(《外籍員工如何保守秘密》)
ITOutsourcing是壹種服務模式，客戶將其全部或部分IT工作外包給專業公司。客戶整合利用其優秀的外部IT專業資源，以降低成本、提高效率、充分發揮自身核心競爭力、增強客戶對外部環境適應能力的壹種管理模式。隨著中小企業信息化建設的深入發展，IT外包服務的重要性日益顯著，中小行業希望利用IT服務提供商的專業技能提高企業的信息化水平。然而，不成熟的IT外包仍然存在壹些風險，如果處理不當，會給企業造成巨大損失。企業如何規避這些風險？
中小企業IT外包存在的風險
從1控制的角度:IT外包在及時提供服務和保證服務質量方面可能會失控；靈活性降低，需求的任何變化都必須得到外包商的批準；成本可能會在不被察覺的情況下上升；外包商及其員工可能被允許訪問公司機密信息:在保護組織的知識產權方面也可能存在風險。
2.從不確定性的角度:當IT外包在技術和業務上存在不確定性時，對支撐未來業務的信息系統有什麽要求？外包是否會使組織失去做出改變以滿足業務需求的能力？另外，由於技術的不可分性，外包可能會造成極度的混亂。
3從成本的角度。IT外包可能不會降低信息系統的成本，但由於不可預測和無法解釋的變化，會導致更高的成本；風險也來自於特定外包商的性質和行為；外包切斷了組織學習信息技術在其業務領域的最新發展和應用的途徑，可能導致組織未來的學習費用急劇上升。
4靈活性的角度。IT外包不可避免地使企業失去壹些柔性，這種柔性可分為短期柔性、中期適應性和長期進化循環。
根據以上分析，由於信息不對稱、信息失真、外包市場成熟度低、技術創新等因素的影響，中小企業與IT外包提供商的合作存在諸多風險。當IT系統委托給服務提供商管理時，企業在壹定程度上失去了對信息系統的控制。IT外包服務的風險需要從中小企業自身、IT服務提供商、信息和知識產權三個方面進行分析。
中小企業自身產生的風險
在IT外包服務過程中，中小企業作為管理的主體，在管理思想、管理行為、知識水平等方面對IT外包服務有很大影響，也可能直接或間接導致風險。
選擇低水平不成熟的IT外包服務商的風險。在it外包服務提供商的選擇上，由於中小企業在選擇標準和流程上的疏忽和漏洞，或者沒有全面考察和評估提供商的綜合服務水平和綜合實力，以及片面追求IT服務提供商的本地優勢和低價，中小企業可能會選擇低水平、無經驗的服務提供商，這將使IT外包在服務時效和服務質量上失去控制，容易導致中小企業經營管理上的損失。這種風險是最嚴重也是最致命的，因為壹旦選擇了不合適的IT服務商，在後期的服務過程中就很難有挽回的余地。
隨著時間的推移和服務範圍的擴大，中小企業對IT外包服務商提供的服務的依賴會逐漸增加，他們會逐漸失去信息控制，最終可能導致中小企業對外包服務商的完全依賴，任何需求的變化都必須得到外包服務商的批準或獲得，從而降低IT外包服務的可用性和靈活性。中小企業對IT部門的重視程度會降低，IT人員的技術水平和綜合能力會大大降低，創新能力也會下降，最終可能導致中小企業整體IT水平的下降，從而失去信息控制力和競爭力。
信息技術外包服務合同引發的風險。在制定IT外包合同的過程中，如果中小企業沒有制定全面詳細的合同細節以適應需求的快速變化和其他可能的變化，如沒有詳細規定服務提供商必須提供的最低服務水平、服務範圍和標準、出現故障時的服務水平和響應時間、信息泄露處理機制等。，很容易使中小企業處於被動地位。同時，在合同執行過程中，如果中小企業不能對服務商的財務狀況、支持能力、關鍵人員進行有效的監督和管理，忽視必要的審計檢查和文件交接，最終可能導致整體服務水平下降。
外包服務商帶來的風險
在IT外包服務過程中，中小企業作為這項服務的承擔者，通過合同明確了服務內容和服務標準，但仍不確定外包服務商最終能否提供合同約定的服務。從外包服務商的角度來看，主要會帶來以下風險。
IT外包服務商內部不穩定帶來的風險。在外包模式下，中小企業的IT應用在技術上依賴於外包服務商，服務商內部的不穩定性成為重要的風險來源。內部穩定性主要包括組織結構的穩定性、關鍵人員的穩定性和技術能力的穩定性。目前，IT行業的快速發展已經極大地威脅到外包服務商的內部穩定。在合同執行過程中，服務提供商的組織結構、關鍵人員和技術能力的任何變化都可能導致IT外包服務陷入困境，最終導致服務提供商無法提供外包合同規定的服務。
IT外包服務商對中小企業業務需求了解不全面導致的風險。外包服務商的技術水平壹般都比較高，對它的了解也比較透徹。但由於不了解行業，他們有時無法完全了解企業內部流程的業務需求。如果外包服務商沒有與企業充分溝通，就很容易導致需求分析階段高質量的需求分析失敗，使後續階段為糾正需求分析階段的錯誤付出高昂的代價。
增加中小企業隱性成本的潛在風險。選擇IT外包的壹個重要目標是降低IT運營和投資成本。隨著對外包服務商的依賴越來越大，中小企業付出的隱性成本會不知不覺地增加，比如選擇服務商時的交易成本，將IT服務交給服務商時的轉換成本。更有甚者，如果服務提供商不斷追求先進的IT技術，卻無法使IT設備有效運行或運行質量難以達到合理水平，中小企業將因業務停止而遭受巨大損失。在實際的外包過程中，很多中小企業往往忽略了隱性成本的核算。
