法務（三）公司法務人員如何做好合同審核

公司法務人員如何做好合同審核著作權人：第壹章、前期準備階段在我們日常交易中，許多人已經認識到合同的重要性。特別是在經濟交往過程中，壹份意向書，甚至是壹份座談記錄，既可能使我們獲得利益，也可能失去利益。許多企業或者個人因為有了法律的教訓，才更重視用法律這個活的東西來保障自己的動態的權利。壹個好的企業家是擅於在法律的邊緣上跳舞，具有冒險精神，但又不逾矩；用足法律的權利，但又不違法。企業家要達到這個目標，就要靠法律服務人員（以下簡稱法務）的幫助。法務的任務就是保證企業家的決策符合法律的同時又能利益最大化。壹、收集材料階段在起草之前，除了必要的談判準備以外，起草人必須弄清合同的壹些基本的要點和必要的資料，然後才能動筆。合同草案是雙方談判的重要基礎，壹旦形成，至少在心理上對雙方都有壹種預期。這種預期應當是雙贏或者雙向的，否則就不可能再繼續談下去。在準備階段，要做的工作至少包括以下七個方面。（1）列出要點列出擬簽訂的合同交易的要點，是確定合同主題的第壹步。法律顧問可以審閱擬簽訂的合同所涉及的交易清單、目錄或概述。弄清這些問題，妳才能把握客戶打算簽訂什麽樣的合同，要實現什麽樣的合同目標。把壹個壹個要點列出來，等於是合同的框架就有了。（2）了解情況根據列出的要點，進壹步了解情況，盡可能多地收集與合同相關的內容，包括客戶本身的情況和對方當事人的情況，以及與該合同相關的外部情況。法律顧問應當明確要求客戶提供與合同內容相關的真實情況，以便合同的內容能夠反映客戶的真實意思。有的客戶總是擔心法律顧問泄露企業的商業秘密，不如實提供情況，導致法律顧問在撰寫合同時出現偏差。其實，法律顧問為客戶保密是其基本的義務，客戶應當信任自己的律師，把真實的想法和情況告訴律師，以便於律師起草合同。有些技術上的要求，應當盡可能地詳細壹些，比如，產品的質量標準、交貨的時間和地點等。好的合同不僅能夠預見到許多可能發生的情況，而且還能清楚地描述出發生這些情況後合同雙方的立場。有利和不利的都應當盡可能地描述，以便於法律顧問在起草合同時盡量將法律風險降到最少。（3）客戶交流法律顧問在起草合同前要與客戶進行廣泛的交流。和客戶交流，詳細詢問合同的細節，把握客戶真實的合同目的，以便於確實合同的主題。交流的目的是要弄清客戶的需求，掌握更多的細節。很多客戶不認為是重要的情況，但在法律上可能存在漏洞，從而直接影響合同的履行和客戶的利益。因此，與客戶交流的過程，是發現問題的過程。特別是客戶以前的交易情況對合同內容的確定具有重要的參考價值。（4）合同文本選擇合適的合同文本，可以正確地反映合同性質。我國目前存在由工商部門制定的示範文本和學者們制定的各類參考文本，這些合同文本涉及到各類合同。在互聯網和各種出版社有不少這類的書。比如，法律出版社出版的中國法律文書系列，妳很容易在那兒找到妳想要的合同文本。國家工商行政管理部門起草了許多標準文本，這些文本對規範合同內容確實起到了很好的作用。它為客戶提供了壹個框架，只要在這個框架內，就基本上不會出大的問題。（5）指導客戶對客戶進行正確的指導十分重要。比如要求客戶不要隨便簽字。簽字是很重要的行為，壹旦簽字，就可能形成某種法律關系。在合同未準備好之前，有些客戶為了表示誠意，往往急於簽署某些東西，有可能導致不利後果。當然，如果意向書的內容對客戶並不構成實質上的不利的後果，僅作為意向性的文件，也是可以的簽署，但壹定要註明：本意向書並非合同，只是雙方為了更好地溝通協商，而擬定的對未來條款的概述。