截至2005年6月底，市檔案館擁有計算機17臺，空調19臺，除濕機6臺，復印機2臺，書架44個，目錄櫃20套，掃描儀2臺，防磁櫃1臺，監控設備1臺，火災報警器65438個。截至2005年6月5438+2月底，全市各類檔案館館藏案件564件、296790卷、46470冊圖書資料。
截至2005年2月5438+6月底，市檔案館共保存中華民國檔案288件，中華人民共和國建國後檔案124865438冊，圖書資料27837件。它還接收了3萬多卷重組和破產企業的檔案。
(1)中華民國檔案館。* * *全宗17共4460卷，檔案起止年份為1918-1949。這部分檔案包括莆田縣黨部、共青團、莆田縣政府、派出所、法院、醫院、學校等。民國時期。
(2)中華人民共和國檔案館。* * * 2，765，438+0全宗，65，438+020，350卷，檔案起止年份為65，438+0949-2005。來自現有或撤銷的黨政機關、團體、市直企事業單位和部分已破產的市屬企事業單位。其主要內容包括中央、國務院和省委、省政府及各部委發布的方針政策文件，省委、省政府關於閩侯區、莆田市、莆田縣設立或撤銷機構、幹部任免、行政區域變更的決定和通知；莆田市、莆田縣黨政機關和群眾團體組織的重要會議的文件材料；機構設置、印章啟用、幹部任免獎懲、年度工作計劃、總結、幹部職工花名冊、統計表、土地征用、邊界糾紛處理、婚姻登記證、典型調查報告、工作簡報、財務決算、基建、土地房產和破產企業等。；音像檔案，如黨和國家領導人訪問普普的照片。這部分檔案反映了閩侯地區、莆田地區、莆田市、莆田縣各個時期和歷次政治運動的歷史面貌。
(三)收集材料的主要內容包括建國以來的各種規範性文件和文件匯編；馬列主義、毛澤東等新中國領導人的著作；《二十四史》、《興化府誌》、《莆田縣誌》及本市、莆田縣地方誌等各種史書；民國時期的地方報紙，建國後的《人民日報》、《福建日報》，本市主辦的《閩侯日報》、《興化日報》、《梅州日報》等。本省、本市和莆田縣的各項統計數據；莆仙戲概論；名人名畫；蔡、鄭、林、陳、吳、王、黃、楊、張家譜。(1)收藏
1991年，全市新接收檔案1236卷，其中城廂區檔案館首次接收622卷。65438至0995，市檔案館接收市輕工業局、二輕工業局、商業局等合並單位檔案7000余卷。1997年，全市各級檔案館* * *接收合並事業單位檔案8926卷(冊)，接收到期入館檔案2136卷。1998年，全市各級檔案館* * *接收檔案231個單位，接收率90%。2000年，全市檔案入館接收率為90%。2001年，市檔案館* *接收破產企業檔案和“三講”材料近1000卷，莆田縣檔案館接收文書檔案和會計檔案4407卷。2003年，市檔案館接收興華賓館、軍紙廠檔案1000余卷，機構改革單位仙遊縣檔案1972卷。2004年，市檔案局接收檔案177件70669卷，接收材料14057卷，其中接收莆田縣檔案館檔案73075卷(冊)。此外，還接收莆田縣財政局9192卷、50份實物檔案。城廂區、涵江區、鯉城區檔案館接收土地延伸檔案3993卷，涵江區檔案館接收3家被撤銷信用社檔案16000卷，工程檔案23份，鯉城區接收水產局等單位檔案21585卷，仙遊縣接收83宗31332卷。2005年，市檔案館接收市勞動局、莆田縣紀委、五塘鎮檔案64，865，438+0卷，市外貿公司企業檔案65，438+0248卷，仙遊縣房屋清理、婚姻登記檔案和撤銷單位檔案65，438+0，000多卷，荔城區莆田縣外貿公司破產檔案4，809卷
1992期間，市檔案館收藏了《南少林遺址史料》、《陳禪心詩《世界和平女神頌》等5本書。仙遊縣收集了10種地方族譜、《仙遊縣誌》35卷以及抗戰以來的壹些宣傳標語和照片。2004年，市檔案局接收莆田縣檔案館收藏的14057卷資料，收藏28張老照片參加中國檔案館舉辦的老照片展覽。城建檔案館* * *拍攝照片286張；城廂區接收數據186份。2005年，市檔案館從原南京軍區副司令員詹大南將軍處收集了124張東鎮水庫修建的老照片和大壩工程橫斷面圖。仙遊縣檔案館館藏楊、鄭、黃家譜18冊，縣統計年鑒，鳳亭文化研究等資料。
