商務部委托符合條件的地方商務主管部門(以下簡稱備案機關)辦理區內國際貨運代理企業備案手續；受委托的備案機關不得委托其他機構備案。
備案機關必須具備備案所必需的固定辦公場所、管理、錄入、技術支持和維護的專職人員，以及與商務部國際貨運代理企業信息管理系統(以下簡稱信息管理系統)相連接的相關設備。
商務部可以向符合上述條件的備案機關出具書面委托函，出具由商務部統壹監制的備案印章，並予以公開。備案機關憑商務部書面委托書和備案印章通過信息管理系統辦理備案手續。對情況發生變化、不符合上述條件且未按本辦法第六條、第七條規定辦理備案的備案機關，商務部可以撤銷其委托。第五條國際貨運代理企業應當向所在地備案機關備案(有計劃單列市的省份仍按計劃單列省市管理範圍進行管理)。
國際貨運代理企業備案程序如下:
(壹)領取《國際貨運代理企業備案表》(以下簡稱《備案表》)。國際貨運代理企業可從商務部政府網站()下載或向地方備案機關領取備案表(樣式附後)。
(2)填寫記錄表格。國際貨運代理企業應當按照備案表的要求認真填寫各項信息，並保證填寫的內容完整、準確、真實；同時，認真閱讀備案表背面的條款，並由法定代表人簽字蓋章。
(三)向備案機關提交以下備案材料:
1.按照本條第二款要求填寫的備案表；
2.營業執照復印件；
3.組織機構代碼證復印件；第六條備案機關應當自收到國際貨運代理企業提交的上述材料之日起5日內辦理備案手續，並在備案表上加蓋備案印章。第七條備案機關在辦理備案手續時，應當完整、準確地記錄和保存國際貨運代理企業的備案信息資料，並依法建立備案檔案。第八條國際貨運代理企業應當在30日內持加蓋備案印章的備案表到有關部門辦理開展國際貨運代理業務所需的相關手續。從事相關業務，依照有關法律、行政法規的規定，需要向有關主管部門登記的，還應當向有關主管部門登記。第九條備案表信息發生變更時，國際貨運代理企業應當按照本辦法第五條的有關規定，在30日內辦理備案表變更手續。逾期未辦理備案表變更手續的，備案表自動失效。
備案機關收到國際貨運代理企業提交的書面材料後，應當立即辦理變更手續。第十條國際貨運代理企業應當按照《中華人民共和國國際貨運代理管理條例》的有關規定，按要求向商務部或其委托的機關(機構)提交與其經營活動有關的文件和資料。商務部及其委托機關(機構)應當為供應商保守商業秘密。第十壹條國際貨運代理企業在工商部門辦理註銷手續或被吊銷營業執照的，備案表自其營業執照被註銷或吊銷之日起自動失效。第十二條國際貨運代理企業取消備案後，備案機關應當及時通知海關、檢驗檢疫、外匯、稅務等部門。第十三條國際貨運代理企業不得偽造、塗改、塗改、出租、出借、轉讓或出售備案表。第十四條備案機關在辦理備案或變更備案時不得變相收費。第十五條經批準從事貨運代理業的企業應當按照本辦法進行備案。第十六條外商投資國際貨運代理企業應當按照《外商投資國際貨運代理企業管理辦法》的有關規定辦理。第十七條國際貨運代理協會應協助政府主管部門對企業進行備案，充分發揮行業協會的協調作用，加強行業自律。第十八條本辦法由商務部負責解釋。第十九條本辦法自2005年4月起施行。自本辦法實施之日起，凡與本辦法不壹致的規定壹律廢止。
附件:國際貨運代理備案表(樣式)
國際貨運代理備案表(1)
(適用於法人企業)
記錄表格編號：
企業中文名稱營業代碼:企業英文名稱住所營業地點(中文)營業地點(英文)工商註冊日期編號工商註冊證號企業類型註冊資本組織機構代碼聯系電話聯系傳真郵政編碼企業網站法定代表人企業名稱電子郵箱有效證書。
業務類型範圍
運輸方式:海運、空運、陸運、貨物種類、普通貨物、國際展品、中轉運輸、個人貨物、服務項目、貨物代收、托運、訂艙、倉儲中轉、集裝箱拼裝拆箱、運雜費結算、報關、檢驗、保險、相關短途運輸、運輸咨詢、特殊物品是否多式聯運、是、否、是否辦理國際快遞、是、否、信函、信。
備註:
國際貨運代理企業備案表(二)
(適用於分行)
記錄表格編號：
企業中文名稱營業代碼:企業住所營業場所英文名稱(中文)營業場所(英文)工商註冊日期工商註冊號母公司名稱母公司組織機構代碼母公司營業代碼註冊資本聯系電話傳真郵政編碼企業網站企業郵箱負責人姓名有效身份證號碼。
業務類型範圍
運輸方式:海運、空運、陸運、貨物種類、普通貨物、國際展品、中轉運輸、個人貨物、服務項目、貨物代收、托運、訂艙、倉儲中轉、集裝箱拼裝拆箱、運雜費結算、報關、檢驗、保險、相關短途運輸、運輸咨詢、特殊物品是否多式聯運、是、否、是否辦理國際快遞、是、否、信函、信。
備註:
備案機關
簽名
年月日
中華人民共和國國際貨運代理企業業務備案表(三)
企業名稱企業代碼年末從業人數貨運車輛數(輛/噸)集裝箱車(標準箱)自有倉庫(平方米)保稅監管倉庫(平方米)鐵路專用線(套)物流計算機信息管理系統(套)海關註冊證號商品檢驗檢疫單位註冊號全年經營方式全年出口散貨(噸)集裝箱貨物(標準箱)。營業額(萬元)美雲陸運、空運/快遞件運輸方式年進口散貨(噸)、集裝箱貨物(標箱)營業額(萬元)美雲陸運、空運/快遞件倉儲營業額(萬元)其他營業額(萬元)年營業總額，其中美元(萬元):年凈利潤總額(萬元)上繳稅金(萬元)
註:表中的年營業額是指企業向委托方收取的所有費用的總和(不包括最終支付給承運方的費用等)。)，且不是繳納營業稅的依據。