敬語，如感謝對我們服務的支持與信任。
3、寫原由，如已申請註銷賬號，有關賬戶剩余貨款將會調整至您指定的其他賬戶上。
4、寫內容，如在收到本函後，在規定時間內提供您的指定賬戶信息，以協助我們完成貨款的調整。若您未能及時提供上述信息，我們將不得不暫停調整貨款的工作。
5、寫本函件發送的單位。
6、寫結束語，如敬禮。