特殊情況下，可以給保安部經理、總經理打電話說明相關情況，事後再辦理審批手續。保安部經理和主管有權審批監控錄像資料，其他人員無權向外部部門提供任何監控資料。
如內容有重大意義或涉及廣場形象的突發事件，須報總經理批準後方可觀看。在調取監控視頻資料的過程中，大堂值班經理和門店值班經理可以參與監控資料查詢過程，其他人員無權查看監控資料。當當事人在節假日或突發事件期間需要進入中控室查看視頻資料時，值班安保人員可根據上級領導的要求做好登記並上報調查結果。之後還需要辦理調閱視頻資料的審批手續。公安機關因辦案需要調取監控視頻資料的，中控室人員應當積極配合，不得無故阻撓。事後，要及時向上級領導反饋。檢查結果，安保部存檔備查，並做好相關保密工作。對涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的證據應當保密。無論是誰偽造、隱匿、毀滅證據，無論證據屬於誰，都要受到法律的追究。
法律依據:《中華人民共和國刑事訴訟法》第五十二條。
人民法院、人民檢察院和公安機關有權向有關單位和個人收集、調取證據。有關單位和個人應當如實提供證據。
行政機關在行政執法和案件調查過程中收集的物證、書證、視聽資料、電子數據等證據材料，可以作為刑事訴訟的證據。