具體介紹
1.標題:公文的標題是對文件內容的準確概括。應準確、簡潔，壹般由簽發單位、理由、文件三部分組成。它顯示了文件的來源、主要內容和性質。
對於帶有前綴的文件或規範性文件，計劃和摘要、通知和通函，可省略簽發單位，有時可只標註文件類型，如通知。
2.文件編號:包括機構代碼、年份編號和順序號。編制文號的作用是幫助統計發文數量，便於公文管理，便於歸檔和查找。引用時，可作為公文的代號。
如“深辦發[1989]6號”代表審計署辦公廳(局)6號文件，“深辦發”代表審計署辦公廳，[1989]為年號，“6”為發文序號。
幾個機關聯合發文，只註明主辦機關的文號。
有文件前綴的地方，編號的位置放在前綴名下面；沒有文檔前綴的地方，放在標題的右邊。
3.主送機關:主送機關是行文的主要對象，即請求主辦或回復此文的對方單位。準確確定主送機關是公文發出後能否及時處理的關鍵。
指示、通知、通告等。發給下級的叫壹般文件，可以發給多個機關，其下屬機關都是主送機關；向上級機關報告、請示的公文，壹般只寫壹個主送機關，不得多個主送機關，如需要向另壹個上級機關報送，可以采用抄送的形式，以免責任不清而耽誤處理。公告、通知、通告等公文不是由主送機關撰寫的，但在刊登或發送時，可以在主送機關附上通知或公函。
主送機關壹般寫在正文之前，標題之下，頂格。
4.正文:正文是公文的主體。提問時，要求壹文壹物，不要幾樣。
文字的作用是直接反映黨和國家的方針政策，反映文件作者的意圖。能否實現發文的目的，主要在於行文。因此，文章的寫作應該清晰、明了、簡潔、通暢、標點準確。正文壹般寫在主送機關後兩個空格處。
正文壹般分為開頭、中間、結尾三個部分，不同語言的正文結構也有壹些細微的差別。
開頭要從明確的意思開始，簡要說明文件的依據和理由，文件的目的或結論。如果是回復，請註明日期和標題。
中間部分是公文的主體。根據辦文目的和國家有關政策，明確闡述情況、問題和要求。如果內容較多，可以依次陳述，或者分段書寫，也可以用序數表示條目，以引人註目。
結尾要簡潔明了，要求對方解決壹個問題。結尾語言要根據行與行之間的關系寫得恰當:上壹行可以用“以上報告是否正確，請批示”、“以上報告如無不妥，請批準”；平行文字，可以用“特回函”“特此告知”；在下文中，經常使用“望遵照執行”、“本批復”、“本命令”等詞語。
5.簽發機關:簽發機關，又稱簽名，應寫在正文的右下方，與正文留出適當的空間以便蓋章。發證機關應寫明全稱，以示嚴肅和負責。以機關領導名義書寫時，應冠以職務和身份。
蓋章是簽發機關負責公文生效的憑證。應按GB9704-88《國家標準》執行，並正確、清晰地在書寫日期上蓋章，使書寫日期在正文之上、書寫日期之下4 ~ 7個字，俗稱“同年蓋月”。領導機關簽發的大量公文，由於使用了規定格式的公文標題，並由機關交通工具遞送，所以不加蓋印章也是有效的。
6.簽發日期:簽發日期是單據生效的開始時間。發行日期必須完整，年份不能省略。比如1991年不能寫成91年。簽發日期壹般以機關領導簽發的日期為準；會議通過的文件以通過日期為準；通知、函件等壹般常規性公文，以實際發出日期為準；法律、法規應當以正式文件批準之日為準，或者在正式文件末尾註明生效和實施日期，如“本條例自發布之日起施行”。
簽發日期寫在公文的末尾，簽發機關的下方，稍微向右錯開。
7.抄報、抄送:抄報、抄送單位是指協助承辦或需要了解公文內容的相關單位。上面的文字列為副本，平行的和下面的文字列為副本。為了提高工作效率，節省人力物力，壹定要避免亂抄亂報，但也要防止漏抄漏報，以免工作脫節，影響協調。
公文最後壹頁的最下面列著抄報紙和抄的單位名稱。為了整潔美觀，文末的報紙、投遞單位、印刷單位、印刷時間壹般用兩條線段隔開，文末印文號。
8.公文前綴:公文壹般有統壹的規格，表示簽發機關的專用前綴。前綴用壹組紅色字符印著“×××××(機構名稱)文件”，下面是壹條紅線，中間是壹顆紅色五星。公開發布的文檔，如公告，通常不需要標題。
9.公文附件:附在公文正文之後的材料稱為公文附件。它是公文的補充說明或參考資料，是公文的重要組成部分，但並不是每個公文都有附件。
公文的附件應寫在正文之後，並在簽發機關之前註明附件的全稱和數量。不允許縮寫為“附件為正文”或“附件×件”。
10.密級:公文內容涉及國家秘密時，應根據密級分別標註“絕密”、“秘密”、“秘密”等字樣。密級要準、寬，造成失密、過嚴，妨礙工作。
除另有規定外，國家秘密的保密期限不得超過30年、20年和10年。機關單位應當根據工作需要，確定具體的保密期限、解密時間或者解密條件。
