科普篇NO.1：什麽是出口退稅備案單證?
出口退稅備案單證是出口企業在出口業務流程的關鍵環節形成的憑證，是企業向稅務機關證明其業務真實性、還原貨物流的重要資料，備案單證在向稅務機關申報出口退稅時不需要提供，但必須按規定留存企業備查，稅務機關在日常檢查、調查評估、函調時會進行調閱，企業有違反規定的情形，將會導致比較嚴重的後果，所以企業應重視對備案單證的管理，將其作為企業出口退稅內部風險控制的重要內容。
壹、備案單證內容
正所謂，千言萬語不如壹幅圖!直接整幹貨!
解析：
1.外貿企業購貨合同、生產企業收購非自產貨物出口的購貨合同，包括壹筆購銷合同下簽訂的補充合同等
該合同是指國內出賣人轉移標的物的所有權於國內買受人，買受人支付價款的合同。
2.出口貨物裝貨單
裝貨單是出口貨物托運中的壹張重要單據，它既是托運人向船方(或陸路運輸單位)交貨的憑證，也是海關憑以驗關放行的證件。只有經海關簽章後的裝貨單，船方(或陸路運輸單位)才能收貨裝船、裝車等。
考慮到出口企業難以取得簽章的?出口貨物裝貨單?，在實際工作中只要出口企業備案的?出口貨物裝貨單?是上述的含義，可不需要海關簽章。
3.出口貨物運輸單據(包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運單據、郵政收據等承運人出具的貨物單據，以及出口企業承付運費的國內運輸單證)
?海運提單?、?運單?或收據都屬於運輸單據。除海上運輸稱做?海運提單?外，其它運輸方式，稱做?運單?或收據。
科普篇NO.2：什麽是海運提單?
海運提單是承運人或其代理人收到貨物後簽發給托運人的，允諾將該批貨物運至指定目的港交付給收貨人的壹張書面憑證。每份正本提單的效力是同等的，只要其中壹份憑以提貨，其他各份立即失效。它是國際運輸中十分重要的單據，也是買賣雙方貨物交接、貨款結算最基本的單據。
科普篇NO.3：什麽是航空提單?
航空運單是托運人和承運人之間就航空運輸貨物運輸所訂立的運輸契約，是承運人出具的貨物收據，不是貨物所有權的憑證，不能轉讓流通。
科普篇NO.4：什麽是鐵路運單?
鐵路運單是鐵路部門與貨主之間締結的運輸契約，不代表貨物所有權，不能流通轉讓，不能憑以提取貨物;其中的?貨物交付單?隨同貨物至到站，並留存到達站;其中的?運單正本?、?貨物到達通知單?聯次隨同貨物至到站，和貨物壹同交給收貨人;該單上面載出口合同號。
科普篇NO.5：什麽是貨物承運收據?
貨物承運收據也是托運人和承運人之間訂立的運輸契約，是我國內地運往港澳地區貨物所使用的壹種運輸單據，是承運人出具的貨物收據，上面載有出口發票號、出口合同號;其中的?收貨人簽收?由收貨人在提貨時簽收，表明已收到貨物。
科普篇NO.6：什麽是郵政收據?
郵政收據是貨物收據，是收件人憑以提取郵件的憑證。
提醒篇：
如由出口企業負擔國內運輸費用，則出口貨物運輸單據還應包括出口企業承付運費的國內運輸單證。
註意：
若有無法取得上述原始單證情況的，出口企業可用具有相似內容或作用的其他單證進行單證備案。
二、電子數據或無紙化單證的兩種備案形式
第壹種形式：
對於出口企業沒有簽訂書面購銷合同，而訂立的是電子合同、口頭合同等無紙化合同，凡符合我國《合同法》規定的，出口企業將電子合同打印、口頭合同由出口企業經辦人書面記錄口頭合同內容並簽字聲明記錄內容與事實相符，加蓋企業公章後備案。
對於其他單證的備案，如國家有關行政部門采取了無紙化管理辦法使出口企業無法取得紙質單證等情況，出口企業可采取將有關電子數據打印成紙質單證加蓋企業公章並簽字聲明打印單證與原電子數據壹致的方式予以備案。
第二種形式：
除口頭合同外，對於出口企業訂立的電子購銷合同、國家有關行政部門采取無紙化管理的單證以及企業自制電子單證等，出口企業可提出書面申請並經主管稅務機關批準後，可以采用電子單證備案管理，即以電子數據的方式備案有關單證。出口企業應保證電子單證備案的真實性，定期將有關電子數據進行備份，在稅務機關按規定調取備案單證時，應按稅務機關要求如實提供電子數據或將電子數據打印並加蓋企業公章的紙制單證。
三、不需要備案單證的出口業務
有木有不需要備案單證的`出口業務呢?YES!
視同出口貨物、對外提供修理修配勞務，采購國產設備退稅等沒有貨物出口的特殊退稅政策業務，不實行備案單證管理。
四、備案單證要求
親，快來比比看，您有沒有按要求做呢?
1.出口企業應在申報出口退(免)稅後15日內，將所申報退(免)稅貨物的備案單證，按申報退(免)稅的出口貨物順序，填寫《出口貨物備案單證目錄》，註明備案單證存放地點，以備主管稅務機關核查。
2.除另有規定外，備案單證由出口企業存放和保管，不得擅自損毀，保存期為5年。
五、違反規定的後續管理及處罰
1.未按規定進行單證備案(因出口貨物的成交方式特性，企業沒有有關備案單證的情況除外)的出口貨物，不得申報退(免)稅，適用免稅政策。已申報並辦理退稅的，應繳回或做沖減處理。
2.出口貨物的提單或運單等備案單證為偽造、虛假，適用增值稅征稅政策。查實屬於偷騙稅的，按相應的規定處理。
3.出口企業按規定向國家商檢、海關、外匯管理等對出口貨物相關事項實施監管核查部門報送的資料中，屬於申報出口退(免)稅規定的憑證資料及備案單證的，如果上述部門或主管稅務機關發現為虛假或其內容不實的，其對應的出口貨物不適用增值稅退(免)稅和免稅政策，適用增值稅征稅政策。查實屬於偷騙稅的按照相應的規定處理。