(壹)制定備案和不備案的範圍清單
界定歸檔範圍應把握的幾個方面:
1.關註地質數據的輸出來源
決策機關形成的地質科技文件材料屬於本單位最重要的歸檔範圍。生產機關形成的地質科技文獻資料的重要性，其次是從其他單位收集的資料。比如在項目驗收中，決策機關的驗收文件最重要，其次是生產管理部門的驗收意見；公司驗收、分公司驗收、單位驗收的效率壹步步下降。其他單位收集的資料只能存在於原始地質資料中作為參考資料。與本單位的科研或生產項目無直接關系的，應排除在原系列之外，只能作為日常使用的成果資料保存。
2.重視地質數據負載的信息含量。
反映重要學術研究、生產計劃和決策的內容比壹般事務性生產活動的記錄重要，典型問題比反映壹般問題的文件重要，方法和技術研究、經驗總結等文件比壹般生產日報重要。科技攻關和礦產勘查重大突破的材料，比壹般的生產研究和日常生產記錄更重要。
註意內容的獨特性，有些地質科技文獻資料是獨壹無二的、獨壹無二的或稀有的，內容的新穎性對用戶來說很重要。基層資料收集部門應根據本單位的資料形成情況列出歸檔範圍。
3.註意地質數據的形式特征。
數據的標題可以反映其具體內容、性能和功能。研究報告、工作決議、開發計劃、勘探部署、年度開發會議紀要等。，能反映重要的業務活動，反映重大業務工作的聲音和技術權威，具有較高的價值。壹般通信處理壹般技術事務，價值較低。根據文檔的特點，結合數據內容的綜合評價，可以更準確的判斷。
檔案時間是特定地質工作的歷史標誌。如油氣突破時間點。
不同的手稿有不同的價值，原稿、副本、草稿、終稿、原帶、加工帶也是如此。再比如底圖的價值和藍圖、成果圖的價值不壹樣。
(二)制定原始資料保管期限表
編制保管期表的目的是為了有效控制館藏總量增長，提高館藏質量，使有限的保管容量能夠存放更多高質量、精細化的原始地質資料。很多地質資料收集單位，因為資料量小，收集空間大，不做保管期限表，只做歸檔範圍和未歸檔科技文件資料範圍。還有地質檔案。為了爭取館藏豐富完整，覆蓋面廣，對具體資料的永久、長期或短期標註不確定，造成“擴庫”現象。
少數地質資料室根據自己對檔案鑒定原則的理解，強調“以我為主，上下貫通”，原始地質資料只由本機關保管，上下及其他來源的地質科學文獻資料不在歸檔範圍之列，妳不用管。這是基於檔案概念的“避免重復”歸檔思維的作用，在地質資料管理重在“資料利用”的現實中有點不合時宜。組織適量的上下級重復歸檔，有利於方便使用和災備保護。
鑒定要從全氏族的角度考慮，力求保持全氏族內地質資料的完整和齊全。在全族地質資料保存完整的情況下，部分地質資料的保存價值相對降低，而在保存不完整的情況下，剩余的原始地質資料的保存價值相對提高。
企業地質資料室和地質檔案建立鑒定標準的主要價值依據是:壹是原始地質資料的完整性，因為是地質檔案，完整性是必不可少的。二是信息內容是否可以替換。原始地質資料的保存主要考慮完整性，成果資料的打印保存主要考慮交換利用，實物地質資料的保存價值和效益都要考慮。地質資料的保存價值體現在兩個方面:內容的重要性和時效性。地質資料在壹定的利用期限內，其價值是很高的。過了這個時期，新的工程技術產生了新的數據覆蓋，原有的數據價值降低了。分別考慮重要性和時效性，綜合權衡，做出判斷。典型代表井只需保存巖心巖屑等物性數據，開發井巖心壹般不需要完整保存，重要層位只需保存重要的開發井即可。
1987國家檔案局下發文件檔案保管期限表。這不適用於地質資料的鑒定，只能了解其本質，作為原始地質資料鑒定中的參考。國家沒有頒布統壹的地質資料保管時間表。檔案有三個保管期限:永久、長期和短期保管。
在實踐中，原始地質資料的保管期限也可分為永久、定期和不定期三類。
地質測繪資料原始保管期限表
繼續的
繼續的
以上是國家測繪局1999頒布的《規定》中測繪資料保管期限的表格，現在應該修改了。隨著GPS的廣泛應用，省略了書面文件和資料，出現了新的測繪儀器，改變了原有的測繪程序。需要定義新的計算機生成數據和電子數據。
上表中，除了永久期限外，“壹至二級為永久，三至四級為五年”為固定期限，“直到有相同比例尺的新地圖出現”為不定期限設置。
其他原始地質資料的保管期限沒有統壹標準，由各歸檔單位根據自身資料制定；還有不少單位對原始地質資料不設置保管期限表，鑒定小組由本單位有關地質技術人員和地質資料管理人員組成。如果他們認為有保存價值就歸檔，地質報告只要求最終版本歸檔。礦業公司和相關研究所制定了歸檔規則，列出了需要歸檔的材料，但沒有設置保管期限。隨著現代地質科學技術的發展，按類別編制地質資料保管期限表的時機已經成熟。否則藏品太多，存儲容量難以承受。
(三)關於地質資料的保管期限。
