這八項工作的劃分是相對穩定而不是絕對的，有的分為六個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩個部分。因為現代檔案管理已經成為壹個復雜的系統，所以也有按照多個層次來劃分的方法。第壹層次分為檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，每個子系統又分為若幹個子系統。
檔案實體管理分為收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息化的發展分為兩個部分:信息加工和信息輸出。信息處理包括編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料，而信息輸出包括提供閱讀、復制、咨詢、通信、借閱、出版、展覽和其他服務活動。
擴展數據文件管理的元素
1，檔案和工齡:
很多大學畢業生找到工作後，沒有及時辦理參加工作的手續，工作幾年後仍然是學生身份，影響了畢業，也影響了工齡和養老金的計算。
2.檔案和優勢:
畢業生辦理養老保險、繼續學業(如出國、考研)、考公務員等都要使用檔案，關系到個人利益。
3.因公出國檔案及政審:
因公出國政審也必須以人事檔案為依據。如果檔案不全，政審機構會拒絕審查。
4.重新提交文件和原始材料:
雖然現在有些單位可以補辦新檔案，但是以前的經歷、工資、職稱等原有的史料將不復存在，勢必會造成壹定的損失。
參考資料:
百度百科-檔案管理