壹、時間要求:
出口企業當年出口的貨物，最遲應當在報關出口之日的次月至次年4月30日的增值稅申報期內向主管稅務機關申報出口退(免)稅。
二、訂貨要求:
生產企業申報增值稅納稅申報和出口退(免)稅時，應先申報增值稅納稅申報，再申報出口退(免)稅。但需要註意的是，企業的增值稅納稅申報表壹經稅務機關批準，就不能修改。因此，在申報出口退(免)稅前，應仔細核對報關單是否正確。增值稅納稅申報確認後，點擊出口退(免)稅申報。
第三，檢查操作:
外貿企業應單獨設置賬戶，核算出口貨物的金額和進項稅額。如果貨物在購入時不能確定用於出口，應先記入出口存貨賬戶，用於其他用途時應從出口存貨賬戶轉出。換句話說，外貿企業需要分別核算內銷的投入和出口的投入。
因此，應遵循以下原則:在檢查發票確認操作前，確認發票用途，檢查“進項抵扣”或“用於出口退稅”。比如發票上的貨物暫時不能確認內銷或者出口，可以先勾選出口退稅的方框，以後再確認內銷，再申請出口轉內銷的證明。在開具證明後的次月申報期內，填寫增值稅申報表附表2“外貿企業進項稅額抵扣證明”壹欄進行抵扣。
四、不可退款商品或免稅商品:
因為《生產企業出口貨物退(免)稅明細申報單》或《外貿企業出口退稅明細申報單》的出口商品編碼中填報的商品編碼是不予退稅的商品編碼或免稅商品編碼。企業需要在申報系統中點擊“網上申報”，找到“配置”，在“退稅商品編碼”中輸入對應的商品編碼，查詢企業出口的貨物是否為不退稅或免稅商品，並勾選商品編碼對應的“特殊商品標識”。特殊商品標註為“1”的，該商品不可退稅，應按適用稅率在增值稅申報表中申報增值稅；如果特殊商品標註為“2”，則為免稅商品，應按增值稅申報表中的免稅收入申報增值稅。
動詞 （verb的縮寫）海關申報編號:
出口企業申報出口退(免)稅時，系統提示“海關數據中未查到該報關單號”，原因是海關數據中未查到《生產企業出口貨物退(免)稅明細申報表》或《外貿企業出口退稅明細申報表》中填報的報關單號和出口貨物報關單號。可能是報關單的海關信息沒有傳輸到稅務機關或者報關單編號輸入錯誤造成的。此時，企業需要等待報關信息傳輸至稅務機關或修改報關單號進行申報。