(1)辦公文檔管理有助於推進政務公開。辦公文檔的管理使得辦公文檔廣泛應用於現實的行政活動和人們的公共生活中。文件是政府機關在開展公共行政活動中形成的具有法律約束力的規範性文本，是依法行政、開展公務活動的依據。據此，公眾可以監督政府的行政行為和決策，為實現公眾的行政目標做出最大的貢獻。
(2)政務公開要求公文管理的高效率。這壹要求體現在兩點上:
①便捷的通道。這就要求辦公文件的管理要根據使用的需要，把壹些必要的辦公文件放在相關人員可以隨時翻閱的地方，讓政府組織成員在最短的時間內找到所需的公文，防止政府組織內部公共行政信息的壟斷。
②獲取成本低。這意味著公眾可以用更簡單、更便宜的方式閱讀他們需要的官方文件。為此，機關中的文件不應成為機關中某個人的專屬財產，任何個人都不能壟斷公文的使用權，文件也不應完全成為政府組織的資源，永遠遠離公眾。這對辦公文檔管理技術提出了要求。