銷號即是完成的意思，意即文書送達成功。
文書是壹個漢語詞匯，讀音是wén shū，現在大多指公文、書信、契約等，或從事公文工作的崗位，文書的外文名是document。
程式
中國封建社會形成的文書程式，在稱謂、用語等各方面都貫穿著等級制精神。據史書記載，秦、漢時期對文書程式已有規定。
現存較完全的官方規定，有南宋寧宗嘉泰三年（1203）頒行的《慶元條法事類》所載的宋代文書程式和《明會典》所載的明代文書程式，但它們都是為壹般官員規定，而不列詔令文書程式。
明、清兩代的文書程式基本相同，文字結構大體分為7個部分：①文件責任者的官銜、姓名；②事由；③正文；④結束語；⑤受文者官府名稱 ；⑥行文年月日；⑦文種名稱和文件責任者簽押。
明、清文書程式中上級官員對下級行文，為了表示權威，還實行標朱制度，即用紅筆填寫行文日期，在文中的關鍵字樣上用紅筆圈點勾勒，用以提示下級註意。