為了進壹步加強中能集團公司的檔案管理工作, 促進集團公司各單位部門各類檔案的收集、整理、歸檔管理和利用，有效地保護和利用檔案資料,維護與保障集團公司的合法權益,促進集團公司健康的發展，集團公司的檔案管理工作，按照“集團公司統壹領導,統壹管理 ”的方針，施行“集中定點與分散保管，分級查閱”相結合的管理原則，全面做好集團公司的檔案管理工作。 根據集團公司檔案管理工作的相關要求、施行辦法及有效貫徹執行的精神，特制訂本暫行規定。
第壹條 綜合檔案室是在中能集團公司的統壹領導下，主管全集團公司各類檔案（除財務檔案）的工作部門。本規定所稱的檔案是指過去和現在中能集團公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有存儲價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 綜合檔案室所保存的各類檔案（資料），系中能集團公司檔案的壹部分，其所有權屬中能集團公司，任何人不得私自挪用、毀損。檔案工作由中能集團公司統壹領導,綜合檔案室負責接收、收集、整理、立卷、保管檔案和提供其利用工作,並監督各部門,各下屬子公司的檔案管理工作，各分公司各部門指定兼職專人負責檔案管理工作(即資料員)。
第三條 綜合檔案室掛靠集團總裁辦公室。設專職工作主管壹人，兼職檔案管理人員若幹人。總裁辦公室主任兼任綜合檔案室主任。綜合檔案室在業務上接受上級檔案局、處（室）的業務領導（指導），行政上接受集團公司的領導與監督。
第四條 綜合檔案室對全集團公司的生產、科學技術、質量管理、人事、行政文書、基建、財務、設備等檔案資料，按照“統壹領導、統壹管理”的方針，遵照“集中定點與分散保管、分級查閱”相結合的原則，全面做好集團的檔案管理工作。其主要職責是：
1.積極貫徹、認真執行國家檔案法和中能集團檔案管理工作的具體規定要求，及時制定與修訂集團公司檔案管理工作的具體操作條例和辦法；
2.督促指導集團公司各單位部門對各類檔案實施預立卷和資料的積累、收集、整理、成卷、歸檔、編目、統計工作，並對全集團公司的檔案實行集中統壹管理；
3.屬於中能集團公司綜合檔案室保管的檔案，各分公司單位部門的資料員要做好平時文件的預立卷工作,並在事件結束後,或在每季度第壹個月的十日前,將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊,移交綜合檔案室保管,任何人不得據為己有；
4.屬部門保管的檔案資料,在每季度第壹個月十日前匯編成冊，上報集團綜合檔案室,各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交集團綜合檔案室；
5.積極開展檔案知識的宣傳教育培訓，收集和整理檔案資料信息，提供檔案信息利用服務；
6.嚴格執行集團檔案管理保密安全制度，確保檔案完整安全；
7.及時承辦與完成主管領導交辦的有關檔案工作的事宜。
第五條 中能集團綜合檔案室根據集團公司檔案管理的有關規定，結合與遵照執行國家檔案法和上級檔案機關的有關條例規定，有權組織參加集團公司的生產經營管理等專項課題項目執行情況的檢查、成果鑒定、生產經營及重點工程的竣工驗收等重大活動（事件）的籌措組織。
第六條 集團公司綜合檔案室工作人員必須堅持四項基本原則，熱愛本職工作，認真鉆研業務，不斷提高自身素質和管理水平，為做好和發展中能集團公司的檔案管理工作做出貢獻。
第七條 對積極認真做好檔案的收集、整理、保管、利用並做出顯著成績的部門或個人，集團綜合檔案室有權向上級主管領導提出表揚或申報獎勵等建議的責任。
第八條 對違反檔案法或不執行集團有關檔案管理規定的部門或個人，造成檔案破損、丟失的，綜合檔案室有權給予批評或視情節輕重建議給予以批評教育、罰款、行政處分等違規處罰的責任。
第九條 處理條例：有下列行為之壹,據情節輕重,給予20---500元扣薪處理,若構成犯罪依法追究刑事責任:
1、毀損,丟失或擅自銷毀集團企業檔案；
2、擅自向外界提供,抄摘集團企業檔案；
3、塗改、偽造檔案及壹切違反集團公司檔案管理規定的行為；
4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；
5、未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。
第十條 責任：
1、本管理制度適用於中能集團公司各單位部門及員工；