（6）核實數據對合同中涉及的每壹個數據，都要認真地核對清楚。稍有不慎，即可能釀成大錯。法律顧問心中要清楚，不同類型的合同，其數據的核心是什麽。比如，壹份鋼材買賣合同與壹份糧食買賣合同的數據要點是不同。法律顧問可以將核心數據留給客戶的技術部門去填寫，妳只要告訴他們如何填寫就行了。（7）收集法規盡可能多地收集本合同所涉及到的法律法規。違法合同不受法律保護是常識。那麽，弄清本合同所涉及的法律法規則是必要的。我們不可能記住所有的法律法規，但現用現找現學也不失為壹種便捷的方式。二、起草合同（1）合同主體主體，即合同當事人，要寫清楚當事人姓名或者名稱。如果是個人，通常要寫明姓名、身份證號碼、住址。據我所知，許多涉及公民個人的合同不寫身份證，只有壹個名，這是很不好的習慣。因為身份證是壹個的法定證件，身份證上的信息通常是準確的、真實的，也便於查詢。如果是法人單位，要寫明單位名稱、法定代表人姓名職務、住所地，最好有營業執照的號碼。營業執照的號碼與身份證壹樣，具有法定性。要特別註意使用法定術語作為雙方當事人的別稱。當事人的別稱有的有法定名稱，有的沒有。有法定名稱的，要用法定名稱。比如承包人和發包人就是建設工程合同當事人的法定名稱，可以在合同中直接表述，當然要界定誰是承包人、誰是發包人。沒有法定名稱的，為了行文方便，可以用短語代替，比如用公司名稱的簡稱，用甲方乙方的稱呼。但要在合同的開頭寫清楚。（2）合同名稱。合同的名稱有時很重要，它有可能成為合同管轄權或者判斷合同性質的根據。合同法分則規定的有名合同有十多種，日常生活中還有許多無名合同。有的合同涉及的法律關系較為復雜，不是單純的某壹種合同，很難用壹個規範的合同名稱來表述。這類問題要根據具體情況來處理：能用法定名稱的用法定名稱；不能用法定名稱或者壹份合同中涉及好幾種合同法律關系的，則用“××××合同”，把項目名稱寫進去。要註意盡量不要用“協議書”、“意向書”這類不規範的名稱，因為有的協議書不具有合同的性質，容易造成混淆。而意向書嚴格意義上只是壹種合作意向，其內容通常不具有實質上的合同意義。（3）合同引言引言或者導言。可以表明雙方訂立合同的目的和意圖，比如，“上述當事人為合作開發某項工程而達成如下協議”就是壹個引言。也許這個引言對合同的具體內容沒有什麽實質性的幫助，但可以讓人壹目了然地知道為什麽訂合同、訂什麽合同這兩個問題。當然，引言並不是合同的必備內容，妳也可以在條文中具體寫出來。（4）合同客體。合同客體可以說是技術層面上的，它要求把當事人所要進行的某種事項用書面語言作出表述。比如買賣合同，要把買賣的標的物、數量、質量、標準、規格、價款等內容，逐壹寫清楚。有些標的物有統壹規範的名稱，要按照規範的要求填寫。沒有統壹名稱的，則要在合同中明確界定標的物指向什麽。這壹點，最好參照賣方的說明書或者買方要求達到什麽樣的標準來寫。要按照合同法規定的主要條款，根據客戶的要求逐壹在合同中體現出來，原則要求就是完整、簡捷、明確、具體，便於執行。（5）行文規則。為保證合同內容完整和清晰，合同行文規則應力求具有內容上的邏輯聯系，先說什麽、再講什麽，脈絡清楚，不致於遺漏。這方面，可以用標準的示範文本。合同語句要規範化，符合法律語言的要求。盡量把句子寫短，因為短句子比長句子讓人更容易理解。必要時，可以通過說明把要寫的內容進壹步細化。（6）列出主題詞。