必須指出，PPT只是輔助工具，講師永遠是培訓的主角，PPT只是錦上添花，使內容更加生動。如果PPT成了主角，喧賓奪主，那麽培訓講師就淪為PPT的奴隸，那麽培訓師也就失去了價值。
為了幫助在工作中經常要制作PPT的朋友更好地使用PowerPoint，根據個人多年制作和使用PPT的經驗，特將有關正確使用PowerPoint和制作PPT的原則歸納如下，供各位參考：
原則1：不要使用太多的投影片
聽眾的註意力應該集中在演講者身上，而不是PPT上。太多的幻燈片只會分散聽眾的註意力。60分鐘的培訓20~30張片子足夠了。
原則2：不要在壹張片子上放太多內容
幻燈片上只寫要點，細節要由演講者展開，這樣就能有效地抓住聽眾的註意力。如果內容全寫在片子上，聽眾的註意力就只在片子上，演講者也被迫按片子照本宣科。
遵守經驗‘六法則’：壹張片子上不要超過6行文字，每行文字不超過6個詞組（6~10個漢字左右）。
原則3：PPT模板的格式要與演講內容協調
壹般，選擇能突出片子內容的模板，不要選擇圖案復雜、色彩雜亂、底色與文字顏色沒有反差的模板。這樣的模板讓觀眾視覺易於產生疲勞，影響效果。
原則4：盡量使用較大字號
要保證教室裏最後壹排的聽眾也能清晰地看到片子的內容。原則上，標題字號不低於32磅，正文字號不低於24磅。
原則5：壹套片子不要使用超過三種字體
無論是中文還是英文，整個壹套PPT使用壹套字體，貫徹始終。例如，壹旦確定標題用微軟雅黑，內容用華文細黑，英文用 Arial，就自始至終使用這個字體方案。
原則6：使用無花邊字體
無花邊字體是指那些邊角方正圓滑的字體，而花邊字體則在邊角上帶有裝飾性圖案。無花邊字體在投影屏幕上顯示清晰，帶花邊字體雖然美觀，但不容易看清。所以無花邊字體適用於投影片，帶花邊字體適用於打印文件。
典型的無花邊字體有：中文的微軟雅黑、華文細黑，英文的 Arial, Microsoft San Serif。典型的帶花邊字體有：中文的宋體、華文新魏，英文的 Times New Roman, Courier等。
原則7：盡可能使用圖表
常言道：壹圖勝千言。投影片上大量的文字讓人眼睛疲憊而且乏味，圖片則令人印象深刻。例如：壹張觸目驚心的車禍照片，其震撼效果遠大於壹整篇關於‘遵守交通規則的重要性’的文章。
原則上，能使用數字就不用文字，能用圖片就不用數字和文字。
原則8：遵守三色原則
長時間看PPT會讓觀眾眼睛疲勞，因此要避免PPT過度色彩斑斕、鮮艷奪目。壹套PPT使用的顏色不要超過3種。例如：標題用壹種顏色，內容用另外兩種顏色。
在深色的模板上，要使用淺色的字體；在淺色的背景色上，要用深色的字體。
原則9：不要照PPT朗讀
看著PPT照本宣科，會讓聽眾感到無聊，因為他們也會念。好的做法是，PPT顯示要點，而演講者展開解釋，這樣觀眾的註意力就被吸引到演講者身上了。PPT可以提醒講師該講什麽了，但不要完全依賴PPT進行講述。壹場演講的關註點應該是演講者，而不是投影片
原則10：不要提前把PPT（電子版或打印版）發給學員
為了激發聽眾的好奇心和神秘感，千萬不要把PPT提前發給聽眾。壹旦聽眾提前看了妳的PPT，他們的興趣就會大大降低，課堂的效果就會大打折扣。
這就像說相聲的，提前把他們要說的內容發給觀眾，這樣所有的包袱、笑點、故事、幽默都被觀眾提前看到了，現場表演時娛樂效果將蕩然無存！將註定是壹場失敗的表演！
有些企業客戶不明白這個道理，他們總是喜歡提前從講師那裏索取PPT，然後打印成講義，提前發給學員，這樣，講師還在講第壹頁，學員已經看到第10頁了，這樣的課還有什麽效果可言！
因此，我總是婉言拒絕企業客戶或培訓機構提前索要培訓PPT的要求，但承諾課後會給學員提供PDF分享版（要刪除壹些保密或涉及知識產權的內容）。如果客戶實在堅持要妳的培訓PPT，我的做法是提供只帶有標題而內容空白的PPT，讓學員在聽課時填入內容。