體裁是公文的名稱，直接反映公文的性質、內容和用途，是公文的核心要素。每種語言都有自己特定的格式和規範，適用於不同的場合和事務。
例如，命令、決定、通知、通告、請示、報告、答復、動議、信函、會議紀要等。都是通用語言，都有自己獨特的功能和用途。
在實際工作中，選擇和使用正確的語言是非常重要的。不同的語言有不同的寫作方向、保密性、緊迫性和使用範圍。例如，命令和決定通常用於向下級機關和單位發布指示或決定重要事項。公告和通告主要用於向公眾公布重要信息和事項。
通知和通報主要用於向上級匯報工作、反映情況或聯系事務。請示和報告主要用於向上級請示或匯報工作進展情況。回復主要用於回復下級機關的請求。
官方文件的作用:
1，傳遞信息:公文是傳遞信息的重要工具。通過公文可以將政府、企事業單位的政策、決定、工作計劃等信息傳遞到相關部門和人員，保證信息的準確傳遞和流通。
2.協調:公文可以協調各部門、各單位的工作。通過公文，可以明確各部門、各單位的責任和任務，避免重疊和沖突，提高工作效率。
3.規範行為:公文是規範行為的重要手段。公文通常具有壹定的法律效力，可以規範政府、企事業單位的行為，保證工作的合法性和規範性。
4.記載歷史:公文是記載歷史的重要文件。公文記錄了政府、企事業單位的工作過程和決策，可以為後人提供參考。