行政文員如何去管理檔案，我要寫啊

第五章檔案管理制度第壹條為加強檔案管理和信息保密工作，保護所內職工的著作權和全所的知識產權，推動消防所技術進步和產業發展，根據國家有關法規及本所實際情況，特制定本管理制度。第二條研究所的檔案管理工作由行政管理中心基地保障部全面負責。檔案歸檔按組織機構+年代分類法。第三條檔案分類（壹）資質證照類；（二）基建類，；（三）人事檔案類；（四）文書類；（五）工程管理類；（六）技術研發類；（七）教學培訓類；（八）合同協議類；（九）書籍類；（十）財務類；（十壹）其他類。第四條檔案歸檔及保管：（壹）資質證照類，研究所及所屬企業的各類資質、證照。由行管中心負責整理隨時歸檔；（二）基建類，包括我單位（甲方）所有基建類項目的土地局、規委、建委等相關單位批復文件、工程設計圖紙、土建設計方案、各類配套設施的設計各類施工合同（原件隨時報檔案室歸檔）等所有原件，在施工階段由基建辦負責整理歸檔，完工後30天內整體移交研究所檔案室；（三）人事檔案類，除所有員工原始檔案統壹報專業人才中心代管外，研究所對每位員工建立個人發展檔案，包括員工登記表、考核、培訓情況、身份證、學歷證、學位證復印件、勞動合同、薪資調整、個人工作總結計劃等，由行管中心人力資源部負責整理歸檔，並於次年的1月份移交研究所檔案室；（四）文書類，包括企業發展規劃、所有上下行文、工作計劃總結、各類報告、建議、論文、會議紀要等，研究所由行管中心辦公室負責整理歸檔，其他部門及所屬企業平時各自獨立歸案，但須於次年的1月統壹移交研究所檔案室；（五）工程管理類，包括承攬的各類工程項目的管理及施工等，從項目招投標開始至工程驗收全過程，包括合同（所有簽訂合同原件，在工程部存檔同時，行管中心檔案室也須隨時存檔壹份原件）、工程洽商、工程預決算等所有文件原件按時間順序由工程部門負責歸檔。在工程全部竣工並交付甲方使用後30天內，由工程部經主管領導簽字後整體移交研究所檔案室歸檔。（六）技術研發類，包括各類新產品研發過程、專利申報過程、制定的各類技術規範標準等，平時由各研究室負責整理歸檔，在次年的1月份整體移交研究所檔案室；（七）教學培訓類，包括所有教學類檔案，以專業班為單位從開學到結業包括教學大綱、招生簡章、講義、考試、學籍檔案等全部培訓資料由培訓中心負責整理歸檔，並以學生結業為時間截點移交研究所檔案室，日常工作如工作總結計劃、報告等則於次年的1月份統壹移交研究所檔案室；（八）合同協議類，凡以研究所、所屬各部門及所屬企業名義對外簽訂的各類合同，包括商務、合作、工程施工、工程管理、材料采購等各類合同，在合同簽訂後隨時報1 份合同原件至研究所檔案室存檔；（九）書籍類，包括各類研究所購買書籍，訂閱各類報刊雜誌等，隨時交研究所檔案室存檔；（十）財務類，由財務管理中心負責整理歸檔，並以隔年移交的方式，於次年的1月份移交到研究所檔案室統壹存檔，如2007年需移交2005年財務檔案；（十壹）其他類，由研究所各部門及所屬企業外出工作時獲取的客戶資料、技術文件、行業調查報告等，以及無法準確分類的其他所有應歸檔的各種材料，均由行管中心基地保障部負責整理歸檔。第五條研究所設檔案員1名（可兼職），其具體職責如下：（壹）負責研究所文書類檔案的歸檔、整理、分類、保管，為分析、總結、部署及調度工作提供準確、可靠的依據；（二）按規定明確歸檔範圍，及時搜集立卷，嚴格立卷質量和保管期限；（三）定期檢查檔案狀況，對破損和字跡消退的檔案及時修復、摘抄，最大限度地延長檔案的壽命；（四）認真編制必要的檢索工具，積極做好檔案信息資源的開發利用工作，使其發揮應有的效益，編制各種輔助表冊，擴大利用服務範圍，提高檔案的利用效益；（五）嚴格執行借用審批手續，對檔案借用、復印情況及時登記，對借期已滿檔案應及時催還；（六）落實好檔案工作的各項規章制度，認真學習檔案法規和處理程序，加強檔案業務訓練，努力提高自己的業務水平和管理水平。第六條檔案保密（壹）檔案室的鑰匙存放於研究所檔案員處，不允許轉借他人；（二）增強保密意識，對檔案復印或摘錄，須經保管該檔案的研究所（部門）領導批準，並要做好登記；（三）原則上對非本研究所人員禁止借用檔案，特殊情況須經總經理批準後方可借用，並及時收回；（四）檔案員不得外泄檔案中的秘密或隨意談論涉密檔案內容；（五）對清繳、銷毀的檔案資料應嚴格履行審批程序並做好記錄。第七條各部的經理、項目負責人、技術主管、主任工程師為本部門保密工作的第壹責任人，全面負責技術資料、文件的保管工作，並應指定專人及時整理和清除無需保留的技術文件。第八條處在調研、運作階段的各類項目，不得以任何形式向外界傳播，如有必要進行宣導時，需如實填寫《對外宣導審批單》，報分管副所長審批，確立對外宣傳的形式、範圍、內容。私自傳播（包括但不限於在網絡、期刊、雜誌、書籍、口頭等形式）並引起不良後果時，首先追究部門負責人的責任，並執行員工保密協議。第九條處在調研、運作階段的各類項目，不得在所內刊物、文件中登載、傳閱，如須傳閱時，必須由分管副所長審核內容。第十條處在調研、運作階段的各類項目有關文檔，已成定稿的，由行政管理中心存檔壹份（包括文檔和電子版），部門存檔壹份並做好登記造冊，統壹管理，草稿、手稿、修改手稿等未成文稿件壹律銷毀。未成文稿件不得在任何場合使用、復制、傳播。第十壹條在各類傳媒，以所名義向媒體發布文章、新聞時，應由部門經理審批，並得到副所長或總工程師辦公室批準後方能發表。第十二條鼓勵所內職工進行各類創作，但必須嚴守所內秘密。第十三條所網絡負責人負責互聯網信息安全，導致網上信息泄密和損失，由網絡負責人承擔相應責任。第十四條未經審核發表的任何信息，導致不良影響和後果的，由撰寫人承擔相應責任。第十五條審核不嚴導致不良後果的，由審核人承擔相應責任。第十六條罰則研究所各類檔案管理不規範或造成損失，必須對直接責任人及部門負責人追繳直接經濟損失，並視情況追加200-1000元的罰款。對於泄露研究所秘密的員工，視情節及後果，依據研究所《保密制度》，結合研究所與其簽定的《保密及不競爭協議》給予相應的處罰，並責成其賠償經濟損失。第十八條檔案使用流程：使用檔案部門填寫申請單 → 按權限審批 → 在辦公室填寫使用檔案借閱申請單 → 檔案室核對辦理借閱手續 → 按時退還。第十九條所下屬公司、工作站參照本制度執行，可另行制定本單位的檔案管理制度。第二十條本管理制度自發布之日起執行。