標題和主題詞有* * *特點，有相似之處，也有相通之處，都是反映主題和語言，但性質、用途和寫法有本質區別。以下描述方便基層單位的同誌和初學者區分。
論公文標題
標題是表示文章、作品等的簡單句。公文標題是表明公文主要內容的總稱，用於揭示公文的主要內容和寫作目的，便於公文的閱讀和處理，是撰寫案卷標題和編制檔案檢索工具的基礎，是公文的重要組成部分。
公文標題要求表述準確、主題鮮明、重點突出、文字簡練、格式規範。壹般由發文機關名稱、內容(即公文主題，即行文理由)和語言三部分組成。比如《國務院關於加強血吸蟲病防治工作的決定》，其中“國務院”是簽發機關；“關於加強血吸蟲病防治”是理由；“決定”是壹種語言。壹般由介詞“about”和表達主要內容的短語構成介詞結構。
公文的主要內容應當簡明準確地概括。比如某市人民政府對歷年制定的規範性文件進行清理，有幾十個* * *應該廢止。在發文時，顯然不可能把這些廢止的規範性文件的所有標題都列為原因。即使只寫了壹條，“平等”二字也太長了，但概括為“廢止部分規範性文件”，清晰簡潔。
批準或轉發文件的標題壹般由三部分組成:批準或轉發機關的名稱、批準或轉發文件的標題、文字。比如《湖南省政府關於批轉國土資源廳關於部分市縣違規批地報告的通知》。批轉公文標題時，要杜絕“關於”、“關於”、“通知”等介詞和語言的重疊。同時需要註意的是，除規範性文件批準外，不賦予原標題標題。
帶前綴的下遊公文，標題中可以省略發文機關名稱，已公布、告知的公文可以只註明文種，但不能省略上位文字。標題中，除法律法規標題外，壹般不使用標點符號。要寫的公文標題壹定要準確選擇和標註，語言不能自己造。
如果標題過長或者中間需要停頓，可以用空格或者換行符來表示。標題安排要對稱美觀。除了字數較少的單行標題外，兩行以上的標題可以排列成寶塔形，也可以排列成等長的雙行或三行平行形。轉行時，不要拆開特殊名詞，甚至人名、地名、機構名等詞語。例如:
國務院關於依靠科技振興農業的意見
關於加強農業科技成果推廣的決定
公文的標題位於頁眉下方的中間位置，壹般在頁眉和標題之間，用紅線作為區分標誌。如果正式文件沒有前綴，標題應放在公函文件頭的組織名稱下紅線的下方中心位置。
論公文的主題詞
公文主題詞也叫關鍵詞。是指在公文中最能代表內容特點、最能說明問題、起關鍵作用的詞語。是指用於揭示公文主要內容的、經過規範的詞語。用於提供按主題檢索公文的檢索標誌，即按主題和語種進行檢索，為用現代信息處理手段處理和管理公文奠定了基礎。
《中共中央辦公廳關於印發〈中國公文處理規定〉的文件通知》(1996號)規定，“主題詞按照上級機關要求和公文主題詞表標註，主題詞位於抄送機關上方。”《國家行政機關公文處理辦法》(國發〔2000〕23號)文件規定:“公文應當標註主題詞。以上文字按上級要求標註主題詞。”因此，報送的公文應根據上級要求標註主題。如果發公文，就得用自己的詞庫，防止隨意。
壹篇文獻至少有兩個主題詞，通常不超過七個。比如官方文件《湖南省政府關於深化企業扭虧增盈工作的通知》，有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個主題詞。從這裏也可以得出結論，主題詞必須準確反映公文的內容特點和類別，具有層次性，不能與標題混淆。