機關、單位根據工作需要，在決定和處理相關事項過程中，決定公開需要保密的事項的，正式公布時視為解密。
分類的位置，通常放在文檔標題的左上方醒目位置。不同的安全級別有不同的傳遞官方文檔的方式。
機密公文應按份數編號，如“000××號”或“000×××”號，印在文件頭左上方，以備查復。
11.緊急程度:緊急程度是對公文送達和處理時限的要求，有“特急”和“特急”兩種。標明緊急程度的目的是為了引起特別重視，保證公文的時效性和緊急工作的及時處理。其中，緊急公文標註為“緊急”，特急公文標註為“特急”。
緊急程度的書寫位置沒有統壹要求。為了醒目，往往寫在標題或編號的左側或頁眉的右上角。有時緊急程度不單獨標註，而是放在標題中公文種類的前面，如“國務院關於控制各單位上年結余存款的緊急通知”。
12.閱讀範圍:上級機關向下級機關發文時，根據工作需要和保密需要，有些公文還應註明發送和閱讀範圍。閱讀範圍壹般寫在出版日期的下方，抄報單位的上方，並向左抄報，用括號括起來，如“(此份送縣、團級)”。
行政性、事務性的非保密公文，以及報送上級機關的公文，不需要規定閱批範圍。
關鍵字
主題詞又稱關鍵詞，是表達主旨、代表內容特征，可以作為索引和檢索文獻主題的依據的詞或短語。壹般公文標註的主題詞是3-5個詞或詞組，或略少或略多。不要求表達壹個完整的意思，不考慮語法結構和詞語搭配，只是簡單的組合，沒有標點符號。
自國發[1986]1號文件，即《國務院關於發布〈中華人民共和國* *和中國銀行管理暫行條例〉的通知》以來，這是我國公文史上第壹個標註主題詞的例子，各地黨政機關文件紛紛效仿。總的來說，這種做法壹直方興未艾。
選取的關鍵詞必須是在公文領域經常出現的、在檢索工作中有壹定使用頻率的最基本的詞語和短語。主題詞的含義必須清晰明確，含義單壹，排除歧義概念，才能準確生動地突出文件的中心思想。《遼寧省國家行政機關公文處理實施細則》規定:“主題詞列在公文末尾橫線上，從左至右橫向排列，標題之間留有適當空格。”具體來說，主題詞位於正文末尾第壹個間距線的上方，其字體大小與正文相同。“主題詞”二字加粗，以示醒目。在頂框打印的“主題詞”後，依次排列單詞或短語，留出壹個單詞的空間。例子如下:
關鍵詞:增產節支的經濟決策
具體例子
通常有以下幾種列出的關鍵字:
1.文件標題摘錄。這是最簡單的方法，即從文檔標題的“原因”部分提取關鍵詞形成主題詞。比如《國務院關於加強預算外資金管理的通知》的主題就是“預算管理”。
2.文檔文本提取。在文檔標題文本太少無法抽取，或者太多需要概括的情況下，可以從文本中選取合適的詞和短語作為主題詞。比如國務院關於清理整頓小出納的通知，主題就是“紀檢金融”。
3.題目與課文結合的總結。這種方法是前兩種方法的組合，即把文檔標題和正文中的關鍵詞組合成主題詞。比如《省委、省政府關於貫徹落實中央、國務院關於制止機構、人員編制和幹部膨脹的通知》的主題就是“組織人事法制”。
4.選擇批發單據的權重。所有批準和轉發的文件，以及所有發布法律法規的文件，都以批準和發布的文件為重點，其主題詞只能從重點文件中選取。比如《國務院轉發國家語委關於廢止第二代簡化字方案(草案)和糾正社會用字混亂的通知》的關鍵詞就是“語言文字”。
5.標註語言不同。分析主題詞與語言的關系通常有兩種情況:壹是法律法規標註語言，所有決定、法規、規範性文件中主題詞的最後壹個字都是語言。如《國務院關於發布中國人民與國內河流交通安全管理條例的通知》主題詞為《交通與航道安全管理條例》；《遼寧省委、遼寧省人民政府關於城鄉橫向經濟技術聯合興辦鄉鎮企業的若幹政策規定》的關鍵詞是“橫向經濟技術聯合規定”；二、通知文體壹般不規範，通常的通知文體，主題詞多不標註，以上例子可以證實。但少數重要項目也可標註，如《國務院關於放開煙酒價格和提高部分煙酒價格的通知》，主題詞為“商品價格通知”。
語言要求
公文的語言要莊重、準確、簡潔，因此要註意以下四點:
1.使用標準的書面語言。公文寫作壹般不用口語、方言或俗語，使文筆莊重；經常適當的運用壹些文言詞語和成語，文筆結合，更為簡潔、凝練、嚴肅。
2.公文用的比較廣泛，有開篇詞、稱呼詞、乞求詞、處理詞、咨詢詞、表示詞、連接詞、結尾詞，還有壹些學過的文言詞。這些特殊術語的使用增強了公文的嚴肅性。
3.介詞結構常用來使表達更準確。有些介詞，如目的、原因、依據、方式、對象、範圍、時間、地點等，在公文中經常使用，在壹般文章中很少使用。
4.常用對仗、排比、對比、重復等修辭手法，形成壹種融散壹體的文體風格，突出主體精神，強調重要事項，增強文筆氣勢，強化表達效果。