2、電子檔案管理系統是企事業單位信息化建設的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，並且能夠實現高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統，是指把當前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構建檔案數據庫,並把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現對檔案資源的科學、規範和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務。
3、電子檔案管理系統,通過建立統
的標準,規範整個電子文件管理，包括規範各業務系統的電子文件管理;構建完整的電子檔案資源信息***享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等,同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式,以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。
豚統工程方法組織管理電子檔案管理系統開發的優勢有以下5個方面:
1.強調管理的整體性系統工程方法強調把研究對象和研究過程作為
個有機整體,這樣才能達到系統效率最優化。
2.降低管理過程的復雜性。電子檔案管理系統所研究的對象在規模、結構、層次、相互聯系等方面都比較復雜,其管理不僅涉及計算機工程技術，且包括檔案數字化過程中的很多問題，如數字化文件的格式標準、知識產權保護等，還牽涉到和”電子檔案工程”項目以及電子政務大系統的關系,甚至投資預算等方面，各方面之間的關系錯綜復雜。
3.重視組織管理的科學化
個復雜系統的研制有兩個並行的過程，即工程技術過程和管理控制過程，有時管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統的技術結構復雜、涉及面廣，且影響投資建設的因素較多，其管理中的經濟計算所采用數據大部分來自預測和估計。
法律依據
《電子檔案管理系統基本功能規定》
第二條本規定所稱電子檔案管理系統，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統。
電子檔案管理系統基本功能規定
1、電子檔案管理系統是企事業單位信息化建設的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，並且能夠實現高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統，是指把當前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構建檔案數據庫,並把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現對檔案資源的科學、規範和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務。
2、電子檔案管理系統,通過建立統
的標準,規範整個電子文件管理，包括規範各業務系統的電子文件管理;構建完整的電子檔案資源信息***享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等,同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式,以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。
3、電子檔案管理系統，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統。電子檔案管理系統是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網絡系統。
電子檔案管理系統的功能
1、系統應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統應具備對電子檔案的數量、質量、完整性和規範性等進行檢查的功能，對不合格的進行標註。
2、系統應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數量的清點、內容和元數據有效性的驗證，賦予電子檔案唯壹標識。系統應具備對征集檔案進行管理的功能。
法律依據
《電子檔案管理系統基本功能規定》
第三章檔案接收
第十二條系統應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統應具備對電子檔案的數量、質量、完整性和規範性等進行檢查的功能，對不合格的進行標註。
第十四條系統應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數量的清點、內容和元數據有效性的驗證，賦予電子檔案唯壹標識。
第十五條系統應具備對征集檔案進行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調整處理。
第十七條系統應具備電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，並與電子檔案相關聯。
第十八條系統應具備電子檔案批量格式轉換的功能，生成符合國家、行業相關標準的用於長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統應具備維護電子檔案各組成部分及相關數據信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯功能。
第二十條系統應具備電子檔案入庫功能，並保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十壹條系統應具備對電子檔案及其目錄數據庫進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數據，對備份數據和介質進行登記、檢測與管理，使用備份數據進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。
第二十二條系統應具備對電子檔案存儲狀況的監控和警告功能，對存儲介質不穩定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統響應超時等情況發出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。
第二十三條系統應具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統應具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統應具備依據利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。
第二十六條系統應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。
第二十七條系統應具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理，並記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統應具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。
第二十九條系統應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，並采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。
第三十壹條系統應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統應保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。
第三十三條系統應具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統計
第三十四條系統應具備對電子檔案數量與容量的統計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統計。
第三十五條系統應具備對壹定時間期限內的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業務過程工作情況進行統計的功能。
第三十六條系統應內置常用電子檔案工作統計報表。
第三十七條系統應提供報表制作工具，支持用戶自定義統計報表。
第九章系統管理
第三十八條系統應提供電子檔案數據庫及其存儲結構的定義與配置功能。
第三十九條系統應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；系統應內置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統應支持對會計、業務類等專門檔案分類體系的設置。
第四十條系統應具備電子檔案元數據和目錄數據的定義與維護功能，內置常見種類的電子檔案元數據方案。
第四十壹條系統應具備用戶信息管理的功能，支持系統管理員、系統安全保密員和系統安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數據進行授權等功能。
第四十二條系統應具備日誌及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統應具備對電子檔案關鍵業務過程、檔案管理操作行為和系統非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發現問題。