“基礎數據采集-----出口/進貨數據明細錄入”，進入操作窗口，點擊“增加”進入編輯窗口進行數據錄入，具體要求如下：
關聯號：必錄內容，壹個年度內不能重復，壹次申報可以有多個關聯號。
1、企業按“2位年+2位月+2位號批次+4位順序號”有規則編排關聯號。必須保證每壹個關聯號下的進貨和出口數量相等，並且換匯成本正常。2、對多條進貨（出口）對應壹條出口（進貨）或多條進貨對應多條出口的，可使用壹個關聯號；
部門代碼：只有分部核算單位錄入。在“部門代碼”維護完成後，點擊下▼選擇。註意：進貨和出口的部門碼必須壹壹對應，同壹部門碼項下同壹商品的進貨和出口數量必須相等；
部門名稱：系統自動生成；
申報年月：本次申報的退稅所屬期，如“200704”，以本次申報報關單中日期最遲的月份為申報月份，如：本次申報有3份報關單，出關日期分別為“20070115”、“20070103”、“20070319”，那麽本次的申報年月為“200703”。但遇到有退稅率調整的，要分開申報。此欄按系統進入時顯示的“當前所屬期”自動生成，亦可以更改，為了操作方便並保證準確錄入“申報年月”，建議在每次數據采集前，先對“當前所屬期”進行更改。
申報批次：本月第幾次申報，如第壹次輸入“1”。
序號：四位數字碼，特別註意，序號壹個關聯號內不能重復。如果壹個月內有多次申報，可以按順序連續編排。在數據錄入時，可以都輸入“1”，在所有數據錄入結束後，進行數據分解，然後進行“序號重排”，建議按批次加順序號進行物理排序。
出口進貨標誌：錄“0”，表示既有進貨又有出口；“1”表示只有進貨；“2”表示只有出口；
稅種：增值稅選“v”；消費稅選“c”；
出口發票號：即企業出口商品的定單外運編號；
報關單號：12位，由報關單右上角“海關編號”9位碼＋0＋商品項號組成。註意：1、當報關單上只有壹條記錄時，錄入“9位碼＋0＋商品項號01”；2、當報關單上有多條記錄時，有幾條記錄要逐條錄入幾次，在9位碼後面第壹條加“001”，第二條加“002”，以此類推；3、假如關單上有4條記錄，其中第三條不申報退稅，錄入時則不錄入“003”項，錄第4條記錄直接跳到“004”。
出口日期：輸入報關單中的出口日期。
美元離岸價：錄入實際離岸價，計算換匯成本的依據，如報關不是FOB成交價，就換算成FOB價後錄入。
核銷單號：7位碼，見核銷單右上角或報關單內的批準文號，如“069956703”，數字間不得留空格。委托代理出口的，此欄也應錄入，否則審核出錯。
代理證明號：若是委托其他外貿企業代理出口的貨物，輸入外貿企業提供的“代理出口貨物證明”右上角12位碼（即2位年份+4位地區碼+4位順序碼+2位項號）；項號錄入規則同報關單項號；若自營出口的，此項為空
遠期收匯證明：屬遠期收匯的，錄入外經貿主管部門出具的遠期收匯證明號；非遠期收匯的，此項為空，不得錄入任何內容；
出口備註：可錄可不錄。
商品代碼：見關單商口明細中“商品編號”，區分以下情況錄入：
1， 8位商品碼
①商品編碼僅為8位的，錄入8位商品編碼後補加“00”補足10位碼；
②同壹商品名稱相同，對應不同的征稅稅率，如征13在10位商品編碼後加1，征17則加2（註意）。
商品名稱：系統自動生成，和報關品不壹樣，也無需改動
單位：系統自動生成，不能改動
出口數量：與系統內商品代碼對應計量單位的關單上相應數量
進貨憑證號：10位發票代碼+8位號碼；
退消費稅的，進貨憑證號錄消費稅專用稅票號碼，該號碼錄入，系統自動補錄到專用稅票號碼欄。
分批批次： 開具增值稅專用發票分割證明的必須錄入，若增值稅發票數據1000，本次出口400，結余600，則本次錄入分批批次“1”；下次用分割單申報時錄入分批批次“2”。
供貨方納稅號：按進貨憑證的對應內容錄入；