在起草的時候，要把涉及到的內容通過主題詞形式列出來，妳並不需要壹下子列出所有段落的主題詞，想到多少就寫多少，不過，這些主題詞要力求總結出每個段落或相關段落的內容。比如：撰寫買賣合同時列出的主題詞就像下面這些：引語、標的物、質量、期限、交付方式、價款、交貨地點、風險轉移、驗收方式、違約責任、損壞賠償等。（7）內容選擇。在撰寫每壹段時要註意內容集中，不要東拉西扯，基本要求是：明確雙方同意做什麽、怎麽做，各自的權利和義務，以及特殊情況的處理。在書寫合同的同時，妳可能隨時會想到壹些需要添加條款、措詞等問題，要盡快記錄下來，與客戶進行討論，以便確定解決的方案。妳最好將客戶列出的要點和壹些類似的合同範本也放在眼前，以便在書寫過程中隨時查對。三、撰寫時的註意事項（1）用詞準確。在合同的標題上應當註明“×××合同”或者“合同”的字樣。其中“×××”是指該合同的主題，比如，買賣計算機，就可以稱為“買賣合同”；如果是建設工程合同，可以把工程的名稱寫到合同的標題之中。有的在標題中稱為“×××協議書”或者“協議書”也是可以的。由於名稱對於判斷合同的性質具有很重要的意義，因此不能忽略。如果妳的客戶需要合同，就要註明是合同。有的法院就曾判決認定標有“協議書”的文件並非合同。這給我們的提示就是，妳怎麽想，就應該怎麽說。如果妳想讓妳的文件成為具有法律效力的合同，就要在標題中註明“×××合同”字樣。當然最關鍵的還是合同內容。合同用詞前後要壹致。在壹份買賣合同中，如果妳用“貨物”來指整個合同的標的物，就不要時而稱它們為“貨物”，時而又改稱它們為“產品”。保持用詞壹致性比避免重復更加重要。不要擔心這會讓客戶閱讀起來麻煩，而應該提防的是避免因為合同詞義的表述不清而導致客戶的利益受到損失。（2）時間概念所有合同都涉及時間的表述。在合同書中應當用標準的記時方式來表述所涉及的時間概念。最好不要用“每隔壹周”之類的詞，因為這有可能產生歧義----是兩周還是壹周？最好這樣寫：“從某年某月某日到某年某月某日”，或者寫明從何時起算“兩周”或“壹周”。有時還要註明是否包括當天。合同時間概念可能涉及到合同效力、訴訟時效等問題，作為法律顧問不可不重視。（3）技術概念合同中涉及的技術含義要表述清楚，包括英文字母的大寫小寫，數量單位等概念要符合標準規範的要求。最好不用通俗的說法，比如不要簡單說“農藥1905”，而要說“×××牌××農藥”。技術名稱的規範化，對正確理解合同，是非常必要的。有的技術名稱可能有標準的稱呼，就應當按照標準的規定寫進來，不要用簡稱、俗稱，如果要用，也要有說明備註。合同中技術概念，法律顧問應當提醒客戶的工程技術人員把好關。（4）註意縮語合同中的“甲方”和“乙方”，留置權人和留置人，抵押權人和抵押人，保證人和被保證人，許可人和被許可人，出賣人與買受人，等等，都是合同當事人的不同稱謂。在同壹份合同中，可以用甲方乙方代替，但需要註意的是行文前後要壹致，避免出現用錯指代的情況。實踐中，合同對應的雙方，很容易被顛倒或者出現打印錯誤，因此，在合同中要特別註意審查這些關鍵詞的使用。到底怎麽說，這就要看妳駕馭語言的能力了，不過，要把握的壹條原則，即在整個合同中，對合同壹方只能用壹個別稱。合同的前後表述要壹致，不要出現壹個稱謂幾種說法。（5）數字表述。寫數目時要求文字和阿拉伯數字並用，如：拾（10）。這樣可能會減少壹些不經意的錯誤。（6）特別提示。合同中的壹些特別提示對雙方都很重要。