出口退稅業務有個最晚申報截止日期，即當年度出口的最晚需要在次年的4月份申報期即4月18日截止前進行正式申報。出現上面這個提示需要做免稅申報的，說明該筆上年度出口的業務未在本年4.18前正式中報退稅，企業應檢查下是否有還未申報退稅的業務，如確實有那麽需要判斷是否還能退稅，若確信不能退稅的則做免稅申報即可(根據財政部稅務總局公告2020年第2號的規定出口退稅最晚申報期限取消了，即不再要求出口企業必須在第二年4月份申報期截止前申報退稅，超過該期限的也可以正常辦理退稅，那麽對於免稅申報來說也就沒有最晚期限了(原來規定免稅申報必須在第二年5月申報期截止前申報超期的改為征稅)，因此到了第二年4、5月份的時候，企業需要對還沒有辦理退稅的確認下是否還能退稅，如果能的話就等著單據齊信息齊收匯等條件達到後申報退稅即可，如果不能退稅的，那麽就改為兔稅申報，理論上講該退稅申報和免稅申報可以無期限拖下去，
對於外貿企業，由於出口後不論是享受退稅還是免稅的都在申報增值稅時直接填寫在附表壹第18欄(跨境應稅行為填寫在第19欄)和主表第8、9欄，並在減免稅申報明細表中的第8欄“出口免稅”項目中填列(跨境應稅行為填寫在第9欄，因此外貿企業發生超期未申請退稅需要改為免稅申報的，其增值稅申報表不需要調整。
對於生產企業，由於采用兔、抵、退辦法退稅，其出口銷售額在符合退稅時直接填列在附表壹第16欄(跨境應稅行為填寫第17欄)和主表第7欄的“免抵退稅”銷售額，在發生不能退稅需要改為免稅時，需要把原來的免抵退銷售額改為免稅銷售額，即需要把免抵退銷售額調整到附表壹第18欄(跨境應稅行為填第19欄和主表第8、9欄，並需要在減免稅申報明細表中填列在第8欄“出口免稅”項目中。
另還需要把相應的單據按出口日期裝訂成冊留存備查：出口貨物報關單出口發票、直接外購出口的購貨發票、委托出口的代理出口貨物證明等
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