1.打開紅字信息表，賣方登錄開票軟件，然後點擊發票管理-紅字信息表-增值稅專用發票紅字信息表進行填寫。
2.根據實際情況選擇原因後，選擇“賣方申請”，選擇發票類型，填寫對應的藍色發票代碼、編號和發票填開日期，點擊下壹步。
3.如果數據庫中有對應的藍色發票，進入信息表填報界面(如果沒有發票，可以先修。如果數據庫中沒有對應的藍色發票信息，賣家信息會自動帶出且不可修改，其他信息也可以手工填寫)。確認後，點擊上傳。
4.下載已審核的紅字信息表，點擊發票管理-紅字發票管理-增值稅發票紅字信息表進行審核下載，選擇日期和傳遞路徑(建議桌面)，點擊下載(註意:下載後不要打開xml信息表文件，直接使用即可)。
5.開具紅字發票，點擊發票管理-填寫負數發票-負數增值稅專用發票，選擇紅字信息表文件路徑(導入xml信息表文件)，點擊確定，自動跳轉到開票界面帶出信息表內容(出現發票備註欄:對應紅字信息表號* * * * * * *)。單擊發布和打印。如果是電子發票，點擊開具完成增值稅專用(電子)發票紅字。