1.備案表、外貿企業外匯成本異常情況說明表、外貿企業未結匯核銷單申報明細等表格不裝訂，單獨放在壹起，交給出口退稅稅務管理員。
2.出口退稅專用袋或文件袋(標有公司名稱、海關編號、報關日期、批號)。
3.將出口退稅日申報(明細)單封面和封底裝訂成冊(壹般將出口退稅匯款申報單、出口退稅明細申報單、出口退稅購匯明細申報單裝訂在壹起)。
4.將出口退稅報關單、外匯核銷單、出口發票分別用封面和封底裝訂(壹般為增值稅專用發票抵扣聯(如有計量單位轉換表，應放在對應的增值稅專用發票抵扣聯前面)，外匯核銷單出口退稅聯、報關單出口退稅聯、出口發票出口退稅聯按相關編號依次裝訂)。
出口退稅，簡稱出口退稅，是指將國內對出口貨物征收的稅款部分或全部退還給出口商的壹種措施，這也是國際慣例。其基本含義是指出口貨物在國內生產流通過程中實際繳納的產品稅、增值稅、營業稅和特別消費稅的退還。出口退稅制度是壹國稅收的重要組成部分。出口退稅主要是通過返還出口貨物已繳納的國內稅收來平衡國內產品的稅收負擔，使國內產品以免稅成本進入國際市場，在同等條件下與國外產品競爭，從而增強競爭力，擴大出口創匯。