（壹）受理面交的專利申請
1．確定申請類型。依據申請人提交的專利請求書，確定專利申請類型。
2．受理審查。根據專利法實施細則第四十條的規定，審查申請人提交的專利申請文件是否符合受理條件。符合受理條件的，則申請文件進入受理程序。不符合受理條件的，應告知申請人其申請文件所存在的缺陷和不受理的依據。申請人不能當時消除文件缺陷的，專利申請文件不予受理，將文件退還申請人，不出具受理通知書且不在申請文件上做任何標記；應申請人的要求可以出具不受理通知書，此時的申請文件不再退回申請人，文件應當按照不受理程序進行處理。
3．確定收到日。在請求書左上方加蓋代辦處的收文章，註明文件收到日。
4．確定申請日。根據專利法第二十八條、專利法實施細則第五條的規定確定申請日。此時遞交日即為申請日，應當在請求書上加蓋申請日期章。
5．確定申請號。根據專利申請的類別，按順序給出申請號。兩份請求書上分別使用號碼型貼條和條碼型貼條。
6．審批費用減緩請求。根據國家知識產權局公布的《專利費用減緩辦法》以及審查指南的規定，對費用減緩請求進行審查，並在專利請求書相應的欄目內蓋章，註明審查結果。審查內容為：
（1）費用減緩請求書的形式審查。審查所註明的發明名稱、申請人是否與專利請求書壹致，簽章欄是否有申請人簽字或者蓋章。申請人、發明名稱不壹致或費用減緩請求書未簽字、未蓋章的，費用減緩請求不予批準。
（2）費用減緩理由及證明的審查。申請人陳述的減緩理由應當符合費用減緩辦法的規定。未提交證明、未陳述減緩理由或所提交的證明、陳述的減緩理由不符合費用減緩條件的，費用減緩請求不予批準。
7．核實文件。根據請求書第2頁的文件清單欄核實申請文件和其他文件的份數、頁數。發現不相符情形的，如申請人漏填、錯填項目，或者文件清單中所列文件實際未提交等，應當交給申請人確認，並由申請人處理。核實無誤的，在專利局審核欄內蓋“核實”章。
8．核實發明名稱。請求書首頁的發明名稱應當與請求書第2頁、說明書中的名稱壹致，發現不壹致時，應告知申請人進行修改。未修改的應當在專利局審核欄內註明該情況。
9．整理文件。
申請文件分為壹式兩份。其中只提交壹份的文件集中放在壹套文件內，如：費用減緩請求書、專利代理委托書等，稱為主文檔文件，也稱第壹套文件，第壹套文件應當選取最清晰的壹份文件。另壹套文件稱為第二套文件。外觀設計專利申請的彩色圖片或照片應當存入主文檔文件。
文件排序。兩套文件都應當按照以下規定進行排序。
發明或實用新型專利申請文件：專利請求書、說明書摘要、摘要附圖、權利要求書、說明書、說明書附圖、其他文件。
外觀設計專利申請文件：請求書、圖片或照片、簡要說明、其他文件。
其他文件排列順序：費用減緩請求書、費用減緩請求證明、非職務發明證明、提前公開聲明、實質審查請求書、實質審查參考資料、專利代理委托書等。
10．采集受理數據。受理人員按照受理數據采集規則的規定進行數據準備，錄入人員按照受理數據采集規則的規定，采集請求書中所有數據，並進行屏幕校對。屏幕校對無誤後進入數據校對程序。
11．校對數據。校對人員依據請求書對采集的內容逐項校對，錯誤的數據應當及時修改。校對無誤後，準備打印通知書。
12．發出受理通知書。打印受理通知書、費用減緩審批通知書或繳納申請費通知書各壹式兩份、數據校對單壹份。壹套通知書（含受理通知書、費用減緩審批通知書或繳納申請費通知書各壹頁）交申請人，另壹套通知書及校對單放入主文檔文件。各通知書上的審查員姓名不得使用代碼。
13．包裝文件。將剩余的申請號貼條和主文檔文件放在壹起，同壹申請號的兩套申請文件裝在壹個文件袋內，等待登記後寄交專利局受理處。
（二）受理寄交的專利申請
1．確定申請類型。依據申請人提交的專利請求書，確定專利申請類型。
2．受理審查。根據專利法實施細則第四十條的規定，審查專利申請文件是否符合受理條件。符合受理條件的，則申請文件進入受理程序。不符合受理條件的，按照不受理程序進行處理。
3．確定收到日。請求書上加蓋代辦處的收文章，註明收到日。
4．確定申請日。根據專利法第二十八條、專利法實施細則第五條的規定，確定申請日，加蓋申請日期章並登記掛號號碼。郵戳日不清晰，無法辨認的，以代辦處收到日為申請日，在請求書右上角記載“郵戳不請”並將信封歸入申請文檔。專利代辦處實際收到文件日超過寄交郵戳日15日的，應將信封歸入申請文檔。
5．確定申請號。根據專利申請類別，按順序給出申請號，兩份請求書上分別使用號碼型貼條和條碼型貼條。
6．審批費用減緩請求。參照三、（壹）6執行。
7．核實文件。根據請求書第2頁的文件清單欄核實申請文件和其他文件的份數、頁數。發現不相符情形的，如申請人漏填、錯填項目，應予以更正，更正時要使用修改符號以保留原始記錄，文件清單中所列文件實際未提交的，應在相應位置蓋“缺此項”章。核實無誤後在專利局審批欄蓋“核實”章。
8．核實發明名稱。請求書首頁的發明名稱應當與請求書第2頁、說明書中的名稱壹致，二者不同時應在請求書專利局審批欄內註明“請求書與……的發明名稱不壹致”。
9．整理文件。參照三、（壹）9執行。
10．采集受理數據。參照三、（壹）10執行。
11．校對數據。參照三、（壹）11執行。
12．發出受理通知書。打印受理通知書、費用減緩審批通知書或繳納申請費通知書壹式兩份，數據校對單壹份。壹套通知書使用掛號信寄交申請人，另壹套通知書及校對單放入主文檔文件。各通知書上的審查員姓名不得使用代碼。寄出的通知書應當由代辦處進行發文登記，以備申請人查詢。
13．包裝文件。參照三、（壹）13執行並收存信封。申請人寄交的信封應當按照時間順序整理收存，以備日後查詢。保存期為壹年。
（三）專利申請不受理程序
代辦處按照受理條件進行審查後，不符合受理條件的專利申請文件應當作不受理處理。
應當記錄收文信息，並在文件首頁加蓋收文日章。然後將不受理的理由註明在原始信封的封面上，將全部原始申請文件連同信封壹同寄交至專利局受理處。同時做好寄交發文記錄，以備查詢。
（四）申請文件的寄交與數據的傳輸
1．打印清單。將應寄交的專利申請文件放在壹起（不可與其他文件混裝），打印“寄交文件清單”壹式二份，代辦處存壹份，另壹份隨申請文件寄送專利局受理處。文件清單中的數量應與實際寄交文件相符。
2．每日寄交專利申請文件。向專利局受理處寄交專利申請文件應當每個工作日壹批，使用掛號信函（不得使用包裹方式）。第壹天受理的專利申請文件應在第二天寄出。每批專利申請文件應與傳輸的專利申請數據數量壹致，排列順序壹致，以便校核。
3．受理的專利申請原則上應在當天完成數據采集、校對工作。經過整理，校對完畢的專利申請數據應於第二天向專利局受理處傳輸。傳輸數據的時間應為每個工作日的8∶30-16∶30。