在整個招投標過程中，招標文件起著重要的作用。招標文件是整個招投標活動開始的基礎，是工程項目招投標活動的重點所在。根據招標文件要求編寫的投標文件，其編制質量是項目招標能否成功的前提條件。那麽怎樣寫好投標文件呢？
有哪些情況會認為是不合格的投標文件？在編寫投標文件，常常會出現壹些細節性錯誤，使得評審專家對公司印象大打折扣。
格式多樣，字體、間距不壹致，錯別字多；
結構不清晰，缺少索引，不能快速找到評分項內容；
看似厚厚的壹沓文件，但是沒有針對提供的模板、技術規範要求和評審要求編寫，只是復制粘貼其他標書內容，出現壹些其他標書地區字樣；
招標人名稱、項目名稱及標段號與招標文件不壹致；
人員資質材料填寫錯誤；
報價金額計算錯誤，大小寫不壹致。
壹、招標書仔細閱讀，標註重點信息。
獲取招標文件後首先要做的應該是通過分析招標文件，確定投標策略。比方說有沒有限制條款導致自身無法響應，或者傾向性是否嚴重。說白了就是得分析自身中標的概率，是否被別人控標，這將直接影響自己報價策略。
開始制作標書前，標註重點信息，確保重要信息不遺漏、不出錯。
投標截止日期、地點
招標信息：項目名稱、項目編號、招標人信息、招標代理機構信息、聯系人等信息。
答疑截止時間
報價要求：最高限價？嚴格遵照報價模板
商務資質要求
技術規範要求
封裝要求：投標文件數目正副本幾本？U盤？
簽字、蓋章的地方：說明需要蓋章簽字的地方、投標文件的騎縫章、封面、塗改處、某些資質復印件等
廢標項規定
二、定框架，商務、技術、報價分別包括哪些內容。
編寫投標文件嚴格按照招標文件模板要求（若有），沒有模板自擬結構保證結構清晰，且可以考慮評分項作為重要標題顯示，方便評審專家閱讀。
1、商務部分 具體目錄按照招標書要求，但提供的材料大致如下：
評標索引表?索引根據要求標註章節號或者頁碼的方式
投標函
投標壹覽表/應答壹覽表
法定代表人身份證明
法定代表人授權委托書
商務條款/合同條款項點對點應答及偏離表
技術規範點對點應答及偏離表
資格證明文件（營業執照副本、組織機構代碼證、稅務登記證及增值稅壹般納稅人證明、專業資質等級證書、管理體系認證如ISO9001、ICP證書、銀行資信證明、近年財務審計報告、相關軟著專利、投標保證金信息表）
業績證明材料
擬派項目成員壹覽表，根據招標項目的規模和特點，申請人或投標人擬投入相應的項目經理、技術負責人和管理人員應具有相應的資格和能力，對人員分別制定任職資格條件，且具有擔任類似項目的業績經驗等。
服務承諾書（信譽承諾書比如：申請人或投標人近年經營活動中無重大安全、質量事故、合同糾紛引起的訴訟、仲裁、違法行為記錄及有關行政處罰等、招標代理服務費承諾書、廉潔誠信承諾書、投標信息承諾書等）
2、技術部分 根據技術規範書、技術點對點應答搭建技術部分框架。
技術部分必須先進行技術點對點應答，然後寫技術方案。對於技術規範中標星內容、涉及評分標準中提到的內容都要在相關章節作出詳細說明描述。
公司資質在投標前都是已經確定可估分，價格最終也是唯壹確定的，如何能夠在條件確定的前提下，與其他競爭對手拉開差距為自己加分，技術部分的描述就顯得非常重要。技術部分許多公司都容易忽視，雖然內容復用性強，但是也需要根據具體技術規範和評審標準進行重點描述的調整和突出。主要內容包括：
項目背景
公司背景、技術研發實力、知識產權實力、資質證書清單、合作案例
項目總體目標
整體功能架構、網絡部署架構
解決方案
核心技術
軟件功能
運營性能
項目時間進度管理
項目成本估算
雙方責任和人員工作安排
運維服務培訓
售後服務
質量管理
風險管理
3、報價部分
了解本項目客戶的預算（稅率和最高限價），可支付方式，支付比例等。
核算產品的硬件成本、軟件成本，以便為公司管理層做出報價決策提供真實準確的數據依據。軟件成本按照功能模塊投入的人力成本、差旅費、運維人員維護費等。
主要競爭對手分析：報價的壹貫策略，和客戶的關系，利潤點以及其產品的市場定價。
三、完善內容，按照招標文件對癥下藥
制作投標文件主要就是準確、清晰、簡潔，並非越厚越好，評標專家也沒有充足時間去看。原則上有以下幾個要點：
1、實質性響應。不能出現錯漏，這個不用多說，出現了往往導致無效投標或者嚴重的扣分。
2、目錄和索引表很重要，方便評標專家查閱文檔。
3、實用為王，針對技術和商務部分的響應情況描述壹定要清晰準確。核對評分標準，了解商務、報價、技術各自占比和評分規則也十分重要，根據評分點側重描述。所有重點都不能放過。
4、按照評委的閱讀習慣和標書要求，文檔體系結構清晰明了。
報價部分註意事項：
1、通常默認保留兩位小數，註意單位：元人民幣，大小寫壹致。
2、報價表格式按照招標文件要求格式，註意子目排序是否正確。
3、“投標報價匯總表合計”、“投標報價匯總表”的數字是否吻合，是否有算術錯誤，特別是來回改動時要註意。
商務部分資質盡可能多展現公司有能力承擔項目的實力；技術部分盡可能根據項目實際情況編寫，不要過虛泛泛而談，沒有針對性。
四、文檔排版
修改文檔成員壹定要在壹起修改，特別是技術與商務合並後，要隨時保持溝通同步更新。不要合並版之後各改各的，確定壹個人匯總更新最新版。
為了避免和豬壹樣的隊友合作坑妳，要明確任務分工以及及時溝通進度。
商務和技術文檔，若分開寫，確定文檔命名規則，需要統壹字體，標題，間距，頁眉，頁腳，目錄，封面等格式。
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