1.使用EDI的優勢
1.減少紙張消耗。根據聯合國的調查，壹筆進出口貿易，雙方需要交換的文件和表格約200份，因紙張、書寫、印刷和錯誤可能造成的總費用約為貨物價格的7%。據統計，美國通用汽車公司采用EDI後，每輛車可節約成本250美元，按每年生產500萬輛車計算，可產生經濟效益654.38+0.25億美元。
2.減少了大量重復性工作，提高了工作效率。如果沒有EDI系統，即使是高度計算機化的公司也需要頻繁地將外國數據重新輸入其計算機。調查表明，壹臺計算機輸出的數據中，多達70%需要輸入到其他計算機中，這既費時又容易出錯。
3.EDI使雙方以更快、更有效的方式進行交易，大大簡化了訂貨或備貨的過程，使雙方及時充分利用各自的人力物力。美國DEC公司應用EDI後，庫存周期從5天縮短到3天，每筆訂單成本從125美元降低到32美元。新加坡采用EDI貿易網絡後，貿易的海關手續從3 ~ 4天縮短到10 ~ 15分鐘。
4.EDI可以改善貿易各方之間的關系，制造商可以準確地估計未來對貨物的需求，貨運代理可以簡化大量的出口文書工作，商家可以提高庫存的效率，大大提高自己的競爭力。
EDI技術是電子郵件技術的自然發展。電子郵件的應用和發展極大地提高了人們的辦公效率，將其應用於商務的願望推動了EDI技術的發展。
電子數據交換和電子郵件既有聯系又有區別。從交流的角度來看，EDI和e-mail有相似之處，但也有明顯的區別。例如，電子郵件通過交換網絡將人們聯系起來，使人們可以通過交換網絡快速準確地交換信息，而EDI通過交換網絡將兩個計算機系統連接起來，例如，將服裝進出口公司的計算機系統與海關的計算機系統連接起來，從而簡化了報關手續。因此，EDI是通過交換網絡在計算機之間傳遞商業信息。另外，e-mail和EDI的另壹個很大的區別是，e-mail存儲和傳輸的信息是用戶(人)之間的信息，只能由人閱讀，不需要壹定的格式(當然，妳在使用e-mail的時候，最好在信中加上前面的地址和後面的信息，否則對方可能會有意見)。而EDI通信則不同。EDI通信的雙方是計算機，本質上是計算機上的軟件。軟件不是誰都聰明，什麽格式都能看懂。軟件之間的通信需要格式化信息內容。而且EDI通信內容主要是貿易中的單據和報表，這就使得格式化信息成為可能，這也是EDI和e-mail的另壹個區別。
例如，電子郵件傳遞普通信件，而電子數據交換傳遞文件和表格。但無論投遞什麽內容信息，都要把這些要投遞的內容裝入信封，寫上收件人地址，貼上郵票，投入郵箱。換句話說，溝通過程是壹樣的。
EDI不是用戶之間簡單的數據交換系統。EDI用戶需要按照國際通用的報文格式發送報文，接收方也需要按照國際統壹的語法規則對報文進行處理，這將導致其他相關系統的綜合EDI處理。整個過程自動完成，無需人工幹預，減少了誤差，提高了效率。例如，壹家工廠采用EDI系統，通過計算機通信網絡接收用戶的EDI訂單。工廠的EDI系統立即檢查訂單是否符合要求，工廠是否收到訂單，然後向用戶發回確認信息。工廠的EDI系統根據采購訂單的要求核對庫存，必要時向相關備件和配套設備制造商發出EDI采購訂單；向鐵路、海事和航空部門預訂車輛、艙位和集裝箱；通過EDI聯系保險公司和海關，辦理保險手續，辦理出口手續；向用戶開具EDI發票；通過電子數據交換與銀行結算。從訂貨、驗貨到零件訂購、辦理相關手續、開具發票全過程由電腦自動完成，快捷準確。
第二，電子數據交換的應用
EDI用於金融、保險和商品檢驗。
EDI用於金融、保險、商檢等領域，可以實現外經貿的快速流轉和可靠支付，減少跨行轉賬所需時間，提高可用資金比例，加快資金流動，簡化手續，降低經營成本。
EDI用於外貿、清關和報關。
EDI用於對外貿易可以提高用戶的競爭力。EDI用於清關和報關，可以加快貨物的通過。