以《湖南省公文主題詞表》為例，選擇主題詞的原則和方法是:從“類詞”到“類屬詞”，從內容到形式。《湖南省公文主題詞表》將主題詞表分為三個等級。第壹層是學科領域的分類，比如‘綜合經濟’，‘財政、金融’等等。第二層是類別詞，即主題詞的具體分類，如'工業'，'交通'，'能源'，'郵電'。“可見，類別詞類似於公文所在行業的劃分，有時也類似於政府部門的劃分。《湖南省公文主題詞表》第壹層分為13大類，包括綜合經濟、工業和通信、能源、郵電、旅遊、城鄉建設、環境保護、農林水利、氣象。第二層是13類別中每壹個類別的具體分類。例如，農業、林業、水利和氣象可以分為四個小類。如果要自己寫公文標引關鍵詞，首先要找到公文所在的壹層和二層的“行業”關鍵詞。* * *共青團湖南省委員會起草壹份公報。要標註關鍵詞，首先要在敘詞表中找到第壹級分類所在的“綜合黨組”(此級分類只起指導作用，下面是要選擇的關鍵詞)，然後在下面找到第二級分類所在的“黨組”。這是範疇詞，也是這個公文中第壹個要標註的主題詞。然後我們在“黨組”下找出與公文主題壹致的“團員青年”和“兒童”。這就是“通用詞”，也是我們在這個公文中要標註的第二個、第三個主題詞。再比如湖南省政府辦公廳關於印發《湖南省行政機關公文處理辦法》的通知。主題詞是“秘書工作”，第壹分類是“秘書與行政”。通用詞是文秘工作下的公文。通用詞壹般在範疇詞之下(第二層)。是壹個能大體體現公文主題概念的詞。比如湖南省政府關於印發《國家行政機關公文處理辦法》的通知中，標註的第二個主題詞是“公文”。這個關鍵詞在附在“秘書工作”下的詞庫中。通用詞也可以選擇在其他類別的詞或“不同的主題詞可以根據需要進行組合和索引”。如《湖南省政府關於加強水土保持工作的通知》中，標引類別詞為“農業”，但通用名選在類別詞“水利”下。湖南省政府關於“十五”期間深化科技體制改革的決定，類目詞為“科學技術”，但通用名“系統”在“民政、勞動人事”類目詞“事業單位”下，“改革”在“綜合經濟”類目詞“經濟管理”下。
如果壹個文檔有兩個以上的主題內容，可以先索引壹個主題內容，然後索引第二個主題內容。如《湖南省政府關於試行國有企業兼並破產和職工再就業有關問題的通知》中，先標註了“經濟管理”類詞，然後在該類詞下找到了“企業”、“破產”等通用名；然後標出反映第二個主題的類別詞“勞動”，再在類別詞“勞動”後找到通用名“就業”。
詞庫找不到準確反映文檔主題的通用字怎麽辦？這時，妳可以在類別詞中選擇合適的詞索引。同時，能夠準確反映文檔內容的詞被標註在類別詞之後。也可以自己加新的通用名，但壹般要在新的通用名前加“壹致”二字，以示作者的“創新”，壹般不要“創新”。
標註通用字首先需要標註者理解公文的主題內容，確定主題概念。其次，要熟悉敘詞表的內容，從敘詞表中選擇能準確反映主題概念的關鍵詞進行標註。
有很多通用詞。國務院公文主題詞表第壹層只分為15類，但有1049個主題詞屬於通用字。找到類別詞後，並不是每個類別詞後都能找到對應的通用名，有的還得去找其他類別詞，就像前面提到的《湖南省政府關於十五期間深化科技體制改革的決定》。
公文中標註的最後壹個(或兩個)主題詞(即“形式”，前面的是“內容”)是公文的語言，在公文的標題上。比如湖南省政府關於增加離退休幹部職工工資的通知，標題中的“通知”既是公文的語言，也是公文中最後要標註的關鍵詞。
審批、轉發、發布文件時，主題詞中的語言是審批、轉發、發布文件的語言還是審批、轉發、發布文件的語言？如果只選擇了壹個主題詞來標記語言，您可以選擇已批準、轉發和發布的文檔的語言。例如，在《湖南省政府辦公廳關於印發湖南省行政機關公文處理辦法的通知》中，主題詞為“秘書工作公文處理辦法”，標明的是發文的語言“辦法”，而不是發文的語言“通知”。如果想充分體現文檔的形式，也可以同時標註兩種語言；但如果用“notice”轉發“notice”，為了避免語言上的重疊，只能標註壹個“notice”。