比如，如果妳用“包括”這個詞，就要考慮在其後加上“但不限於……”的內容。除非妳能夠列出所有被包括的項，否則最好用“但不限於……”的寫法，來說明妳只是想舉個例子。不要創造生僻詞匯。合同文書不是創造性的作品，也就不能因為意思的細微差別而引起思考或爭論。合同文書應該是清晰、直接而準確的。因此，要使用普通的詞語，表達普通的意思，為普通人撰寫合同。撰寫合同都要遵循壹個基本原則：簡潔、明確。檢測妳寫的東西是否達到這個要求有個好辦法，那就是去掉所有的句號和逗號，然後去讀它。在沒有標點符號的情況下，選擇正確的詞語放在正確的位置上，這將使妳寫出來的東西更簡明，更流暢。在文法和標點符號上保持壹致。妳可能學過許多不同類的文法和標點符號規則，但在使用它們時最好保持壹致。要特別註意句末的引號、時間和地點之後的逗號以及文風的相似性。（7）特別條款。可以在合同中加入準據法、審判地、律師費等條款。有了這些條款，壹旦合同引起訴訟，妳就已經為了妳的客戶打贏這場訴訟戰準備了壹些必要的材料或者證據。（8）與客戶溝通。法務應該告訴客戶在簽署合同時應當註意的問題。告訴客戶妳在撰寫過程中的壹些想法。比如：哪些事情可能會隨著交易變得很糟，哪些事情可能會在將來發生，哪些事情已經發生了，不利的事情向著好的方向發展的條件和方法……妳最好在給客戶的說明書中都將這些都寫上。要告訴客戶該合同的風險所在，以便客戶在與對方交流時予以重視。在撰寫合同時，妳最好向客戶說明訂立合同需要承擔的風險和能夠得到的利益。通常情況下，只要妳花時間來起草合同，妳就會發現真正的風險在哪裏。四、專用術語（1）合同語言要假設合同的讀者是壹個受過教育的外行。如果妳書寫的合同簡明得連壹個外行都能理解，那麽這樣的合同的最容易為雙方接受，即使到了法庭上,也會給法官壹個明確的解釋合同的機會。強調壹個合同術語可以這樣做：加上雙引號或者用特別的字體表明妳對這個合同術語所賦予的特別的意思。比如下列合同條款就是要特別強調合同中“服務”的含義：“本合同所稱服務是指本合同書及其附件內所描述的乙方應根據本合同書約定向甲方提供的ORACLE數據庫運行維護。”（2）術語定義第壹次使用某個術語時就要下定義。定義合同術語不是在合同的開頭，也不是在合同的結尾，而是在這個術語第壹次出現的時候，這樣做，有利於讀者更好地理解合同。勤於解釋合同中的術語和概念。要記住合同雙方的當事人可能會理解合同中某些專用術語，但法官卻可能壹無所知。所以撰寫合同時要讓合同自己為自己釋義。第二章、中期審核工作公司法務需要對合同法非常熟悉，對公司的常見業務的合同文本有充足的研究和明確的認識，要對合同所涉及到的公司業務知識做到了解，才能根據實際情況審核合同，防範法律風險，並向公司高層提出可行的經營性建議：壹、與業務人員充分交流公司法務人員在收到合同審核任務後，首先應當與合同業務人員進行交流。這樣的交流對合同審核工作的幫助是多方面的。業務員人員對合同的介紹：1、合同緊急程度和重要性；2、合同所涉業務是成熟模式還是首次嘗試的說明；3、對合同當事人情況的說明、誰是強勢壹方的判斷；4、合同談判甚至是前期執行情況的介紹以及應要求提供的合同背景資料；5、詢問業務人員對合同內容的擔心和疑問，這些都會在不同程度上增進了法務人員對合同業務的了解，指明法務人員在其審核意見中需要重點分析和解決的問題，保證了最終的審核意見能夠貼近業務實際。二、檢索以往相同或類似業務合同的審核檔案：掌握續簽優惠和避免重復簽約公司法務人員在審核合同時，可以在部門檔案中檢索以往相同或類似業務合同的審核檔案。