由簽發機關、理由和語類(回復)組成，壹般不能省略。
(2)文本
它包括四個部分:收件人、開場白、回復和結尾。收件單位要用大寫字母書寫；開頭的文字多為“妳方×××來信已收到，經研究，特此回復如下”，並應寫明發信日期。名稱和編號；其次是對信件內容的具體回答；結尾用“本回復”“本回復”等詞。
(3)題字
發證機關、日期和公章。
答辯的寫作要求針對性強，措詞簡潔。壹般要做到壹件事壹封信。
範文1
湖南省長沙市人民政府:
長沙湯頭地下熱水站負責人王澤清同誌來信反映地熱管理存在的問題。我部現答復如下。
地熱資源屬於礦產資源，屬於能源礦產。地熱能是地殼中巖石(固相)和流體(液相和氣相)中可供人類經濟合理開發的熱量。地熱水中的水只是傳遞地熱能的介質和載體，只能帶出0.20%的地熱能。所以，地熱水應該屬於礦產資源。20xx年8月，在國務院法制局和地質礦產部聯合召開的專家論證會上，這壹結論得到了專家和大多數部門代表的肯定。
長沙湯頭地下熱水的高價值在於其溫度和有益元素，這是區別於普通地下水的關鍵。地下熱水作為壹種寶貴的礦產資源，應根據《礦產資源法》合理開發、利用和保護，使其經濟效益最大化。
綜上所述，地下熱水的開采必須納入《礦產資源法》的法制化軌道。希望長沙市人民政府盡快解決場頭地下熱水管理站的問題。
範文2
XX司/局/委:
妳公司/局/委員會XXXXXX函(XX函，編號XX)收悉。經研究，我司/局/委對XXXXXXXXXX無修改意見。
這個回復。
XXXX