國家機關工作人員依法執行公務需要查閱檔案時，檔案所有者應無償提供。第四條 市和區、縣人民政府檔案行政管理部門對本行政區域內檔案管理依法進行監督和指導，其職責是：
（壹）監督、檢查檔案法律、法規和規章的執行情況，依法查處檔案違法行為；
（二）進行檔案業務指導，組織檔案業務培訓；
（三）組織檔案資源開發、利用，提供檔案業務咨詢和服務。第五條 非國家所有的、社會組織的下列資料，應當列入檔案管理的範圍：
（壹）單位的設立、變更、終止及清算資料；
（二）土地利用、基本建設及環境保護資料；
（三）資信評估及法律事務資料；
（四）員工聘用、保險及勞動保護資料；
（五）股權、債權、債務、合同資料；
（六）財會、物價、稅務、審計、統計、技術及年檢資料；
（七）經營管理、業務活動中涉及公***利益及他人合法權益的資料；
（八）其他應當列入檔案管理的資料。第六條 個人所有的下列資料，應當列入檔案管理的範圍：
（壹）反映社會變遷、重大事件的文字、圖表、聲像、照片、實物資料；
（二）反映民族、民俗、宗教、名勝、古跡的文字、圖表、聲像、照片、實物資料；
（三）歷史人物、知名人士的文稿、信劄、日記、譜牒、聲像、照片、實物資料；
（四）其他應當列入檔案管理的資料。第七條 本規定第五條、第六條規定列入檔案管理的資料，同時是文物的，按國家有關規定管理。第八條 非國家所有的、社會組織的檔案，由其單位自行收集、整理、保管和利用。檔案所有者或管理者應當建立、健全檔案管理制度，采取必要的保護措施，防止檔案的損毀或丟失。禁止塗改、偽造或擅自銷毀檔案。
個人保存的檔案應當妥善保管，防止損毀或丟失。第九條 檔案所有者不具備保管檔案條件的，可以向檔案行政管理部門提出代為保管申請。檔案行政管理部門接到申請後，應當在3日內依據本規定審結，符合條件的，2日內向申請人發出檔案代為保管通知書，並通知檔案館代為保管；不符合條件的，2日內書面通知申請人並說明理由。
檔案所有者保管檔案條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀或不安全的，檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購。第十條 檔案所有者可以向市或區、縣檔案館寄存或者出賣其檔案。嚴禁賣給、贈送給外國人或外國組織。第十壹條 檔案所有者有權公布其檔案，但向社會公布時，應當遵守國家有關規定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人合法權益。
檔案館對寄存檔案的利用與公布，應當征得檔案所有者的同意。第十二條 對具有重要價值或者應當保密的檔案及其復制件需要攜帶、運輸或郵寄出境的，檔案所有者應向市檔案行政管理部門提出申請，經審核後在20日內作出行政許可決定。海關憑批準文件查驗放行。第十三條 非國家所有的、社會組織的檔案，因單位終止的，其檔案歸屬依法向變更後的單位移交；沒有接受者的，檔案行政管理部門有權代為保管，必要時，可以收購或者征購。第十四條 違反本規定，將檔案賣給、贈送給外國人或者外國組織的，由檔案行政管理部門依照《中華人民***和國檔案法》及有關法律、法規的規定實施處罰。第十五條 檔案行政管理部門工作人員不依法履行職責、玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊的，依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。第十六條 本規定列入檔案管理範圍的檔案，法律、法規、規章另有規定的，從其規定。第十七條 本規定自2004年3月1日起施行。