根據《會計檔案管理辦法》第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
(1)永久:會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告;
(2)25年的:現金和銀行存款日記賬;
(3)5年的:固定資產卡片賬於固定資產報廢清理後保管5年、銀行存款余額調節表、銀行對賬單;
(4)3年的:月度、季度財務報告;
(5)l5年的:其他。含所有會計憑證,總賬,明細賬,日記賬和輔助賬簿(不包括現金和銀行存款日記賬),會計移交清冊。
擴展資料:
下列會計資料應當進行歸檔:
(壹)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;
(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;
(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第七條?單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。
第八條?同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬於歸檔範圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:
(壹)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;
(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;
(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;
(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條?滿足本辦法第八條規定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民***和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。
第十條?單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔範圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊
新《管理辦法》在會計檔案的範圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計檔案均進行了相應規定,主要包括:
壹是將電子會計檔案納入了會計檔案的範圍,規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
二是規定滿足壹定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。
三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據壹並移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定;特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺壹並移交。四是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構***同派員監銷。
近年來,國家檔案局對機關和企業文件材料的定期保管期限進行了調整,《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)、《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局令第10號)分別將企業管理類檔案和機關文書檔案的定期保管期限統壹為10年、30年。
另外,會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據,民事案件的訴訟時效最長為20年,但大部分會計檔案的最低保管期限都低於20年。
為便於單位檔案的統壹管理,並結合會計檔案的實際利用需求,我們將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類,並將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統壹規定保管期限為10年,將保管期限為15年、25年的會計檔案統壹規定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年,其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。
參考資料:
新會計檔案管理辦法-中華人民***和國國財政部