1、如果是合同續簽，檢查本次續簽的合同與原合同有什麽區別，法務人員對原合同的法律意見是什麽，送審單位是否采納了法務人員的意見，若我方作為付款方，是否獲得的了續簽優惠；2、如果不是合同續簽，則要審查是否存在就同壹業務重復簽約的情況，是否違反原合同中關於排他性合作的約定。檢索以往相同或類似業務合同的審核檔案，不單可以避免重復簽約的情況，而且可以在本次審核意見中引用以往法務人員的工作成果，提高審核效率，穩定審核質量，體現審核意見的延續性，保證審核意見的壹致性。三、審查合同內容和流程的合規性（壹）合法性審查：對合同內容是否國家法律的審查；1、當事人的名稱或者姓名和住所；（1）審主體：三證，特許經營，還要求對方有相應的資質、許可。（2）審註冊資本：對方是否有締約能力？對方承擔責任的能力如何？（3）審經營範圍：是否超過對方的經營範圍？2、標的：法律對該標的是否有特別的規定。禁止流通物？限制流通物？其他。3、合同簽訂形式看合同是否需要以招標、拍賣等特殊的方式締結，尤其是壹些建築工程合同、土地出讓合同和政府采購都可能涉及特殊的和創始簽訂方式。（二）合規性檢查：對合同的內容和流程是否符合公司的各項內部制度規定；集團對主要業務和主要流程均有內部管理規定的，法務人員要註意對合同的合規性進行審查，要如熟悉法條壹樣熟悉企業的內部制度。（三）實踐性審查：對合同的各方面的實際操作性進行審查，以求貼合實際要求。1、標的；（1）約定要求詳細、明確，做到指向對象具體，比如房屋買賣，食品衛生檢疫。（2）對合同標的為貨物買賣的，壹定要寫明貨物的名稱、品牌、計量單位和價格.（3）對合同標的是提供服務的，壹定要寫明服務的質量、標準或效果要求等。否則，壹旦糾紛產生，往往就造成“合同約定不明”的狀況。2、數量：是否具體。計較單位是否明確。3、質量：（1）質量標準，具體，可行。（2）驗收方式，雙方出具書面的驗收材料等。（3）質量保證，可以要求對方提供相應的保證。對合同標的物符合國家各項標準（產品質量、衛生防疫等）的審查。這種審查主要是幫助企業對對方產品質量的壹種表面化理解。企業不應該只相信對方提供的各類許可證和證件，而應根據對方提供的相關證件，通過電話咨詢、委托異地審查或者實地考察等方式予以實際審核。4、價款或者報酬：金額大小寫規範，支付期限明確。逾期不履行的後果。5、履行期限、地點和方式；（1）期限地點方式是否明確，是否公平合理。（2）履行方式壹定要具有可操作性，（3）不可抗力、合同保密、技術開發、根據實際情況都要有約定。6、違約責任；需要對潛在的糾紛有較全面的預測，審查違約責任的是否與潛在的違約形態相對應，是否具有實踐性。7、解決爭議的方法。是否有約定，約定是否對己方有利。由於我國的地方保護主義嚴重，往往寧可在其他條款上妥協，也要取得有力的管轄權的約定。四、從企業內控的角度審查業務，從企業經營的角度提出建議公司的法務部門是企業風險內控的職能部門。企業風險內控不單單是企業外部交易風險的識別和化解，也包括對企業內部違規違紀等事項的發現和追究。如：在審核某工程項目的《施工合同》時，從業務人員的介紹中得知《施工合同》所涉工程已基本完工。據此，可以判斷本工程項目明顯存在合同倒簽的非正常操作。審查人在審查意見中指出合同倒簽直接違反了企業內部的規定，使得工程項目管理、工程造價管理、工程合同管理的功能大大降低，造成對項目實際操作人員的監督缺乏依據，容易引發糾紛和腐敗行為。