(2)整理和保管
1991年，市檔案館共匯編中央和省委文件42卷，匯編17全卷介紹，建立全卷檔案20個，匯編檔案1847卷。開本工程和莆田縣檔案局編纂檔案3527卷，編纂全卷簡介34部，全市搶救修復民國破損檔案989卷。到1993，《莆田民國檔案館檔案級目錄》編制完成。1994年，市圖書館完成了1957-1962中52個案例2653卷的解密工作。“八五”期間，市檔案館、仙遊縣檔案館、莆田縣檔案館均進入省級壹流圖書館行列。1997年，全市各級檔案館對1967年以前的檔案進行鑒定、解密和控制，* *解密318全宗47073卷，開放32712卷，開放率89.5%，編制了開放目錄工程。1998年，莆田縣、仙遊縣檔案館組織人員全面修復蟲蛀發黴館藏檔案，* * *搶救修復全宗檔案100件，搶救率88%。市圖書館解密控制全部案件21卷，仙遊縣完成全部案件120卷，莆田縣完成全部案件114卷。1999期間，莆田縣檔案館順利通過省檔案局評估，成為九五期間首家省級壹級館單位，仙遊縣檔案館九五期間二級館，涵江區檔案館三級館。2000年，市圖書館完成了對其收藏的26個案例的305卷的解密和控制。2004年6月，市檔案館以97.2分的成績通過了省檔案局評估組的驗收，十五期間晉升為省級壹級檔案館。2005年，市檔案館對從圖書館接收的檔案目錄、全引目錄和檔案進行了整理、歸類和上架，對仙遊糖廠、興華賓館、市外貿公司破產檔案進行了整理，對莆田縣財政局土地房產檔案2.4萬冊進行了記錄，並對7000冊記錄中的部分進行了粘貼和重卷。荔城區檔案局將接收入庫的莆田縣財政局檔案2502卷整理入庫。市檔案館完成了294卷14件短期檔案鑒定，完成了30年檔案8771件53件的解密和控制。2005年，城廂區、邗江區、歷城區檔案館在“十五”期間晉升為省級二級檔案館。
檔案安全的責任重於泰山。我市各級檔案館始終把檔案安全放在首位。市、縣、區檔案館在實行專庫管理的基礎上，定期檢查檔案的收集、保管狀況。堅持“八防”工作，堅持檔案24小時值班制度，有效防止火災和丟失。市級檔案館庫房外部應有紅外報警系統，內部應有防盜監控。1993年，市檔案館再次對外開放原閩侯地委機關檔案館1949至1956部分檔案。
2003年，市檔案館解密開放檔案1500余卷。2004年7月，市圖書館開放館藏原莆田地區機關1970-1974 36檔案。2005年，市檔案館完成解密53全宗7283卷，仙遊縣完成解密150卷，鯉城區完成解密2全宗300卷。
公民和組織憑合法證件(身份證、工作證、介紹信)可以利用開放的檔案和資料。全市各級各類檔案館積極開發利用檔案信息資源，為工作查找、史誌編纂、科學研究、經濟建設、房產糾紛、政策落實等提供服務。僅1991年，全市共接收利用檔案資料10849人次，查閱檔案資料71497卷。檔案利用效果顯著。例如，1999年，仙遊縣楓亭鎮利用檔案中楓亭港的原始地質圖和設計資料，修建了壹處避險場所。根據計算，僅避免地質勘探中的重復勞動，就可節約100萬元。2004年，惠安縣提出湄洲灣部分灘塗歸惠安縣所有，要求莆田市漁民不得在該海域從事海水養殖生產。為維護莆田市漁民的合法權益，莆田市海洋漁業局到市檔案館查閱了相關的5份地圖檔案，進行了復印並上報省海洋勘界辦公室，省海洋勘界辦公室據此作出了公正處理，從而維護了莆田市的合法權益。莆田市江口鎮東樓村村民劉在澳門定居。由於結婚證丟失，無法為妻子辦理赴澳門定居的相關手續。2004年，夫妻倆去市檔案館查結婚登記檔案。因為檔案材料齊全完整，順利辦理了公證手續，夫妻倆過上了團圓的日子。
2004年至2005年，全市各級檔案館共接待社會各界來訪7974人次，11418卷次。2005年5月13日，莆田市現行文件中心正式對外開放，邀請用戶查閱現行文件。仙遊縣、城廂區、涵江區、鯉城區、秀嶼區現有的文獻利用中心也已建立並對外開放。全市現有各級文獻利用中心已接收268人次，352份文獻。