在正確的時間做正確的事，HR只有把握好面試機會，才能得到預期的效果。離職面談應該利用以下兩個時間點與離職員工進行溝通。
第壹次是在獲得員工離職信息的時候，因為這個時候很多員工的離職意向並不是很明確和堅定，有時候可能只是受到了壹些事情的激勵。這時候如果能及時溝通，化解自己壹時沖動，往往能讓員工撤回辭職決定，不至於把事情鬧得僵到沒有回旋余地；
第二個時間點是在員工下定決心，辦理了離職手續之後，因為這個時候離職的員工沒有什麽顧忌，所以最容易說出心裏的實話。
第二，創造寬松的客觀環境
在離職面談中，首先要註意面談時間和地點的選擇。由於離職面試的特殊性，面試地點要有壹定的私密性。壹方面，不應該讓其他員工知道。畢竟不像普通員工的談話。另壹方面可以避免面試過程中被打斷和幹擾。良好的面試環境有利於讓員工自由談論問題。比如妳可以嘗試選擇壹家音樂輕松、空間明亮的咖啡廳，而不是每天讓人緊張壓抑的辦公室。離職面談的時間可以根據談話的深度靈活控制，不需要有明確的限制，因為這不是例行公事，而是與離職員工的友好交流，沒有拘束。
第三，充分利用技巧，積極傾聽
雖然客觀環境應該是寬松無約束的，但這並不意味著離職面談只是壹次普通的日常交流。其實離職面試也是有技巧的。HR在談話中要註意面試技巧，不要只是按照事先列好的問題壹個壹個地提問，更重要的是要積極傾聽。有不清楚的地方，要仔細詢問，同時保持沈默，讓離職員工有足夠的時間思考。
HR要在提前掌握真實離職原因的基礎上，充分了解被面試者的性格特征，從細節中捕捉被面試者當時的心理狀態，並預期其反應，從而選擇合適的面試切入方式，有效避免沈默、情緒激化、失控和面試失敗的發生。HR可以先幫被面試者倒壹杯水，這樣可以營造壹個輕松的氛圍，去除善意的對立立場，建立相互信任的關系。同時，在采訪的過程中，要時刻觀察言行，盡量與被采訪者站在同壹條線上，專心傾聽他們所抱怨的人或事。當被面試者處於防禦狀態時，HR要及時關心他的感受，不要硬生生的介入問題，也不要做任何承諾。最重要的是把面試的要點記錄下來，方便後期分析整理。面試官的角色應該是多聽，做離職者的傾聽者，適當提問；少說話，及時以良性或補救的方式溝通，必要時給予指導和幫助。
如果辭職者帶著對企業的怨恨離開，他可能會滿腹牢騷。在這方面，面試官要盡可能地傾聽他，盡可能地詢問他不滿的原因，讓企業發現自身管理上的弱點和漏洞，盡量消除誤解，因為減少他的抱怨，就為企業減少了壹個“敵人”。
第四，選擇恰當的傳播主題，充分體現人文關懷。
面試時，HR也要選擇好溝通的話題，盡量讓其與離職員工的利益直接相關。比如在對具有跳槽性質的員工的面試中，重點了解其辭職的原因和想法，是出於個人發展、學習、家庭原因，還是對企業的管理模式、管理層的工作作風、團隊氛圍、績效考核狀況、現崗位的工作內容等不滿意。但無論如何，面試要建立在企業尊重其個人人格和離職決定的基礎上，通過離職面試安撫和挽留價值員工，提醒跳槽員工的違約責任、保密責任和知識產權責任。因此，在面試跳槽員工時，不僅要設置寬松的面試環境，更要註重對員工的人文關懷，了解員工未來的職業發展規劃。比如要求員工填寫離職原因、離職後的打算、對公司管理的建議和看法、價值追求等，傳達員工的評價和對職業發展規劃的建議，如果還能表明“好馬當活馬醫”的意圖，公司的人文關懷會進行得更徹底。
動詞 （verb的縮寫）離職面談的程序
離職面談可參照以下程序進行:
1，面試的準備
1)了解離職人員的基本情況。包括姓名、年齡、部門、職稱、到達時間等。
2)根據離職人員的情況，準備面試的話題；
3)安排好面試的時間、地點和環境，讓被面試者在輕松的狀態下清晰地表達自己的真實想法。
2、面試過程安排