若有可能法務人員也可以從企業經營的角度為合同業務提供改善建議。例如，在審核捐贈合同時，建議變直接捐贈為間接捐贈，采用向法律明確規定的社會團體捐贈並指明用途的方式，既實現了對特定對象的捐贈，又獲取了稅務機關認可的可以用於申報納稅扣除的捐贈收據。資信調查：可以通過信函、電報、電話或者直接派人對對方資信情況進行調查，也可以通過使館、對方所在地的工商管理部門、律師行、行業協會、合作過的夥伴等，了解其是否講信用，有無支付能力和財產擔保等。第三章、合同臺帳及原件的保管合同的原件保管是非常重要的，這不但是合同的履行的必要條件，更是索賠的最直接最有力的原始證據。如果企業把合同的原件弄丟，則會多企業索賠造成非常被動的局面，甚至會導致無法進行索賠。合同原件保管期限越長越好，最短不應少於合同履行完畢之日起2年，因為民事糾紛訴訟時效為2年。對於重要的設備、工程安裝、工程施工合同等等德保管期限至少應等於或大於它的使用年限。關於合同臺帳的設想、建立到實際運行，還是在逐步推進和完善階段。作為法律人員，盡量想方設法為公司經營管理做壹些有益的嘗試，主動預防和控制法律風險。法律部門就在考慮如何統籌整個合同的管理，首先想到了統壹合同統計方式，規範統計表格，業務部門定期向法律部門和公司檔案管理部門報送合同簽定和履行情況。合同臺帳的攔目主要是所簽合同類別、合同主體、合同標的、供貨時間、付款方式、淺約日期等，實行流水加滾動跟進管理，目的在於全面掌握合同簽定合同履行狀況。重大合同：重點審核和管理。1、壹般地說，企業的重大合同主要有：合作發展合同、企業購並合同、聯營合同、獨家代理協議、重大技術改進或技術引進合同、涉及擔保的合同、房地產開發與交易合同、金額巨大的購銷合同等。2、重大合同簽訂之前，應派遣考察團進行考察：考察團：企業高級管理人員+主管負責人+專業技術人員+法律人士+財務人員等的綜合組成。考察內容：1)對對方的各類證件、資質和財務報表等進行仔細的審查。；2)去法院調查核實該企業是否存在訴訟案件，3)去工商行政管理局調查核實該企業的年檢註冊和歷年的獎罰情況，4)去土地管理部門和房屋管理部門調查核實該企業是否存在不動產的抵押擔保，5)去稅務局調查核實該企業是否存在拖延繳納稅費或者是否還有稅費沒有及時上繳情況，6)去環保局調查核實是否存在嚴重汙染環境的行為等。當然，以上幾個方面的調查核實，因合同的內容側重也就不同。比如說，如果是合作發展項目，那麽對繳納稅費的情況調查是必要的；如果是引進生產線，那麽對該生產線的環保限制調查必須要詳細化。如果是房地產項目合作開發，那麽對該房地產項目的土地審批的相關手續是否齊全和是否設立過抵押擔保的調查則要盡可能詳細。3、由於這些合同涉及到企業的重要經濟利益，對企業的發展有著至關重要的影響，因此，在簽訂合同過程中，壹定要把這些合同挑出來，做為合同的重點審核和管理對象，從合同的項目論證、對方當事資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都應有法律顧問部門的主要人員的參與，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發生，有效維護企業合法權益。註：本文系焦，自互聯網資料整理而成，著作權歸本人所以。利害關系人可以書面向本人提異議，異議期自2011-10-12起3個月。