2、本管理制度執行與監督責任部門為集團公司總裁辦公室和企劃部,第壹責任人為集團專職檔案管理員和各部門指定的專職或兼職資料員;第二責任人為專職或兼職資料員所在部門的部門經理（部門負責人）。
第十壹條 本制度條例如與國家檔案法、上級檔案機關的有關規定不符時，依上級的規定為準。
第十二條 按照檔案管理達標升級規範的要求，集團公司綜合檔案室對檔案管理制度，要根據中能集團企業發展的需要，及時修訂與逐步進行全面完善，逐步制訂檔案管理制度和檔案管理法律法規的牌板，逐步分階段在集團公司綜合檔案室全部規範上墻。這些制度包括檔案工作人員職責、檔案借查閱制度、檔案歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案管理員崗位職責、聲像檔案管理辦法、實物檔案管理辦法、檔案安全管理制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度、兼職檔案員崗位職責等。
第十三條 附則：檔案室常規管理制度、檔案收集、檔案整理、檔案立卷、檔案保管與銷毀、檔案的開發和利用、檔案借閱、檔案的保密等制度。
（壹）檔案室常規管理制度
1、中能集團公司各種檔案的管理工作，要符合科學性、規範性、系統性的要求，做到存放有序，查找方便，按規定要求將檔案分類排放、排列整齊。
2、保持檔案室清潔、幹燥和衛生，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作；定期檢查保管情況，確保檔案的安全，做到無丟失、無黴變、無蟲蛀、無差錯。
3、檔案室內禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險物品，經常檢查檔案室消防器材。
4、嚴格保密制度，做好檔案安全保密工作；未經允許，外人不得隨便進入檔案室。未經批準，任何人不準將檔案帶出檔案室，更不準私自摘抄、外傳，要嚴格遵守保密制度。
5、檔案管理人員做到人走加鎖、關窗，妥善保管檔案室鑰匙，確保檔案室安全。
6、熟悉檔案室情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。對已破損和字跡退色的檔案，按規定要求及時復制。
7、有檔案室溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，進行分析，制定管理計劃。
8、借閱檔案資料須經檔案管理工作主管領導同意，並辦理借閱登記手續。未經集團公司主管領導批準，不允許外借檔案資料，同意外借的檔案資料，壹般也只允許外借檔案復印件，原則上檔案原件不允許外借，借閱人要愛護檔案原件，用後及時歸還。（重要檔案未經集團總裁批準同意，任何人不得外借）
9、切實做好日常防範工作，做到人離燈滅，切斷電源，消除火災隱患，保證檔案安全。
（二）檔案的收集制度
集團公司的檔案工作者，要按照有關規定，把公司各部門及每個人手中分散的有關生產、技術、質量、基建、設備、人事、行政、財務、經營管理等方面的文件材料及各種資料，經過挑選，集中於集團公司指定的檔案室統壹管理。任何部門和個人都不得私自保存、占有、銷毀和帶走應歸檔的材料。
1、依法按章
檔案的收集必須依法按章，按照中能集團公司的規定要求保質保量嚴格及時分類歸檔 。公司各部門全體員工都要明確檔案管理的目的和意義，樹立檔案工作人人有責的觀念，增強檔案意識，明確工作性檔案資料與個人學術、科技發明等具有知識產權的資料的區別。管理部門不應把屬於具有個人知識產權範圍的資料強行收集（個人自願貢獻的另當別論），個人也不能把應當歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔。
2、完善機制
建立檔案收集的工作制度和考核制度，必須建立必要的機制，明確對收集的範圍、對象、時限等要求。
（三）檔案的整理制度
中能集團公司的檔案整理，是指把零散的和需要進壹步條理化的檔案資料，進行基本的分類、組合和編目，使其系統化、科學化，有利於檔案的保管和使用。
1、規範分類：公司檔案的整理要服從整體調控，不各行其是。整理辦法:
（1）方法:以問題特征為主,立小卷,壹事壹卷.
（2）步驟:
A、檔案收集
文書檔案:當年立前壹年的卷,並預立當年的卷；在業務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規定》管理歸檔.
生產科技檔案類:以生產科技的項目、產品類別等資料整理成冊.