信息泄露和知識產權風險
中小企業在IT外包服務過程中，將其部分或全部信息系統提供給外包服務商進行運營和管理，使服務商及其員工有機會接觸到公司的機密信息，這樣中小企業的商業秘密及其相關信息極有可能被泄露給競爭對手。此外，在壹些核心項目的外包過程中，外包服務商的知識產權意識往往比中小企業更強，可能會搶占* * * *設計開發的項目，從而引發知識產權糾紛。中小企業必須清醒地認識到，IT外包過程中的信息泄露和知識產權風險可能導致嚴重後果，使中小企業遭受巨大損失。
那麽如何避免或降低這些風險，權衡利弊呢？
目前中小企業的信息化建設還不是很成熟，基礎還比較薄弱，不具備實施應用系統外包或業務流程外包的條件。但是行業各個層面外包最基礎的IT服務的條件已經成熟，需求非常迫切。根據上述情況，中小企業在制定IT外包服務戰略規劃時，首先要明確信息業務的主次之分，劃分優先級別，區分核心業務和非核心業務。中小企業應分步驟選擇IT知識培訓、桌面終端維護、通信網絡維護等外圍項目進行外包，達到預期效果後再考慮外包殺毒系統維護、數據中心運營管理、數據備份和災難恢復。對於影響中小企業關鍵業務的核心應用系統的外包，應謹慎對待，並進行充分的調查和評估。
全面評估IT外包風險。評估需要確定哪些外包風險是可接受的，哪些是不可接受的，並應盡快改進。評估過程中應充分考慮核心業務系統的外包風險，包括影響企業業務創新能力、IT技術應用能力以及與企業IT戰略規劃沖突的各類風險。
科學選擇外包服務商。從滿足企業現有和未來信息化發展的角度，綜合評估服務商支撐外包業務的技術能力、關鍵技術人員的綜合素質、業務處理的運營能力、突發事件的控制能力和服務商的財務狀況，科學選擇外包服務商。要不斷提高外包服務商的評價能力，加強對外包服務商服務質量的監督和考核。
管理好外包合同。外包合同是企業最重要的監管依據，也是外包過程中最重要的文件之壹。外包合同不僅是IT服務提供商開展專業技術服務的依據，也是企業對IT服務提供商交付的外包服務進行監控、協調、管理、評估、驗收和支付的依據。外包合同可以說是外包關系中雙方所有工作的出發點和歸宿。外包合同管理主要涉及選擇外包服務商、制定外包合同、簽訂外包合同、更新或終止外包合同等事項。簽訂外包合同後，企業的信息技術部門或相關負責人增加了壹項任務:對IT外包業務進行管理、控制、監控和評估，協調企業與外包服務商的關系，確保外包服務到位，確保企業利益不受損害。
嚴格監控IT外包服務。只有嚴格加強管理，外包服務過程中的許多問題，如服務內容規劃、服務時間安排、服務質量管理、服務成本管理、服務技能管理、人際溝通管理、爭議裁決和需求變更程序等，才能得到落實和解決。企業應成立監督小組，負責定期和不定期地對服務商進行有效監督。監管的主要內容應包括服務商的服務質量、關鍵人員的變更、合同的全面履行、服務的再分包等。中小企業的管理層應該定期收到有關信息技術外包風險的信息。報告的風險信息應當包括企業當前面臨或潛在的外包風險、應對外包風險的措施和步驟以及采取的具體措施可能產生的不利後果。監管的目的是使企業的監管團隊和高級管理人員能夠用定性和定量的方法監控IT外包風險，避免風險的發生。
做好IT外包服務的流程管理。過程管理包括四個部分:過程規劃、過程實施、過程檢查和過程改進。企業在IT外包服務管理的每個階段都有自己的工作重點。在流程策劃階段，要認真做好需求獲取、需求分析、服務操作流程制定、服務策劃等工作。IT服務外包；在流程實施階段，服務項目實施者應就服務內容、服務方式、服務流程和服務質量達成協議，使其嚴格按照外包合同和信息技術相關標準規範開展技術服務，並做好記錄，實現可追溯管理；在過程監控階段，應加強服務實施前、中、後的監督、測試、確認和評估，可采用過程抽樣、過程還原測試等方法加強對服務的監控；在流程改進階段，要主動發現外包服務商在日常工作中的不足，通過各種溝通渠道督促服務商改正不足，進壹步提高服務質量。
增強風險防範意識，加強知識產權保護。中小企業在外包服務過程中，需要增強風險防範意識，加強保密信息管理，明確IT服務商的相關責任，並與其簽訂保密協議。同時，要積極加強知識產權保護，從維護企業利益的角度出發，在合同中明確規定知識產權的相關條款。
IT外包應該揚長避短。
IT外包是許多企業的普遍做法。對於缺乏專業技術人才或解決方案的企業來說，IT外包是壹種節約成本、提高效率的方式。然而，IT外包並不是萬能的。過度依賴技術外包單位，會削弱企業自身的信息技術研發能力，導致企業的依賴心理，甚至影響企業在信息技術方面的自主創新能力。
因此，從長遠來看，企業在IT外包中應該揚長避短，即促進外包技術單元的長處，避免技術外包的短處。促進外包單位的長進，就是根據企業的需求，找到合適的技術外包單位為企業提供服務；避免外包就是在外包的同時避免削弱企業在信息技術方面的競爭力。有鑒於此，目前，信息技術正日益成為影響企業管理效率和業務質量的重要因素。壹方面，企業要選擇合適的信息技術合作夥伴，加強溝通，增進了解，讓外包服務商及時了解自己的業務和管理需求；另壹方面，企業要善於提高自身技術人員的能力，通過與外包服務的合作，增強自身信息技術的整體能力，確保提升自身在信息技術方面的核心競爭力。