消極函詢適用於手續簡單，但不能排除收函單位應回而未予回函的情況，往往不能確定是否達到詢證的目的，壹般適用於金額小、疑點少、往來正常款項的查證。
至於在何種情況下應使用積極函詢或消極函詢，壹般應視函詢業務事項的具體情況而定。