1、知識產權文檔的文件材料應完整、準確、系統，文件書寫和載體材料應能耐久保存，文件材料整理符合規範。?
2、凡是專利、商標、軟件、圖片、圖紙等知識產權形成的文件材料，包括視頻、音頻材料須在項目結束或形成後壹個月內形成專項組卷，歸檔完畢。
3、圖片、視頻、音頻等材料應附有詳細的文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、作者等。
4、知識產權文檔資料的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交後由檔案管理部門負責。?
5、電子材料形成部門應將具有永久和長期保存價值的文檔資料，制成紙質文檔與原電子材料壹同歸檔，並使兩者建立互聯。由檔案管理部門統壹刻制成電子文檔存儲載體（如光盤等）。
6、需要永久和長期保存的電子文檔，應在每壹個存儲載體中同時存有與紙質文件相符的查詢目錄，包括歸檔登記表及其文字說明。電子文檔的文件名及相應附件的名稱應壹致並標註清晰，便於查詢。?
7、按規定需移交其它部門或外部單位的檔案，需確保交接手續完整，以便需要時查閱，並註意保留備份。