不需要單獨確定成果的保存期限，其打印、復印視為提交上級庫，提供使用。收藏機構的主要功能是復制保存和提供使用。
成果地質資料之所以沒有保存期，壹是成果地質資料保存在原有的地質資料體系中，二是純粹為了方便使用而復制的成果地質資料，其存在也是通過歸檔管理的。但是，抄這本書並沒有“銘記歷史”的義務。
成果的地質資料歸檔利用。比如單位考慮復制某個檔案的地質資料22套，其中6套歸檔在成果數據庫中，每天提供給很多地質技術人員借閱；10套發放給相關科研、生產部門和技術負責人，供技術骨幹隨時查閱；三套用於向國家地質檔案館報送，這是國家基於礦業權管理提出的強制性要求，也是國家博物館的收藏來源之壹；還有3套暫用。
在確定印刷份數時，壹般考慮留有壹定的暫存量，以防利用率過高，損耗過大，被其他單位更換或索取。從上述22組地質資料的分布可以看出，地質資料的復制歸檔是為了利用而存在，是被管理的。
企業館地質資料的利用對象主要是行業和企業內部，而不是像圖書館那樣向社會提供開放服務。只有壹部分地質資料是公開的，按《地質資料管理條例》執行。對於已匯交國家地質檔案館的成果地質資料，未達到開放時限的(並非匯交國家地質檔案館的全部開放)，具有知識產權保護期，保護期內的成果地質資料不開放。如果任何人想在這個保護期內使用這些數據，他只能通過知識產權轉讓的渠道，與知識產權所有者和相關利益方進行協商，以獲得使用權。
如何鑒別從其他單位收集或購買的地質資料？首先必須存檔，因為有用所以收藏。要歸檔的副本數量由其利用價值和利用面決定。利用率值越高，需要歸檔的拷貝就越多。前提是產權人的許可。
(四)數據磁帶保存期限
人工地震數據的存儲期是永久的。然而，人工地震數據磁帶分為兩類:模擬磁帶和數據磁帶。模擬磁帶沒有相應的磁帶閱讀器及其制造商。目前模擬磁帶無法讀取數據，不方便銷毀，成為收藏的負擔。壹些單位通過相關軟件開發了模擬頻段轉換為數字頻段的技術。作者認為，模擬磁帶如果已經轉換成數字磁帶，或者在同壹區塊重新做了數字物探工作，取得了數據磁帶，就可以銷毀。這是因為模擬磁帶占用大量空間，新的數據信息可以替換模擬磁帶中包含的信息。
無論單位是否決定破壞模擬區，根據模擬區制作的地震處理報告、地震解釋報告等原始地質資料仍應永久保存。
由於存儲技術的快速發展，磁帶制造商不斷推出新類型的磁帶和新的磁帶讀取器及其支持的讀取和處理軟件。從而迫使磁帶數據不斷轉錄到新的載體上，否則原有的磁帶和磁帶閱讀器就會因為落後而被市場淘汰，導致和模擬磁帶壹樣的結局:數據無法讀取。新型磁帶和磁帶閱讀器的上市周期約為1 ~ 3年。如果原來的舊型號的磁帶上的數據無法讀取，那就是數據垃圾。因此，抄錄和復制地震數據已成為許多采集單位的負擔。
地震磁帶的保存期不是磁帶載體本身，而是磁帶上承載的數據和信息。壹般來說，磁帶上的數據和信息是永久保存的。然而，為了永久保存數據和信息，需要不斷地將載體上的數據和信息遷移到新的可讀載體上，如硬盤、光盤、新型磁帶等。有的企業還把數據保存到數據倉庫的陣列盤上，目前網上存儲數據的雲盤不多，主要是怕數據泄露和黑客攻擊。
地質勘探工程技術人員在壹個地質塊體中進行人工二維地震，獲得該塊體的二維地震數據及數據周圍的其他記錄信息。應該保存多久？考慮到技術信息的數據，在該區塊進行新的二維人工地震勘探，獲得新的二維數據信息之前，應永久保存。重新部署該區塊的2D地震勘探數據後，不需要保存以前的2D地震勘探數據。如果說保存純粹是因為它的歷史價值，作為它的信息利用價值，在第二個項目中已經被2D和三維地震勘探獲得的數據所取代。理論上，由於技術和設備的進步，二次勘探獲得的數據和信息會更接近客觀實際。就磁帶數據的保存期限而言，不定期定義更為合適。壹般來說，在對該區塊進行新的勘探以獲得新數據之前，它不會永久保存。這裏我再次強調的是原生態的“數據”和“信息”，不包括載體。
(五)實物地質資料的保管期限
實物資料主要是巖心巖屑和標本，行業內沒有統壹的保存期限表。在實踐中，企業壹般分為三種:永久存儲、定期存儲和不定期存儲。定期存儲，各單位操作也不壹致，壹般分為10、5、3年、1年四個檔次。不規則是指該區的物性數據非常少，即使井的物性數據沒有礦產價值，在該區新探井的物性數據被替換之前，它仍然是珍貴的。至於將來什麽時候探索獲得這方面的新的物理數據，是不確定的。有些單位資金實力雄厚。探井巖心現場清理後，他們會將其壹分為二，壹半永久保存，另壹半用於實驗分析和觀測。有些單位，因為實物數據量少，除了實驗分析，永久保存。在其他單元中，探井的物理數據被永久保存；開發井的物理數據沒有定期保存，所以壹段時間後會清理。筆者將結合本書中的“實物資料的後期整理”來闡述。