各單位檔案部門對本系統、本單位的聲像檔案工作進行監督和指導；收集、保管和有效利用本單位的聲像檔案。第五條聲像檔案是歸檔單位全部檔案的重要組成部分，必須實行集中統壹管理。第二章視聽資料的歸檔和整理第六條視聽資料應當在下列範圍內歸檔:
(壹)本單位主要職能活動和重要工作成果的聲像材料；
(二)參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的領導人、知名人士的視聽資料；
(三)本單位組織或參與的重要外事活動的音像資料；
(四)本單位重要工程建設、重大技術改造和技術引進中形成的聲像材料；
(五)本單位和本地區重大事件、重大事故、重大自然災害等異常情況和現象的聲像材料；
(六)本地區的地理概況、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光、民俗風情和著名人物的音像資料；
(七)其他具有保存價值的視聽資料。第七條視聽資料應當按照下列要求歸檔:
(壹)屬於歸檔範圍的聲像材料，形成部門和人員應當及時向本單位檔案部門歸檔，不得私自保存或者據為己有；
(二)歸檔的視聽資料必須是原件和原物，底片應與照片圖像壹致；
(三)歸檔的視聽資料必須圖像清晰、聲音清晰，底片不得磨損；
(四)對於需要永久、長期保存的視聽資料，歸檔單位應當制作成光盤。光盤、錄音帶、錄像帶、磁帶應同時歸檔，分類編目，分別保管，並標有交叉參考號；
(五)歸檔的數碼照片必須按照規定的格式和規格制作成光盤；
(六)歸檔的視聽資料應當有相應的文字說明；
(七)歸檔時，應填寫歸檔清單壹式兩份，雙方各執壹份備查。第八條聲像檔案應當按照不同的保管期限和載體進行分類和編號。
聲像檔案的保管期限分為永久、長期和短期。保管期限的劃分按照國家檔案局《政府檔案保管期限規定》及其他有關規定執行。第九條照片檔案應按全宗保管期限-年-問題分類。照片的排列應在分類方案的最低類別，按問題發生的時間和重要程度排列，形成文件。照片檔案的編號(即照片號)由全宗號、保管期號、卷號和張號組成。
照片文件的描述包括標題、照片號、底片號、參考號、時間、拍攝者、文字描述七項內容。標題要簡潔，準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、原因等要素要齊全。書面說明只是對題目內容的補充，其他需要說明的事項也可以在此欄說明。照片所有權不屬於單位的，應當註明照片的著作權和來源。
照片檔案卷內內容包括:照片號、標題、時間、頁碼、底片號、備註。第十條底片檔案的編號(即底片號)由全宗號、保管期號和張號組成。
底片的檔號應粘貼在膠片感光乳劑面的邊緣，不得汙染膠片。
將底片文件放入底片袋中妥善保管，壹次壹袋，並在底片袋右上方註明底片編號。對於沒有底片的照片，應復制底片，並在底片袋的左上方標明“F”字樣。對於底片的復印件，應在底片袋的左上方標明“K”字樣。
根據膠片文件編號，將膠片袋依次插入膠片本。第十壹條錄音帶、錄像帶、錄音帶、光盤的整理，壹般按其內容在全宗內進行分類。相同內容的序號應當按照歸檔時間順序編制，少量的序號可以不分類直接按照歸檔時間順序編制。其序列號由全宗盒(盤)組成。
歸檔的錄音帶、錄像帶、磁帶和光盤應進行標記、編號和簡要說明。
存檔的錄音磁帶應簡要說明演講內容、演講人姓名、職務、錄制日期、分類、磁帶長度(時間)等。
歸檔的錄像帶應簡要說明內容、格式、語言、分類、規格、聲跡、磁帶長度(時間)等。
歸檔的磁帶和光盤應簡要描述存儲文件的內容、運行軟硬件環境、版本號、文件的完整性和準確性等。