1、記錄需要紅沖的發票號碼以及代碼；
2、納稅人進入防偽開票並進入普通發票填開界面；
3、點擊上方的負數按鈕，在彈出的輸入框中輸入需要紅沖的發票代碼和號碼，需要輸入兩次；
4、確認後系統會調出對應的正數發票，只要數量和單位變為負數確認無誤，系統就會生成紅字單據，然後打印出紅字發票即可。
電子發票的優勢如下：
1、與傳統紙質發票相比，首先，納稅人申領、開具、流轉、查驗電子發票等都可以通過稅務機關統壹的電子發票管理系統在互聯網上進行，發票開具更快捷、查詢更方便；
2、電子發票能壹直以電子形式保存，需要時再打印.因此購買方只要電子數據保存完整，即便當時不打印，以後也可以隨時打印成紙質憑證；
3、在開票方經營管理方面，從傳統的物理介質發展為數據電子形式，利於企業節約經營成本，特別是電商、電信、快遞等開票量大的行業。
法律依據：《國家稅務總局關於推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》表示增值稅電子普通發票的開票方和受票方需要紙質發票的；可以自行打印增值稅電子普通發票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用規定等與稅務機關監制的增值稅普通發票相同。