進貨數量：與系統內商品代碼對應計量單位的相應數量，錄入的數量只能等於或小於關單數量並且與“出口數量”壹致；進貨憑證的計量單位與系統內商品代碼對應計量單位不壹致的，要按與系統內商品代碼對應計量單位進行轉換後，錄入對應的數量；委托加工後出口的貨物，錄入原材料的專用稅票時按加工收回的出口數量錄入“進貨數量”，加工費或輔料、包裝物等的“進貨數量”為空。如果委托加工後出口的貨物，其原材料是進料加工的進口料件，則錄入加工費的專用稅票時按加工收回的出口數量錄入“進貨數量”，輔料、包裝物等的“進貨數量”為空。購進其他外貿企業調撥的貨物出口的，按分割單的數量錄入“進貨數量”，增值部分的“進貨數量”為空。（特別說明：上述金額錄0時，不要在備註欄加“WT”）。
計稅金額：即專用發票上的“計稅金額”；
法定征稅稅率：錄入該產品的征稅率，增值稅為17或13；消費稅從價定率的按小數點方式錄入，如10％，錄入0.1；從量定額的錄入單位稅額。
稅額：自動生成。如果生成的稅額比發票上的稅額大，要進行修改，小的可以不作修改，按回車進入下個字段；
退稅率：系統根據商品碼自動生成；
可退稅額：自動生成；
申報標誌：空 : 該記錄處於未申報狀態 R : 該記錄已確認需要申報。
上述標誌不需錄入，系統自動生成；
以上完畢後，點擊“保存”，按提示進行確認或確認並繼續追加。
註意：退消費稅的，在上述增值稅數據采集完成後，再進行消費稅進貨數據采集即可，不需要再做出口處理。
在所有數據錄入結束後，進行數據分解，數據分解後分別在出口錄入和進貨錄入中進行“序號重排”、“審核認可”。
（二）數據加工處理
實退稅數量以下為空，並不為錯，數據加工處理後將出現數字。
①進貨出口數量關聯檢查：對同壹關聯號，同壹商品碼下的進貨和出口數量進行檢查。
執行“數據加工處理\進貨出口數量關聯檢查”（此步必做，否則申報數據容易出錯，並且退稅申報明細表中的出口進貨金額、退稅率、應退稅額等欄目數據無法生成）。如果檢查結果出現錯誤標誌“E”或“W”，則需對錯誤數據進行調整。關聯檢查後有“E”錯誤，必須檢查。
②換匯成本關聯檢查
建議要求所有外貿企業均在系統配置中設置換匯成本的檢查。
③預申報數據壹致性檢查
④生成預申報數據。
在關聯檢查結果未出現“E”的情況下，進行如下處理：
預申報：點擊“數據加工處理” 之“生成預申報數據”，依提示生成壹個文件夾，將該文件夾壓縮命名為本單位的海關代碼，在國稅網站上進行預審。輸入關聯號≤“”，在空白處輸滿“9”，生成預申報數據。
（三）、預申報及預審
1稅務機關反饋預申報審核結果。
2業根據反饋的預申報審核結果調整申報數據，準備正式申報。
關於預申報的方法，各個地方處理不盡相同，有些是上傳國稅網，有些是上申報大廳申報
（四）、退稅正式申報
正式申報：執行“預審反饋處理---確認正式申報數據”將數據提交到“正式申報環節”。
1、生成申報數據並打印申報表
①、 查詢並打印退稅申報表
確認申報數據準確無誤後方可打印表格。
打印明細申報表：在“退稅申報本次申報明細”和“退稅進貨本次申報明細”中，執行“擴展功能”申報表打印，預覽無誤後，點擊打印及可。
②、生成並打印匯總表
匯總表的主要內容根據明細表數據自動生成，但企業可以進行修改。註意以下內容是否有誤：
申報年月
申報批次
總進項金額
申報退稅額
打印匯總表，同上。 打印主要對“擴展功能”。
註意壹點：匯總表上的應退稅額和進貨稅額可能和明細表上有點小差異，修改的方法是：1應退稅額要達到三表統壹2進項稅額要求和進貨明細表的數據統壹，和出貨不統壹，不影響退稅申報
上述操作後，若發現有錯誤或已申報數據中無數據，點擊“撤銷本次申報”，重新進行數據加工處理、生成申報。
③、生成退稅軟盤：
執行“數據統計上報\生成退稅申報軟盤”，選擇路徑後點“確定”。生成申報軟盤***12個文件：
建議：每壹次申報按“申報年月＋批次”在硬盤建立壹個文件夾進行數據備份，以防軟盤損壞，避免批次及序號重復。
2、整理裝訂單證
按照出口明細表順序逐票整理裝訂單證：增值稅專用發票、消費稅須報消費稅（出口貨物專用）繳款書、收匯核銷單、出口報關單、出口發票。 有不了解的地方可以追問，希望對妳有幫助``！