B、檔案整理 根據分類和按時間整理.
C、檔案分類 依據檔案來源、時間、編目、內容、單位、編碼順序分成若幹層次和類別；歸檔前按規定要求將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。
D、立卷整理 區分不同價值，確定保管期限:永久,長期,短期.
2、保持結構完整性
公司檔案的整理，要按照生產、技術、質量、基建、設備、人事、行政、財務和經營管理活動過程中所形成的檔案資料、自身規律等進行檔案整理，保持其結構的完整性。
3、保持整體系統性
集團公司檔案的整理，要按照各類檔案的來源、時間、內容和性質等條件，保持其歷史聯系，保持其整體的系統性。
（四）檔案的立卷制度
1、為了有利於集團公司立卷部門做好平時歸卷工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用，按照規定要求，推行預立卷制度。
2、集團公司各有關部門兼職檔案員，首先要進行培訓學習，按規定要求、按預立卷類目進行檔案材料的及時收集、積累，並定期進行整理。
3、集團公司檔案室要隨時了解、督促、檢查、指導兼職檔案員做好檔案預立卷工作。
4、組卷必須遵循文件材料形成的規律，保持其相互之間的有機聯系，便利於查考和利用。
5、組卷的技術要求：
（1）內容相同的文件材料組成壹卷，同壹內容的文件材料數量多時，可分別組成若幹卷，每卷不超過 150頁；
（2）卷內密不可分的文件材料按正件在前，附件在後；打印在前，定稿在後；批復在前，請示在後的順序排列；
（3）按順序編頁號，頁號位置在非裝訂線壹側的上角；
（4）填寫卷內目錄及備考表。每份文件材料必須註明單位部門、責任者、時間；
（5）卷內材料壹律拆掉金屬物，用線裝訂，破損的文件材料應進行修補；
（6）案卷封面各欄目應填寫齊全，標題擬寫應簡明扼要，並體現編著審定者、問題（內容）、文種三要素；
（7）檔案封面和卷盒按有關規定要求執行。
（五）檔案的保管制度
1、必要的硬件保障
為了檔案的完整和安全，工作的方便，壹般應實行“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，必須要做到檔案庫房獨立。檔案庫房要保證通風、幹燥，配備必要的防潮、防黴、防蛀、防火（消防）、調溫和通風等設施，要有可行的防盜設施。
2、完善的軟件建設
建立檔案管理的常規工作制度。如收集、整理、分類、立卷、
借閱、鑒定、剔除、銷毀等制度。建立相應的工作資料。
3、認真做好歸檔驗收工作。檔案室應對整理組卷完畢後檔案進行入檔存前的鑒定和驗收，凡不符合要求的，必須重新整理合格後才能歸檔。
4、按集團公司的規定要求做好分類編號工作。
5、按集團公司的規定要求做好編目工作。目錄每條目基本著錄項目包括：順序號、檔號、題名、日期、頁數、保管期限等。實行計算機輔助檔案管理的，應將目錄輸入計算機，建立信息庫，實現檢索、統計等機上操作。
6、按照檔案順序號，依次排列上架。
7、要定期全面檢查，並做好檢查記錄，發現問題要及時采取補救措施，並報告分管領導，確保檔案安全。
8、要嚴格做好鑒定和銷毀工作。要根據歸檔範圍和保管期限表，對到期的檔案提出銷毀或延長保管期的意見，並經集團公司總裁授權的主管領導批準。銷毀檔案，必須報集團公司總裁或總裁授權的主管領導批準,銷毀檔案時必須有兩人以上監銷，並在銷毀清單上簽字。
9、認真做好檔案統計工作與重要檔案備份工作。
（1）建立檔案的收進、移出、利用、銷毀等統計臺帳，及時報送統計報表。
（2）建立檔案備份制度，集團公司所有有重要價值的文件、報表、業務記錄等必須備份.；各部門應盡量采用電腦管理和工作,便於業務資料的數字化處理和保存；對存入電腦的資料檔案,按《計算機管理辦法》管理.；備份盤與原盤應分開存放,公司的備份盤應在公司外保存。
10、及時做好檔案的補充工作。歸檔的文件材料如有遺漏，集團公司組織各部門應及時補充歸檔，檔案室應將補充歸檔材料插入相應的案卷或另行組卷，排在對應年度案卷目錄的最末位。
（六）檔案的開發和利用制度