1)請面試官入座，從握手、點頭、微笑等開始。
2)自我介紹，表明身份，簡要說明本次面試的題目和目的；
比如:妳好，我是人力資源部的XXX。今天請妳來主要是談談妳辭職的事，這樣我們以後才能做好工作。我會對今天的面試結果保密，不會對妳產生任何不良影響。
3)盡可能廣泛地提問，給對方充分的表達空間；
比如妳不方便說是什麽促使妳做這個決定。而不是說:妳覺得這裏的工資讓妳滿意嗎？
4)深入了解情況，如果對方不拒絕；
比如對方說公司的管理制度不完善，那就問:妳覺得有什麽需要改進的地方？
5)面試時註意對方的情緒變化，站在外方的角度考慮，在提問過程中體現公司對員工的關心；
6)尊重對方，盡量避免詢問涉及離職人員個人隱私的問題；
7)面試結束後，感謝對方的配合，用握手的方式禮貌地送走，並祝對方前程似錦。
3.做好面試記錄。
面試前征求對方的意見。對方同意做筆記的，應當在面試時及時做好筆記。如果對方覺得是“白紙黑字寫的”，又擔心不良後果，導致面試時態度緊張，就應該向對方道歉，用心傾聽對方的談話要點，面試結束後盡快記錄與辭職者的面談。
4.整理訪談記錄，總結規律，提出建議。
1)面試結束後，及時整理面試記錄，總結退出者的原因和規律。提交分析報告，提交給經理審核並保存數據。
2)總結自己在這次面試中的得與失，發揚自己的優點，改正自己的缺點，以便在接下來的面試中做得更好。
不及物動詞離職面談的後續工作
HR結束離職面試後，並不代表整個離職管理工作就結束了。根據離職面談反饋的分析結果采取相應的行動是非常重要的，因為將面談反饋轉化為改善企業管理的行動是離職面談的最終目的，也是驗證和維持這壹工作流程的重要性和實施效果的重要因素。
1.核實離職面談信息的真實性。
HR可以將員工在離職面談中反映的壹些有價值的信息或者企業管理中存在的問題和漏洞反饋給直屬主管，或者利用其個人基本信息、培訓和考核記錄進行核實。比如根據考核的記錄，註意到該員工不具備某項技能，那麽他辭職的根本原因是不稱職或者缺乏培訓，而不是他所說的工資低。此外，還可以通過與其他在職員工交談來驗證。比如面試中，員工辭職的原因是工作條件，就需要和還在這個崗位上工作的員工溝通核實真實性。
2、提煉信息輸出報告
人力資源部門要以月、季或年為時間單位，認真分析離職面談獲得的信息和數據，提取導致員工離職的關鍵因素，計算離職成本，綜合成離職原因統計報告。通過分析總結，能夠全面反映員工離職的真實原因、整體人事變動情況以及對公司政策和管理制度的改進建議，最終提交給分管領導參考和決策。
3.采取相應的改進措施。
離職面談的最終目的是減少人員變動和員工的流動成本，所以企業相應的改進措施才是離職面談的真正價值。比如，通過離職面談發現，大部分員工對工作條件和環境非常滿意，對自己的直接主管也沒有異議，但還是因為公司支付的工資不能滿足自己的基本生活開支而辭職。這時，提高薪酬水平就成了企業留住員工的關鍵。再比如，很多員工對績效考核不滿意，導致員工離職，人力資源部門不得不重新審視考核指標、權重和考核方法。再比如，應該得到某種培訓的員工，卻壹直沒有得到培訓，導致辭職。這時候就要考慮做好培訓需求分析了。
員工的辭職意味著他的職業生涯已經結束，另壹個新的職業生涯即將開始。這時，如果企業能夠全面客觀地總結和評價自己過去的職業生涯，並對自己的新職業生涯提出必要合理的建議，這將是對離職員工的極大安慰，也是企業對其個人發展負責的體現。所以離職面談是“以人為本”的體現，既是對離職員工的安慰或挽留，也是對在職員工的心理安慰，減少員工離職帶來的心理波動。企業千萬不要把員工離職面談當成壹種負擔或常規，而應該高度重視，將其納入員工關系管理體系，讓員工離職後依然成為企業的人力資源。