(1)發函程序是將這批退稅小冊子中有關企業開具給買方的增值稅專用發票在內部系統中傳遞給對方稅局，對方稅局在收到函件後1個月內處理，包括核對廠家出貨情況、出庫單、原材料單據、內銷合同、付款情況等。
如果1個月內沒有回復，可以要求稅務局發函核實不回復的原因。如果調查未果，對方稅務局最多可以延期3個月回復。
(2)需要做的是通知對方廠家準備好這批出口退稅小冊子中寄送的增值稅專用發票的相關審核資料。收到信後，國稅局現在會要求制造商進行自查，然後進行壹些審查。審核後回復。
(3)註意企業壹旦發了信，壹年內不會再發，第二年再發。