1、提供利用
（1）集團公司檔案室按借閱制度規定，辦理檔案的出借、查閱手續，並做好借閱記錄，對借出檔案，應定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，報集團公司主管領導；根據情節輕重，對責任人給予必要的教育和處理。
（2）檔案室應提供檢索工具，指導利用者查找檔案，並解答利用者各種有關問題。
2、信息開發
（1）集團公司要組織專業人員利用各類檔案編輯各種形式的、能有效服務於生產經營的參考資料和匯編，如生產科學技術工藝匯編、設備開發改制利用與管理匯編、生產經營管理等科學技術革新經驗匯編等，為生產經營管理工作提供信息服務。
（2）檔案室要註意收集技術革新、生產經營管理等檔案的利用事例，並將典型事例匯編成冊，鼓勵和推動利用現存檔案為集團公司的生產經營管理工作改進報務。
（七）檔案借閱制度
1、調閱壹般的會議記錄、會議紀要和不重要的文件，須經主管部門辦公室領導或其它有關部門檔案主管領導批準。調閱集團辦公會議記錄和集團公司的重要文件，須經集團公司的主管領導批準。
2、集團公司各單位因工作需要查閱本單位歸檔的檔案，經主管部門辦公室領導批準，可以直接到檔案室調閱。查閱非本部門單位的重要檔案，須經文件歸檔單位領導同意，並經集團公司主管領導批準。
3、查閱生產技術等科研檔案，本課題人員按有關規定可以直接到檔案室調閱。非本課題人員查閱時，須經課題負責人和主管部門領導批準。
4、公開的檔案，憑單位部門介紹信、證件、說明利用檔案的目的和範圍，在檔案室辦理相關手續可查閱。須借出時，不得超過五天，並經主管領導批準。逾期不歸還者，檔案室工作者要及時催還。
5、閱檔案的人員，必須保守檔案的秘密，保證檔案的安全。不得塗改、勾劃、裁剪、拆散、抽頁、調換或擅自復印、轉借，違者要追究責任。
6、因公司工作需要借閱文檔的,應填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續,經部門辦公室領導核準，集團公司主管領導批準,方可帶出,用畢即歸還.閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復制、調換、塗改、汙損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。外單位借閱檔案，須持本單位介紹信，經集團公司主管領導同意後方可到檔案室調閱。原則上檔案原件不允許外借，壹般只允許外借檔案復印件；重要檔案原則上都不外借，按規定要求在檔案室查閱。
7、借出後歸還的檔案，檔案人員要認真核對，詳細檢查，發現問題要向借閱人當面提出，查明情況進行記錄，並向主管領導報告。
8、摘錄或復制檔案，須經檔案人員校對無誤後，加蓋印章，以資證明。對重要的或密級的檔案資料需要復制時，必須經有關單位主管領導同意，否則，不能隨意復印。
9、借閱檔案，必須進行登記簽名。查閱者利用檔案後要填寫《利用效果登記表》，由檔案室存查。
10、嚴格控制外借檔案，認真履行借出檔案審批手續。
（八）檔案保密制度
1、認真學習與貫徹執行國家《保密法》和《保密法實施辦法》，嚴格執行集團公司檔案管理規定，增強保密意識，正確認識和處理市場經濟條件下的企業檔案保密工作。
2、檔案工作人員必須遵守保密法規，履行保密職責，對中能集團企業的秘密具有高度責任感，無論在任何情況下，都要以確保中能集團企業的秘密安全為重。
3、嚴格履行檔案的收進、移出、借閱、消毀登記手續，嚴防失泄中能企業檔案秘密。
4、嚴格按照中能集團公司的有關規定開放檔案，不得任意擴大開放範圍。
5、特殊情況需要復制和摘抄帶密的檔案材料，必須經集團總裁或總裁授權的主管領導批準，方能復制和摘抄。
6、檔案室工作人員不得向無關人員泄露檔案室藏情況。
7、不得在辦公室與非工作人員談論檔案秘密。
8、不該說的秘密絕對不說，不該問的秘密絕對不問。
9、不得將秘密文件材料帶進公***場所。
10、不得在公用場合、公用電話等議論檔案秘密事項。
（九）本規定自頒布之日起實施